Os últimos dez anos foram de grandes inovações ao nível do software de recolha, análise, manipulação e visualização de dados. No entanto o Microsoft Excel, com cerca de trinta anos, continua a ser o software mais utilizado para a análise de dados. Satya Nadella, a CEO da Microsoft, continua a defender que o Excel da Microsoft é um dos produtos que está acima de qualquer outro e que os 750 mil utilizadores do programa mostram bem esse facto.
Ensinámos e testamos o Micorsoft Excel durante mais de uma década, e um estudo levado a cabo sugere que uma centena de pessoal de escritório passa mais de 10% das suas vidas com folhas de cálculo, e para aqueles que fazem investigação e trabalham com finanças, é mais de 30% das suas vidas o que significa duas horas e meia por dia.
Imagine agora se esta proporção da mão de obra fosse mais ágil na utilização desta aplicação. Gastavam menos tempo e a produtividade aumentaria.
No ano passado juntamos as 100 dicas mais úteis, dadas por especialistas de Excel e analisamos os resultados de mais de uma centena de testes e cursos de utilização de dados. Embora cada característica do Excel tenha uma utilidade, não há uma única pessoa que utilize as características todas do Excel. Se eliminarmos as mais de 500 funções do Excel, ficamos com apenas 100, que são aquelas que a maioria dos utilizadores conhecem. Selecionamos dez dessa lista, que são particularmente fáceis de aprender, cerca de duas horas no total, e que podem fazer a diferença em termos de produtividade. Estas dez funções surgem em ordem decrescente, de uma lista de cem. Se, como muitos, ficar preso ao que deve aprender sobre o Excel, talvez queira olhar para esta matriz 2×2, quais os elementos mais úteis a aprender.
Copiar especial (tempo de aprendizagem 10 minutos)
Copiar e colar é uma das funções mais utilizadas em Excel. Mas muitas vezes copiamos num formato que não queremos, ou copiamos uma fórmula por cima de outra, quando só queremos um valor.
Estas pequenas frustrações demoram algum tempo a recuperar, e é por isso que Copiar Especial é tão…especial. Colar especial permite-lhe escolher os elementos da célula copiada que trouxe ao documento. Depois de copiar a célula (Ctr+C) pressione Ctrl+Alt+V para acionar o Colar Especial e fazer a sua seleção (ou vá para a secção do Clipboard do Home Ribbon e Edit> Copiar Especial). Alt+E+S+V é o atalho para copiar valores, provavelmente os mais utilizado do Copiar Especial.
Acrescentar linhas múltiplas (2 minutos a aprender)
Muitas vezes sentimos a necessidade de acrescentar linhas a outras linhas já existentes. O atalho (Ctrl, shift, +) é muito simples, principalmente se conseguir manipular o + para acrescentar mais linhas. Muitas vezes basta só dizer o número de linhas que quer acrescentar (digamos 5) e usar o right click, insert é mais fácil quando quiser acrescentar um grande grupo de linhas, pois vai acrescentar o número de linhas que selecionou.
Flash Fill (30 minutos a aprender)
O Excel criou um pensamento próprio em 2013, com a seguinte característica, Flash Fill que automaticamente preenche a sua célula quando esta é padronizada.
Imagine que tem uma lista de números de produtos nas dez primeiras linhas da coluna A, por exemplo ‘ABC-00001’ a ‘ABC-00010’ e só precisa dos números a partir de “-“. Pode facilmente descartar o “ABC” utilizando o Flash Fill. Antes de 2013, isto já era possível, mas dependia de uma combinação de funções (FIND, LEFT, &, etc). Agora é muito mais simples e vai impressionar as pessoas.
Defina o padrão ao escrever ‘00001’ na primeira célula em branco. Se acionar o Flash Fill (File Options, Advanced), basta começar a escrever o próximo número de produto na célula abaixo e o Flash Fill vai reconhecer o padrão e preencher os restantes números do produto. Depois click na tecla Enter para aceitar, ou faça manualmente ao introduzir os dados Flash Fill, or Ctrl+E.
Flash Fill é pura magia e pode ser utilizado em diferentes cenários. Poupa tempo principalmente quando precisamos de introduzir ou alterar muitos dados, rápida e detalhadamente. O Flash Fill é uma ferramenta incrível.
INDEX-MATCH (45 minutos a aprender)
Para além do VLOOKUP (que procura o valor de uma coluna e devolve o valor correspondente de outra coluna), INDEX e MATCH são os mais utilizados e as ferramentas mais poderosas no Excel. Utilizadas separadamente estas ferramentas de pouco valem, mas combinadas o seu valor é aumentado. INDEX e MATCH combinados ajudam-nos a retirar informações que necessitamos, de forma precisa e exata. Dominar estas funções não só vai dar a entender que é um mestre em Excel, mas também permite-lhe fazer aquelas tarefas mais mundanas e aborrecidas de forma rápida e fácil. Aqui segue como estas funções trabalham:
VLOKKPUT é uma excelente função, mas tem limitações. Pode procurar valores da direita para a esquerda. O valor deve estar no lado esquerda da tabela. INDEX e MATCH permite-lhe procurar qualquer valor onde quiser independentemente da sua posição.
Digamos que tem uma folha de cálculo com uma lista de produtos. As suas colunas chamam-se “Número de Produto”, “Lucro”, “Nome do Produto” e “Receita”. Numa outra folha de cálculo, tem uma lista com os nomes dos produtos e quer verificar o lucro que cada um dos produtos gerou. Com esta estrutura nós estamos a utilizar o nome do produto (valor padrão) para avaliar o lucro. O nome do produto está à direita do lucro e por isso o valor padrão não funciona. Este cenário é perfeito para INDEX e MATCH.
A sintaxe é esta:
=INDEX(Profit column,MATCH(Lookup Value,Product Name column,0))
Aqui está um bom exercício para se lembrar como tudo funciona:
=INDEX (Coluna I quer valor de retorno de MATCH (O meu valor padrão, Coluna I quer o valor My Lookup Value, Clicar em Enter “0”) (Zero dá-nos a correspondência exata, consegue fazer correspondência menos de (-1) ou mais de (1).
À primeira vista INDEX e MATCH parece ser complexo. E claro que é necessária alguma prática para trabalhar com o programa, mas vale a pena dedicar algum tempo pois é mais flexível e mais poderoso do que o VLOOKUP. É um dos usos do EXCEL mais importantes.
SUM (dois minutos a aprender)
Esta é uma das primeiras funções que provavelmente vai aprender no EXCEL – como somar uma coluna ou uma linha. Mas sabia que podia selecionar o final da célula e clicar ALT+ e fazer esta operação em apenas segundos?
CTRL Z / CTRL Y (um minuto a aprender)
Esta é a função libertadora do Excel. Se não utiliza o Ctrl Z para desfazer os erros no Excel, então deveria usar. Aquilo que a maioria das pessoas não sabem é que a função Ctrl Y faz o oposto, refaz. Os dois trabalham em paralelo muito bem, e pode trabalhar com repetições até encontrar o resultado final.
Elimina duplos (10 minutos a aprender)
Esta função é muito simples e fácil de utilizar. Remover duplos faz exatamente aquilo que está à espera, elimina elementos duplicados de qualquer tipo de informação. O nosso conselho é que remova todos os valores de duplicação e os coloque noutra folha de excel. Esta função está na Data tab na Data Tools na barra de ferramentas.
Se quiser realçar os elementos duplos, pode fazê-lo utilizando a formatação condicional. O atalho para lá chegar é Alt H L. (Ou então pode encontrá-lo na barra de ferramentas no separador Estilos.
Congelar painéis (15 minutos a aprender)
Alguma vez fez descer uma grande tabela com informações e esqueceu-se qual era a tabela? Congelar painéis é a resposta a tudo isto. Com esta função consegue congelar o topo da fila, a primeira coluna ou qualquer um dos dois. Identifique as áreas que pretende congelar. Depois seleccione a célula para a direita dessas colunas e por baixo dessas linhas. Vá para a função Vista e Congelar Painéis na secção da Janela. Alt W é o atalho.
F4 (dez minutos a aprender)
Há duas formas bastante fáceis de utilizar F4 no excel. A primeira é quando se cria uma referência Absoluta: F4 leva-o pelas várias funções. A segunda é algo que poucas pessoas conhecem, mas que pode melhorar a sua performance com o Excel. F4 repete a sua última função, quando disponível. Por exemplo, se acabou de aplicar um limite a uma célula, faça F4 para aplicar a outras.
CTRL + setas (5 minutos a aprender)
Já se viu várias vezes a andar com o rato até chegar ao final da página, pare de fazer isso já e comece a utilizar Ctrl + the arrow keys! Esta simples função leva-o até ao final d coluna ou linha que está a ver. Combine com Ctrl, Shift para realçar/ selecionar grandes áreas de informação em apenas segundos.
Aviso: Se tiver espaços em branco esta função pára no primeiro espaço em branco. Portanto, se quer chegar rapidamente ao fim da linha, selecione uma que não tem espaços em branco.
Explore apenas alguns destes dez itens e consegue transformar um dia normal de trabalho. Seja porque quer trabalhar alguns dados importantes, ou simplesmente chegar a casa mais cedo para estar com a família, dominar as funções de Excel é uma forma de maximizar a produtividade.
Adaptado do artigo da autoria de Adam Lacey e Deborah Ashby publicado em https://hbr.org/2018/10/10-excel-functions-everyone-should-know no dia 08 de outubro de 2018.
