Artigo traduzido e adaptado de “How to Manage a Distracted Team“
Quando as pessoas estão coladas às notícias, ser gestor pode parecer especialmente desafiante. Este novembro, a semana das eleições nos EUA será, sem dúvida, um desses períodos complicados.
Em 2020, as eleições demoraram dias a ser decididas. A Liz lembra-se de vários membros da sua equipa dizerem que estavam a ter dificuldades em dormir, quanto mais em se concentrarem no trabalho. A Mollie trabalhava numa empresa de consultoria em comunicação que empregava muitos colaboradores politicamente envolvidos. Ela colaborou com a equipa de liderança para formar os gestores sobre como apoiar os funcionários durante essa semana, independentemente do resultado das eleições. Mas até a Mollie e a equipa de liderança tiveram dificuldade em manter o foco no trabalho naquela semana.
Em ambientes emocionalmente carregados, onde a ansiedade é elevada, os melhores gestores adotam um estilo de liderança mais flexível e atencioso. Aqui estão cinco estratégias que os líderes emocionalmente fluentes podem utilizar para ajudar as suas equipas a lidar com os altos e baixos emocionais da semana das eleições ou de qualquer outro momento em que os colaboradores estejam distraídos pelo ciclo de notícias.
Evite corrigir com ansiedade
Quando as notícias são stressantes, o papel de um gestor é garantir que o trabalho não se torne numa fonte adicional e desnecessária de stress. Com demasiada frequência, em vez de respirar fundo, um gestor ansioso entra em ação de forma frenética, inundando os seus subordinados com mensagens e começando, de repente, a micro gerir todas as tarefas em curso.
Quando o futuro parece incerto, temos maior tendência para assumir ou criar tarefas e responsabilidades em excesso. Estas são tentativas pouco saudáveis de sentir que temos mais controlo sobre a situação, o que acaba apenas por gerar mais exaustão e stress. Os psicólogos chamam a isto “correção ansiosa”, e torna a vida dos colaboradores miserável exatamente quando eles mais precisam de estabilidade. Bombardear a equipa com emails ou outras notificações também aumenta a probabilidade de haver problemas de comunicação: 64% dos colaboradores dizem desperdiçar tempo a tentar interpretar mensagens escritas de colegas pelo menos algumas vezes por mês, se não com maior frequência (até diariamente).
Liderar com sucesso em tempos de incerteza começa por contrariar o impulso natural de fugir ao desconforto. Em vez de usar a ocupação como barreira para a sua ansiedade, pare, reconheça-a e conviva com ela.
Faça atualizações, mesmo sem novidades
Quando a ansiedade está em níveis elevados, os rumores começam a espalhar-se. Para evitar espirais de ansiedade desnecessárias, seja o mais transparente possível, mesmo que isso signifique apenas informar a sua equipa de que não há novidades para partilhar. É provável que os projetos avancem mais lentamente durante a semana das eleições e que demore mais do que o habitual a obter respostas às suas perguntas. Comunique isso à sua equipa.
Por exemplo, imagine que está a liderar uma equipa de projeto interno com colegas de diferentes áreas funcionais. Está responsável por realizar um inquérito interno para obter feedback e prometeu à equipa que partilharia os dados do inquérito para ajudar a decidir a direção a seguir. Agora é semana de eleições, e todos os que deveriam preencher o inquérito estão distraídos. Em vez de ficar em silêncio, informe a sua equipa sobre o motivo do atraso no inquérito e quando espera que esteja concluído.
A menos que sinta que está a comunicar em excesso ou a repetir-se, é provável que não esteja a comunicar o suficiente. Claro que não deve bombardear a sua equipa com mensagens ou perguntas desnecessárias. Mas, antes de reuniões de equipa e conversas individuais, pergunte a si mesmo: “O que é que ainda não disse? Há algo que as pessoas estejam à espera, e qual é o estado atual de obter uma resposta?” Depois, avalie que partes da sua resposta podem ser úteis para a equipa.
Ajude as pessoas a sentirem estabilidade, fornecendo um caminho claro a seguir.
Orientações claras sobre prioridades reduzem a confusão e ajudam a equipa a continuar a progredir. Se todos souberem as duas ou três tarefas que precisam de concluir nessa semana, é mais provável que trabalhem no que realmente importa. Quando não há um caminho claro a seguir, as pessoas sentem-se desorientadas e tendem a dar prioridade às tarefas não urgentes e pouco importantes, como responder a mensagens, organizar a caixa de entrada ou simplesmente atualizar as notícias. O seu objetivo é evitar que a pouca energia e concentração disponíveis sejam desperdiçadas, facilitando os membros da equipa a concentrarem-se nas tarefas mais importantes.
Um caminho claro também ajuda as pessoas a perceber como os seus esforços contribuem para objetivos de nível superior, o que pode reforçar a sua segurança no papel que desempenham. Por exemplo, pode dizer à equipa: “Sei que as notícias estão a ser uma distração neste momento. A principal prioridade da nossa equipa é ajudar o departamento de vendas a fechar 10 novos negócios neste trimestre. Nos próximos dias, a melhor forma de avançarmos nesse objetivo é garantir que a mesa-redonda de novembro para executivos tem uma boa participação e decorra sem problemas.” Fazer progressos é uma forma importante de reduzir a ansiedade e evitar que as pessoas se sintam à deriva no meio do caos.
Veja as notícias todas as manhãs para preparar as emoções no seio da sua equipa.
Alterações significativas nas contagens de votos, mudanças de políticas, guerras globais e condições económicas podem ter impactos profundos não apenas na sua indústria, mas também na saúde mental dos membros da sua equipa. Ao manter-se atualizado sobre o que está a acontecer no mundo, pode antecipar quando é que a sua equipa poderá chegar ao trabalho distraída. Esteja preparado para abordar preocupações ou perguntas que possam surgir. Pode também considerar ajustar a carga de trabalho, oferecer apoio em conversas individuais e partilhar as suas próprias emoções numa reunião de equipa.
Por exemplo, utilize a reunião semanal da equipa para partilhar que está ansioso com as próximas eleições:
Tenho acompanhado de perto as sondagens das eleições e, tal como muitos de vocês, também me sinto distraído esta semana.
Se alguém quiser conversar sobre como se está a sentir, reservei algum tempo nas nossas reuniões individuais esta semana. Sei que hoje será mais difícil do que o habitual concentrar-me, por isso o meu plano é afastar o telemóvel e dedicar a manhã ao relatório financeiro, que é a minha principal prioridade.
Pode ser útil colaborar com o departamento de Recursos Humanos durante este período, para saber quais os recursos disponíveis a nível da organização que pode indicar às pessoas, como apoio à saúde mental ou grupos de apoio para colaboradores, que oferecem espaços seguros para partilhar experiências e conselhos.
Planeie uma diminuição na produtividade.
Siga os passos mencionados acima, mas reconheça que, quando a sua equipa está distraída e stressada, não conseguirá ter o seu melhor desempenho. Aceite que estarão menos concentrados do que o habitual e ajuste as suas expectativas em conformidade. Se o seu próprio gestor não tiver planeado antecipadamente para a semana das eleições, pode ser útil abordar o assunto perguntando: “Tendo em conta a distração que inevitavelmente afetará o trabalho durante a semana das eleições, vamos ajustar algum dos planos?” É melhor aceitar a interrupção e planear em função dela.
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Ao implementar estas cinco estratégias, certifique-se que oferece à sua equipa e a si próprio graciosidade. Deste modo evita acrescentar pressão numa altura de emoções fortes.
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