Existem muitos conselhos sobre como criar reuniões mais eficientes e produtivas. E, embora seja verdade que as conversas focadas e deliberadas são fundamentais para o desempenho organizacional, as reuniões não se devem tratar apenas de entrega de resultados. Há um outro fator ao qual os líderes deveriam prestar mais atenção: captar atenção, criando uma experiência de qualidade para cada participante.
E o que é uma experiência dequalidade numa reunião? É quando os participantes se sentem mais conectados,valorizados e com um sentimento de dever cumprido. Claro que se deve manter o foconos parâmetros a discutir, mas reuniões bem pensadas e reuniões produtivas nãoprecisam, necessariamente, de estar em polos contrários.
Foi realizado um estudo com gestorese líderes de projetos. Começou-se por pedir às pessoas que refletissem sobre a suamelhor experiência de equipa, para depois responderem a duas perguntas: Qual aaparência de um grupo poderoso? O que significa ser poderoso, num grupo?
A segunda pergunta, suscitourespostas como:
– “Nunca deixei por dizer coisasimportantes. Quando falava, os outros ouviam, por isso soube que o que disse teveimpacto.”
– “Senti como se fosse,realmente, um membro do grupo. Todos pareciam, genuinamente, interessados uns nosoutros.”
– “Eu sabia que tinha adicionadovalor, tanto nas reuniões, como fora delas.”
Desta forma, o que fazem oslíderes para criar experiências de qualidade?
Esforçar-se para estar presente. É preciso tempo para preparar epara estar disponível e atento antes e durante a reunião. Se há algum atrasopor causa de outra reunião, ou se a reunião ainda não está preparadadevidamente, é certo que a atenção e o foco não vão estar a 100%.
A preparação permite orelaxamento e a atenção nos outros – perceber como as pessoas se comportamdurante a reunião.
Demonstrar empatia. As pessoas associam atenção a interesse – ambosos fatores são importantes. Observar, ouvir, fazer perguntas pensadas eevitar distrações e multitarefas. Empatia é uma habilidade que pode ser aprendidae praticada colocando, simplesmente, o telemóvel e o computador de lado duas outrês horas por semana, e ouvindo, realmente, alguém. As reuniões podem ser olugar certo para aprimorar essa habilidade.
Gerir a conversa. Pedir ao grupo permissão para gerir,deliberadamente, a conversa. É importante estabelecer algumas diretrizes sobredistração:
– Evitar usar tecnologia, a menosque seja pertinente para os tópicos;
– Evitar qualquer comportamentode distração – verbal ou não verbal;
– Ouvir e respeitar as pessoasquando falam;
– Convidar os outros para falarsobre a sua visão.
Alocar tempo suficiente a cada tópico para permitir uma amplaparticipação. Isso significa ter menos itens na agenda e mais tempo alocadoa cada tópico. Como objetivo, colocar menos 20% de itens na agenda e permitirmais 20% de tempo para cada item.
Desacelerar a conversa para incluir todos. A ideia de ‘turnossociais’ é interessante. Desta forma, sabe-se quem falou e se a conversa está aser controlada ou dominada por uma ou mais pessoas. Não é preciso configuraristo como uma regra, mas pode sempre moldar-se esta ‘regra’ como um estilo deconversação inclusivo, para que as pessoas se tornem mais propensas a notarquem ainda não falou.
Para implementar esta prática, épreciso abordar as pessoas de forma gentil e estratégica. Por gentil, entenda-sefazer quase como um convite – não controlar a participação. De formaestratégica, significa pensar, durante a preparação, sobre quem precisa defazer parte da discussão para cada tópico, perguntando:
– Quem iria ser perfeito paracomeçar a conversa?
– Quem é o mais afetado pelosresultados e, portanto, precisa de partilhar a sua visão?
– Quem é mais provável de ter umavisão diferente?
– Quem são as pessoas que podem aperceber-sede algum erro ou esquecimento?
Fazer perguntas às pessoas em alturas específicas. Começar cadareunião com uma pergunta: “Alguém tem alguma coisa a dizer ou perguntar antesde começar?” Deve fazer-se esta pergunta deliberadamente e com um tom quesinalize o quão importante é a conversa. E depois, esperar. As pausastransmitem que se está presente de corpo e alma. Não estragar as pausas fazendoobservações sobre a falta de resposta ou a lentidão da resposta. As pessoas precisam,muitas vezes, de alguns momentos para refletir, encontrar algo para dizer, epensar sobre a melhor forma de o expressar.
Conversas de alta qualidade comgrande participação permitem que as pessoas se conheçam, juntando a amizade e acolaboração. É o ato de estar com outras pessoas de uma forma atenta e atenciosaque ajuda o sentimento de espírito de grupo. Criar uma experiência de qualidadenas reuniões leva tempo, mas vale a pena.
Texto adaptado do artigo daautoria de Paul Axtell, publicado a 05 de abril de 2017, em https://goo.gl/FubvjC.
