Nunca é fácil ouvirmos falar sobre as nossas fraquezas. É quase tão desagradável quanto permitir que os outros percebam que podem fazer melhor. O feedback pode provocar todos os tipos de dúvida, postura defensiva e preocupações de carreira – e pode mesmo tornar-se radioativo se não for acompanhado da melhor maneira.
É necessário ver o feedback de outra forma, pois ele não trata de apontar as fraquezas dos outros, pelo contrário, através dele é possível ajudar a eliminar obstáculos com o objetivo principal de desenvolver os pontos fortes das pessoas. É nesta perspetiva que se lhe pode chamar o “pequeno-almoço dos Campeões”.
E é, de facto, essencial. Trabalhar sem feedback é como conduzir sem velocímetro ou como aprender a cozinhar sem provar a própria comida.
Muitas organizações não treinam as suas equipas a dar feedback. Os colaboradores acabam por ficar num vazio de informação, sem a orientação de um claro plano de melhoria. No entanto, quando conduzido da melhor forma, o feedback pode revelar-se transformador e libertador.
Ficam aqui algumas dicas para o fazer bem:
1. Não improvise. As palavras escolhidas têm muito peso. Deve-se praticar o que se vai dizer e como se pretende dizer. Pode mesmo considerar-se a possibilidade de um ensaio ou simulação com um “colega improvisado”. É necessário acautelar a atitude, a precisão do que se diz e a atenção e cuidado com o que se profere.
2. Privilegie sempre o lado positivo. As situações de feedback deveriam ser (na sua maioria) colocadas sempre pela perspetiva positiva. O feedback deve constituir uma oportunidade para elogiar os sucessos, mesmo quando também há espaço para referir sugestões de melhoria. Reconhecer um bom desempenho tem um efeito sempre saudável e é muito mais poderoso do que destacar lacunas.
3. Seja específico. Não há necessidade de “apontar o dedo”: “É preciso ser mais pontual…” ou “…mais diplomático”. É preferível dar exemplos e sugestões claras. Ou seja, é possível substituir “é preciso ser mais pontual” por “vamos monitorizar o horário de início das nossas reuniões semanais no próximo mês e depois fazemos um balanço de como correu”.
4. Não limite o feedback a uma vez por ano. É necessário incentivar a avaliação regular e informal. Não limite o feedback às avaliações de desempenho anuais. Negoceie um acordo com a sua equipa para propor e aceitar ajustes em tempo real, com o objetivo de melhorar progressivamente o desempenho durante o ano. Na prática, aproveitar o próprio momento, quando é possível, “na hora”, indicar uma sugestão perdida ou uma melhor maneira de abordar a tarefa. Faça com que a equipa fale fácil e periodicamente do que e como está a fazer.
5. Mantenha-se calmo e relaxado. Tenha em atenção a linguagem. Rotular alguém de “preguiçoso” ou “inapto” pode virar-se contra si. Não caia na tentação de levantar a voz, gritar ou levantar-se e gesticular em demasia. As pessoas vão reter apenas o que sentiram quando colocadas perante essa situação. Não vão conseguir absorver a mensagem que quis transmitir.
6. Não inunde com informação. As pessoas não conseguem absorver muita informação de uma só vez. Se tiver mais de três itens para indicar, tente agrupá-los num item mais geral, ajustado a um objetivo, como por exemplo, a cooperação ou a comunicação. Para cada um dos itens dentro do objetivo genérico, tente indicar exemplos ou sugestões de melhorias específicas.
7. Seja claro e direto. Ocasionalmente pode ser necessário informar que o trabalho de alguém pode estar em causa, caso essa pessoa não consiga proceder a mudanças efetivas. Se isto lhe acontecer, seja direto. Esclareça quais os fatores que estão a impedir o desenvolvimento profissional da pessoa e em que medida podem condicionar a sua continuidade na organização. Quando este feedback é positivo e encorajador – em sintonia com um plano de melhoria e acompanhamento – pode provocar verdadeiras mudanças e conduzir à melhoria.
8. Follow-up. Quando perceber que as melhorias estão a acontecer, deve fazer questão de acompanhar e referir que está a prestar atenção. Confira o plano que fez juntamente com a sua equipa de forma regular. Registe e valorize os esforços e melhorias atingidas.
9. Encare o feedback como um presente. Dar sugestões a um superior hierárquico não é garantia de receber “prémio” ou “recompensa”. Aliás, a percentagem de risco é bem maior, por isso, às vezes, é mais seguro não fazer nada. Assim sendo, se um elemento da sua equipa tiver a coragem de o fazer, agradeça, reconheça e recompense-o pelo esforço especial manifestado.
10. Feedback é confidencial. As sessões de feedback devem ser privadas. Nunca partilhe a conversa com outra pessoa. Dar feedback é procurar ajudar a outra pessoa e a organização. O que poderá ganhar se partilhar problemas com pessoas terceiras?
O objetivo é construir uma cultura onde as pessoas se sintam confiantes quando partilham feedback sem receio do que o outro pode entender como um ataque pessoal. Quando o feedback é honesto e justo, torna-se uma ferramenta importante e valiosa para a construção de uma boa equipa e de um negócio saudável. Um feedback cada vez mais eficaz conduz a mais confiança, mais envolvimento da equipa e mais progresso – é por isso que podemos dizer que o feedback é o pequeno-almoço dos campeões.
Texto adaptado do artigo da autoria de Joel Peterson, publicado no LinkedIn, no dia 11 de outubro de 2013
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