É necessário uma certa sensibilidade para que a comunicação entre o chefe e a sua equipa seja eficaz.
À medida que vai realizandoatividades do quotidiano com o seu superior, tente identificar as mensagens subliminaresatravés do seu comportamento e do seu discurso. As palavras e os atos contam, claro,mas aquilo que está por trás, normalmente, conta mais. Ter ouvido apurado e olhosde águia pode fazer toda a diferença na compreensão do estilo de comunicação doseu chefe.
Considere a frase: “A minhaporta está sempre aberta”. Esta afirmação pode ter uma variedade infinitade significados. Aqui estão alguns exemplos:
“A minha porta está sempre aberta” pode ter um significadoliteral. Quando os chefes dizem esta frase, podem estar a querer promover ahonestidade e a camaradagem, tudo para que as pessoas se sintam livres de seaproximar a qualquer momento. Quando surge um problema, querem ser os primeirosa ouvi-lo, sabendo que, assim, todos trabalham em equipa.
“Ter a porta sempre aberta” pode, por outro lado, ser subjetivo, nãonecessariamente literal. A porta do escritório está aberta 90% dasvezes, no entanto, quando é preciso pensar e trabalhar em silêncio, ela podeestar fechada. Mas isso não quer dizer que a pessoa seja inalcançável. Nãoé só a porta aberta que significa acessibilidade. As reuniões e os emailssão também uma forma de chegar aos superiores.
“A porta sempre aberta” pode serinterpretada como uma metáfora de como uma equipa deve trabalhar. As pessoasdevem sentir-se confortáveis para trabalhar em grupo ou abordar o chefe, noentanto, devem ter também a capacidade de trabalhar sozinhas e ter o seuespaço.
Tão variadas como estasinterpretações de “porta aberta” são as formas de dar feedback.Alguns gestores não têm, sequer, uma política explícita sobre como e com quefrequência devem comunicar com os seus subordinados.
Seja qual for o estilo preferidodo seu chefe, provavelmente será necessário fazer uma pequena investigação para descobri-lo. Comece por questionar-se acerca destes aspetos:
• O meu chefe é um ouvinte ou um leitor?Os ouvintes preferem ouvir as informações primeiro e ler sobre o assunto maistarde. Os leitores preferem ver um relatório escrito antes de discutir o assuntocom o subordinado.
• Prefere os detalhes,ou uma visão geral? Se gosta de detalhes, então prepare discursos completos eexatos se, por outro lado, prefere uma visão geral, enfatize a clareza e a nitidezda ideia principal.
• Com que frequência o seu chefedeseja receber atualizações? Pode querer receber atualizações emmomentos específicos ou pode preferir relatórios diários sobre os projetos adecorrer.
Cada troca de informações entre ochefe e o colaborador tem implicações no que se refere à produtividade. Essasdicas podem ajudar a melhorar a viabilização de cada projeto:
•Quando discutir prazos, use linguagemespecífica. Se possível, identifique uma data e uma hora. Evitecompromissos vagos como “na próxima semana” ou “o mais rápidopossível”.
• Seja honesto em relação aotrabalho que consegue e que não consegue fazer. Quando se comprometer com umatarefa, seja claro e identifique os recursos necessários para realizar otrabalho.
• Identifique explicitamente osseus objetivos de cada vez que falar com o seu chefe.
• Questione de forma a esclareceraquilo que não entendeu. Informe-se sobre as oportunidades de follow-up, nocaso de surgirem outras questões.
Texto adaptado do artigo da autoria de Harvard Business Review Staff, publicado no dia 2 de julho de 2015 em www.hbr.org
