Na enxurrada de estatísticas que se fazem em torno da produtividade pessoal, há uma que eu considero particularmente alarmante: em média as pessoas são distraídas ou interrompidas a cada 40 segundos quando estão a trabalhar em frente ao computador. Por outras palavras, não nos conseguimos concentrar numa tarefa sem antes estarmos a fazer outra. Claro que algumas vezes é fácil dar continuidade ao trabalho. De acordo com estudos realizados, quando a nossa atenção dispersa, precisamos de mais de 20 minutos para nos focarmos no que estamos a fazer.
E porquê? Os humanos estão conectados à distração. O sistema de atenção do nosso cérebro está preparado para responder a qualquer coisa que seja agradável, ameaçadora ou inovadora. Nós somos detentores de um viés de novidade que inunda o nosso cérebro de um químico apetecível, a dopamina, sempre que nos centramos em algo novo.
Se pensarmos na evolução humana, isto faz sentido. Em vez de se concentrarem apenas em, por exemplo, iniciar uma fogueira, os nossos antepassados também se deixavam distrair por novidades – um tigre dente de sabre, por exemplo – e lutavam para sobreviver mais um dia.
A nossa situação pode ser ligeiramente diferente, eu pessoalmente não encontro muitos tigres de dente de sabre na minha vida diária. As distrações que são novidade, agradáveis ou ameaçadoras, já não permitem a minha sobrevivência – pelo contrário, elas rebocam a nossa atenção daquilo que é produtivo e significativo. O Facebook será sempre mais atraente do que uma folha de cálculo Excel; ver o email será sempre uma melhor fonte de dopamina do que o relatório que temos de escrever.
Então, como poderemos manter o controlo? Depois de ler centenas de estudos, entrevistar dezenas de peritos, realizar uma série de autoexperiências (incluindo retiros de meditação e trabalhar arduamente durante meses a fio em tédio autoinduzido), aprendi que há um sem número de estratégias que nos podem ajudar a mitigar a distração. Aqui ficam os meus quatro preferidos.
Criar um ritual de distração. Com a quantidade de distrações com que nos deparamos, temos de as controlar antecipadamente. Um modo livre de distração – o meio ideal para nos dedicarmos e focarmos no que é importante, tarefas complexas – pode ajudar. Para o meu modo livre de distrações, eu coloquei um bloqueador de distrações no meu computador (utilizo uma app, a Freedom), coloco os meus headphones, deixo o meu telemóvel e o meu tablet numa outra sala, pego numa chávena de café, e limito aquilo que pretendo alcançar. Depois de estar concentrado 45 minutos, eu permito-me 10 minutos de total distração.
Eu normalmente trabalho a partir de casa; aqueles que trabalham num open space provavelmente precisam mesmo de sair do local onde estão para o momento de distração livre. Afinal de contas, os momentos de distração acontecem 64% mais frequentemente num open space, e somos interrompidos com mais frequência em tais espaços.
Estabelecer três objetivos diários. Quando trabalhamos com uma forte disposição, nós focamo-nos naquilo que é verdadeiramente importante. Para alcançar isto, eu tenho um ritual preferido, que se chama a Regra dos Três. A primeira coisa que faço de manhã, pergunto-me a mim mesmo: Quais são as três coisas que pretendo fazer até ao final do dia de hoje? Coloque as outras coisas menos importantes numa to-do list à parte. O que torna esta regra tão poderosa, é em parte, o facto de estas três coisas concentrarem a nossa atenção, e priorizar estas situações permite que estas tarefas assumam mais importância que outras tarefas menores.
Por exemplo, hoje defini três objetivos: terminar o rascunho deste artigo, divertir-me com duas entrevistas que já estão marcadas, e terminar uma apresentação a ser feita na próxima semana. Claro, que ao longo do dia vou lidar com mais situações, mas estas três são as mais importantes e nas quais me vou focar.
Trabalhar nas coisas difíceis e fazer mais disso. De uma maneira geral o nosso trabalho ocupa o tempo que temos para o completar, e todo o tempo que sobra é ocupado com distrações. Em produção, este fenómeno é denominado da lei de Parkinson. Algumas distrações são de natureza interna e externa, mas algumas vezes também acontecem porque não nos sentimos desafiados pelo nosso trabalho. Avalie o grau de ocupação do seu trabalho. Se for elevado, então é porque tem a capacidade de lidar com mais projetos desafiantes, e provavelmente mais trabalho.
Eu reparei nesta situação quando comecei a ter mais trabalho depois de submeter o manuscrito do meu livro; eu dedicava-me aos media, emails, apps sem sentido mais do que o normal. Foi aí que percebi que o meu trabalho cabia no tempo que tinha dedicado para ele. Nesta altura, aceitei mais projetos e trabalhos mais desafiadores. A distração era um sinal de que havia espaço para ela.
Estabelecer um prazo fictício para um projeto. Depende de nós introduzir novidades ou ameaças num projeto de longa duração, que não é urgente. Temos uma tarde inteira para redigir um relatório? E que tal se apenas tivermos 50 minutos? Tornar uma tarefa num jogo, força-nos a dedicar mais atenção e energia aos projetos pois não pode ocupar horas do nosso tempo.
Eu pessoalmente faço isto para a maioria dos artigos que escrevo. Em vez de me dedicar uma tarde inteira a escrever este artigo, apenas me permiti 60 minutos. O facto de me ter permitido um curto espaço de tempo, acabei por ter de me concentrar nisto – em vez de me dedicar a algo mais aprazível, ameaçador ou que me distraísse.
Não podemos impedir que a nossa mente almeje por distração. Mas aquilo que podemos fazer é adotar, antecipadamente, estratégias que bloqueiam a distração, trabalhar com mais intenção e reconquistar a nossa atenção de uma vez por todas.
Texto adaptado do artigo da autoria de Chris Bailey publicado a 30 de agosto de 2018, no website da Harvard Business Review (https://hbr.org/2018/08/4-strategies-for-overcoming-distraction).
