Artigo traduzido e adaptado de “How to Prepare for a Meeting Where Emotions Will Run High“
Os líderes encontram-se frequentemente no centro de opiniões divergentes, personalidades fortes e da responsabilidade de gerir situações carregadas emocionalmente com vista a um desfecho produtivo.
Veja-se o caso do meu cliente Jason, um executivo de marketing que me contactou em estado de aflição. Um conflito latente entre dois líderes chave da sua equipa tinha escalado ao ponto de já não se falarem. As respetivas equipas seguiram-lhes o exemplo, criando silos, ineficiência e tensão generalizada. Jason sabia que tinha de intervir, mas sentia-se ansioso e inseguro quanto à sua capacidade de gerir pontos de vista tão opostos e potenciais explosões emocionais.
Gerir situações delicadas e emocionalmente intensas faz parte do papel de liderança. Para além de questões interpessoais, por vezes é necessário comunicar más notícias a uma equipa já sobrecarregada, lidar com a frustração de um cliente, dar feedback difícil de ouvir sobre o desempenho, ou admitir um erro ou atraso com impacto no negócio. Estes momentos podem ser tensos e até líderes experientes podem sentir-se stressados e inseguros, receosos de uma escalada ou de repercussões imprevistas.
Quando confrontadas com uma situação emocionalmente desafiante, muitas pessoas tendem a adotar uma de duas respostas contraproducentes. Algumas evitam pensar no assunto, distraindo-se com tarefas de baixa prioridade como responder a e-mails. Outras fazem o oposto—ruminam e preocupam-se sem tomar medidas concretas para gerir a ansiedade ou preparar-se. Ambas as abordagens tendem a sair pela culatra, agravando o estado emocional e diminuindo a capacidade de lidar eficazmente com o momento.
Felizmente, existem formas comprovadas de se preparar para reuniões em que é provável que as emoções venham ao de cima. Tal como se diz no desporto, a melhor defesa é um bom ataque. Eis algumas estratégias com base científica que o ajudarão a enfrentar estes momentos com maior confiança e sucesso.
Crie um plano mental
A técnica de visualização é uma ferramenta comprovada de melhoria de desempenho, muito usada no desporto, mas também eficaz no contexto profissional. Consiste em ensaiar mentalmente um evento para reforçar a confiança e o desempenho.
Comece por visualizar o resultado pretendido: o que representa o sucesso nesta situação? Como quer sentir-se ao sair da sala? Como quer que os outros se sintam? No caso de Jason, o sucesso não significava resolver o conflito de imediato, mas sim ter uma conversa produtiva onde todos se sentissem ouvidos e houvesse um caminho claro a seguir.
Agora transforme a reunião ou interação numa espécie de filme mental. Imagine os pormenores—o espaço, os lugares, a linguagem corporal—e percorra mentalmente cada momento. Ensaiar momentos-chave, como a forma como vai iniciar a conversa, gerir momentos de tensão e conduzir a reunião para uma resolução.
Identifique possíveis desafios e gatilhos emocionais, e como irá responder. Pergunte a si próprio: o que poderá correr mal nesta reunião? Por exemplo, o maior receio de Jason era que as emoções escalassem, pelo que imaginou a si próprio a dizer calmamente: “Vamos fazer uma pausa. Estamos aqui para resolver isto, não para o agravar”, caso os ânimos se exaltassem. Também temia um impasse, e por isso ensaiou afirmar: “Já que ainda não estamos alinhados, vamos focar-nos nos pontos em que estamos de acordo e avançar a partir daí.” Pense também no que os outros poderão dizer ou fazer que o possa desestabilizar e como manter a calma. Por exemplo, imagine-se a inspirar profundamente três vezes ou a contar até 10 antes de responder.
Não se limite a visualizar o sucesso—sinta-o. Experimente, por exemplo, sentir no corpo a confiança, serenidade e controlo que quer transmitir. Após o ensaio mental, anote os principais pontos e ideias-chave. Ao visualizar o sucesso com antecedência, melhora o seu estado mental e a capacidade de conduzir a conversa para um desfecho construtivo.
Concentre-se nos aspetos positivos
Antes de uma reunião difícil, reserve um momento para se focar na gratidão. Pode parecer contraintuitivo, mas este gesto fortalece a resiliência emocional e o sentido de ligação aos outros.
Por exemplo, se precisa de dar um feedback difícil a um membro da equipa, pense no que aprecia genuinamente nessa pessoa. Uma das minhas clientes, a Jane, temia uma reunião com o Sorab, um colaborador cujo desempenho vinha a decair. As tentativas anteriores de feedback construtivo tinham sido recebidas com defensiva, e Jane temia tanto a reação de Sorab como a sua própria capacidade de manter a conversa nos trilhos. Antes da reunião, Jane lembrou-se propositadamente da criatividade de Sorab, da sua perspetiva inovadora e da energia positiva que trazia às reuniões. Esta mudança de mentalidade ajudou-a a adotar um tom mais construtivo e resultou numa conversa mais produtiva.
Reformular os desafios de forma positiva também reduz o stress e o cansaço, favorecendo uma mentalidade mais fresca. Reflita sobre os possíveis resultados positivos da reunião—poderá promover crescimento, reforçar relações ou trazer clareza para o futuro? Se sentir vontade de evitar ou desconectar-se da reunião, reoriente o foco para o que faz de si um bom líder. Estudos demonstram que esta “auto-reflexão positiva sobre a liderança” aumenta a energia e o envolvimento, melhorando a perceção que os outros têm da sua liderança e, por conseguinte, a sua influência.
Modifique a situação
Lidar com situações emocionalmente carregadas é inevitável na liderança, mas tem mais controlo sobre o impacto do que imagina. Uma ferramenta eficaz é a modificação da situação: uma estratégia proativa de regulação emocional que ajuda a reduzir a intensidade emocional de um evento. Ao ajustar deliberadamente o contexto ou a abordagem, pode atenuar a ansiedade e criar condições mais propícias a uma conversa produtiva.
Uma forma de o fazer é considerar os “Cinco Qs” da situação: quem, o quê, onde, quando e porquê. Por exemplo: quem precisa de estar presente? Deve levar recursos adicionais para apoiar a conversa? O que precisa de ser dito e o que pode ser omitido? Onde deve decorrer a reunião e qual o horário ideal? E, finalmente, por que razão esta conversa é importante?
Por exemplo, o meu cliente Jack precisava de informar a sua exausta equipa de liderança sobre mais uma ronda de despedimentos. Naturalmente, esta tarefa pesava-lhe muito, por isso trabalhámos os Cinco Qs. O exercício levou Jack a convidar o parceiro de RH para a reunião, para dar apoio e responder a questões. Refinou também a sua mensagem, eliminando certos detalhes e reconhecendo de forma mais abrangente as preocupações da equipa. Por fim, escolheu uma sala de reuniões mais resguardada e marcou o encontro para sexta-feira ao meio-dia, permitindo à equipa espaço para reagir ou sair mais cedo. Estes ajustes intencionais reduziram a ansiedade e criaram um ambiente mais favorável à transmissão da difícil mensagem.
Crie zonas de transição
As agendas dos líderes estão frequentemente cheias de reuniões consecutivas, mas é essencial reservar tempo para se preparar mentalmente antes de uma interação desafiante. Reserve 10 minutos antes da reunião para se focar e centrar. Pode rever os pontos-chave, lembrar-se de como quer posicionar-se e enraizar-se no momento. Depois da reunião, planeie mais 10 minutos para refletir e reequilibrar-se. Por exemplo, pode dar uma pequena caminhada para libertar a tensão acumulada e evitar que a leve consigo para a reunião seguinte. Se for necessário adiar outra reunião ou ajustar a sua chegada ou saída, valerá a pena.
Estas zonas de transição ajudam-no a manter-se presente e calmo ao longo do dia, mas exigem planeamento prévio. Habitue-se a olhar com antecedência para a agenda e identificar reuniões importantes, conversas difíceis ou interações potencialmente conflituosas para poder agendar tempo de preparação e recuperação.
Nem todos os momentos emocionalmente intensos vêm com aviso prévio—alguns apanham-no de surpresa. Mas, quando consegue antecipá-los, uma preparação eficaz faz toda a diferença. Ao visualizar o sucesso, focar-se nos aspetos positivos, modificar deliberadamente a situação e criar zonas de transição, enfrentará reuniões difíceis com mais confiança e sucesso. A liderança envolve inevitavelmente interações intensas, mas com as estratégias certas, pode transformá-las em momentos determinantes que impulsionam o progresso real.
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