Toda a gente adora odiar reuniões. E com razão – as reuniões enchem os dias, tornando-se difícil trabalhar durante os intervalos, e muitos sentem que são um desperdício de tempo. Há uma série infindável de conselhos sobre como não gastar tanto tempo em reuniões ou fazer uma melhor utilização do horário, mas será que estas dicas funcionam mesmo? Será possível tornar as reuniões mais eficazes e recuperar o controlo das agendas?
A verdade é que a maioria das pessoas se resignou. Desistiu. Não tem mais esperança que esta realidade possa mudar. Procuram-se táticas, dicas e ideias inovadoras que nem sempre funcionam. Paul Axtell, consultor pessoal e Francesca Gino, autora do livro de Sidetracked: Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan, revelam se a sabedoria popular tem mesmo algum fundo de verdade.
1. Manter a reunião o mais pequena possível. Não mais do que sete pessoas.
Obviamente não existe nenhum número mágico. Não há evidências que sugerem que manter uma reunião pequena é benéfico. Num grupo de 20 pessoas é quase impossível perceber a linguagem corporal e os sinais subtis de cada um. Se o objetivo é que todos contribuam, então é necessário limitar o acesso. Restringido a reunião a quatro ou cinco pessoas é a única maneira de garantir que todos têm a oportunidade de falar numa reunião de 60 minutos.
O problema com grandes reuniões não é apenas o facto de toda a gente não conseguir falar, a verdadeira dificuldade é que muita gente não sentirá a necessidade de o fazer. Quando muitas mãos estão disponíveis, há a tendência de se trabalhar menos do que é suposto. Investigações em Psicologia Social mostram que, quando as pessoas executam tarefas em grupo (como brainstorming, por exemplo), regista-se uma diminuição considerável no esforço individual, ao contrário do que acontece quando a tarefa é realizada por apenas uma pessoa. Isto é conhecido como a “preguiça social”, e tende a piorar à medida que o tamanho do grupo aumenta.
No entanto, isto não quer dizer que uma reunião de 20 pessoas está destinada ao fracasso. Só é necessário planear com muito mais cuidado. Há que pensar melhor sobre a obtenção de input do grupo e saber ler as pessoas na sala.
2. Banir os dispositivos.
Ambos os especialistas concordam que esta é uma boa ideia, por duas razões: em primeiro lugar, os dispositivos distraem as pessoas. Muitos pensam que podem fazer várias coisas ao mesmo tempo: acabar um e-mail, consultar o Twitter, escrever uma mensagem… Tudo isso enquanto ouvem alguém, numa reunião. Mas enganam-se. Isso não é possível. Uma pesquisa recente, na área das neurociências, explica que o multitasking é simplesmente uma atividade mítica. Conseguimos realizar tarefas simples como andar e falar ao mesmo tempo, mas o cérebro não consegue executar tarefas mais complexas. De fato, estudos mostram que uma pessoa demora 50% mais tempo para realizar uma tarefa se estiver a tentar fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo.
A segunda razão para proibir os dispositivos é que eles distraem outros. Francesca Gino conduziu uma pesquisa simples, na qual avaliou se as pessoas consideravam que utilizar o telemóvel, consultar o Facebook, ou escrever um Tweet durante uma reunião era perturbador ou socialmente inadequado. Concluiu-se que estas atitudes eram consideradas bastante problemáticas no caso de ser um amigo ou um colega envolvido. No entanto, se fosse o próprio, a situação não se revelava tão grave. Estes resultados sugerem que as pessoas se sentem incomodadas quando os outros utilizam dispositivos durante uma reunião. No entanto, não conseguem perceber que essas ações terão o mesmo efeito sobre os outros quando exercidas pelos próprios. Na prática, as pessoas sentem-se magoadas ou ofendidas quando alguém pega no telemóvel, especialmente se essa pessoa for um diretor ou gerente sénior.
Ainda assim, há algumas razões para utilizar a tecnologia numa reunião. A pessoa pode querer tomar notas, por exemplo. Pode estar a acontecer algo extremamente importante na sua vida. Mas, se não é uma coisa nem outra, o correto a fazer é desligar o telemóvel ou tablet e prestar atenção à reunião.
3. Mantenha a reunião o mais breve possível – não mais do que uma hora.
Há, de facto, vantagens em manter as reuniões curtas. Por um lado, as pessoas ficam mais focadas. Estudos mostram que os grupos ajustam tanto o ritmo de trabalho como a interação, em resposta aos prazos e limitações de tempo. Por exemplo, os grupos que se encontram a resolver problemas comunicam a um ritmo mais acelerado e usam mais processos de tomada de decisão autocráticos quando estão sob pressão.
Isso não significa que as reuniões devam ter 30 minutos. Há conversas que exigem mais tempo e não se deve apressar certos tópicos. Se o propósito da reunião é aprofundar um assunto, é necessário tempo suficiente para todos expressarem as suas opiniões, construírem uma ideia e chegarem a uma conclusão. A pressão do tempo vai tornar isso mais eficiente.
4. As reuniões de pé são mais produtivas.
Existe, de facto, dados empíricos que comprovam que as reuniões em pé são mais produtivas. Num estudo (desenvolvido em 1999), foi concluído que estas reuniões demoravam 34% menos tempo e, ainda assim, os resultados a nível de soluções eram iguais.
É positivo que as pessoas tentem fazer algo diferente e ousado para aproveitar melhor as reuniões. No entanto, é preciso não deixar que os diferentes formatos distraiam as pessoas daquilo que é verdadeiramente importante na reunião.
5. Certifique-se que todos participam e encoraje os mais tímidos a partilharem a sua opinião.
Algumas pessoas podem querer falar, mas sentem-se inibidas. Isto pode dever-se a razões culturais ou barreiras linguísticas, ou um certo estado de espírito ou personalidade. As pessoas que ficam retraídas, normalmente, têm uma melhor perspetiva sobre a conversa e precisam, definitivamente, de serem ‘puxadas’ para a reunião.
Ter todos a contribuir não é bom apenas para o resultado final, mas também para os próprios participantes. As pessoas gostam de saber que as suas opiniões são ouvidas e consideradas. Perguntar a opinião vai aumentar o compromisso com as questões que estão a ser discutidas.
Para aqueles que são mais introvertidos, o que se pode fazer é falar com algum tempo de antecedência e dizer-lhes que se espera um contributo. Dessa forma, terão tempo para planear o que vão dizer.
6. Nunca realizar uma reunião só para atualizar as pessoas.
Se está numa reunião com dezenas de tópicos, certamente consegue incluir uma atualização rápida. Pode, no final, perguntar se há alguma coisa que o grupo precise de saber; ou se há algo nos seus departamentos que os outros colaboradores precisem de saber. Mas, se o único intuito da reunião é transmitir informações, deve repensar a sua abordagem. Por que tomar o precioso tempo dos colaboradores quando o que tem a dizer pode, simplesmente, ser enviado por e-mail?
7. Definir sempre uma agenda e ser claro sobre o objetivo da reunião.
Deve explicar o que vai acontecer para que os participantes fiquem a saber o que é necessário fazer. A ausência de um plano claro de ação é, muitas vezes, a razão pela qual os grupos acabam por tomar más decisões. Ter um plano torna possível clarificar as intenções e perceber como se pode atingir certos objetivos.
Existe uma grande quantidade de informação que revela o tempo que se perde em reuniões. Não é necessário pesquisar muito para o provar. Da próxima vez que for necessário juntar um grupo, ponha em prática algumas dicas, para aproveitar da melhor forma possível o tempo de cada um.
Texto adaptado do artigo da autoria de Amy Gallo publicado no dia 6 de julho de 2015 em www.hbr.org
