Muitos de nós já experienciamos, apresentações de grupo bastante pobres. Se vai fazer uma, há sempre aquela disputa, na noite anterior, de quem vai fazer o quê. Se só está a observar, é o caos ouvir as pessoas a falarem umas por cima das outras, ou então, ouvir aquele orador que se limita a simplesmente ler o que está nos slides, ao mesmo tempo que ignora a sua audiência. Para muitas organizações, as apresentações fazem parte das suas vidas. A sua equipa pode fazer uma apresentação a um novo cliente, ou inclusive, o seu programa de liderança incluir uma série de apresentações ao chefe da sua unidade de negócios. As reuniões virtuais vieram facilitar estas situações, mais do que nunca, pois as equipas não precisam de estar todas no mesmo local.
Para fazer uma boa apresentação de grupo é necessário um bom trabalho de equipa e coordenação, caso contrário vai parecer uma manta de retalhos. E, no entanto, a maioria de nós nunca dedica o tempo suficiente para se preparar. O que é que está em jogo? Cada apresentação deve ser vista como uma oportunidade de conquistar a confiança do público. A coesão da apresentação de grupo é um dos indicadores mais importantes, para o cliente, de como será a relação profissional. Se a sua apresentação estiver desorganizada ou desarticulada, o cliente irá ponderar sobre os resultados do projeto. Se um dos elementos da sua equipa não estiver à altura, durante a apresentação, como é que a sua equipa vai tratar a equipa do cliente? Durante a apresentação está a levantar o véu sobre a relação profissional da sua equipa e as capacidades da sua organização.
Eu e os meus colegas temos estado a treinar alguns clientes a fazer apresentações de grupo, e andamos nisto há quase 20 anos. Para além disso, também faço parte da equipa da faculdade sobre educação em comunicação persuasiva, na Harvard Kennedy School. Estes cursos de três semanas, têm como ponto forte uma série de apresentações, que avalio em conjunto com outra disciplina do programa.
Em função da minha experiência, aqui ficam alguns dos erros mais comuns nas apresentações de grupo, aos quais se seguem um conjunto de boas práticas que podem ajudar.
Três erros comuns
1. Cada um dos slides parece ter sido feito por pessoas diferentes.
Quando não há uma pessoa responsável pela apresentação, aquilo que se verifica é uma mistura de estilos, fontes diferentes, textos e estilos diferentes. Depois há aqueles que leem tudo o que está no slide, palavra por palavra. Tudo isto distrai a audiência e faz com que se perca a atenção dos ouvintes.
2. Os oradores falam uns por cima dos outros.
Quando não definimos antecipadamente quem vai dizer o quê, e de que forma vão ser feitas as transições, vão acontecer interrupções o que por sua vez dá uma imagem de falta de profissionalismo. Um dos meus clientes disse-me, “O que é que pensam os nossos clientes quando nos interrompemos uns aos outros?”
3. Esquece-se que é a sua vez.
Sempre que alguém termina a sua parte da apresentação, fica tão aliviado por ter terminado que se esquece que continua a ser observado. Às vezes começam logo a ver o telemóvel, a desligar-se da apresentação em vez de ouvir a pessoa que vai falar a seguir.
Felizmente, cada um destes erros pode ser evitado com a preparação adequada.
Três boas práticas
1. Crie antecipadamente uma estratégia.
Convido as pessoas a responder a três questões, quando se estão a preparar para uma apresentação: Quem é a audiência? Qual é o objetivo? E porquê EU? No caso das apresentações de grupo, é importante responder a estas questões em grupo. A última questão “Porquê eu?” em bom rigor significa Porque é que me preocupo? E é isso que nos motiva a partilhar os nossos objetivos e a ajudar a nossa equipa a ser mais coesa.
Quando tem uma apresentação em grupo, deve bloquear na sua agenda tempo para preparar em grupo, a dita apresentação. Utilize este tempo para verificar o grau de conhecimento da audiência do assunto que vão tratar, o objetivo específico da apresentação, a mensagem principal, a matriz e quem é que vai falar sobre o quê, antes de todos começarem a escrever, individualmente, o que vão dizer. Isto evita a confusão de última hora para organizar os diferentes slides num todo coeso. Também, deve ser decidido quem é que vai responder a certas questões, ou quem é que vai ser responsável pela gestão das questões e a quem as vai alocar.
2. Praticar em grupo.
Antes da apresentação, deve ser feito um ensaio geral, com os slides. Em particular, devem ser praticadas as transições de uma pessoa para a outra, tal como a Stacey fez sobre os desafios da entrada num novo mercado. Agora, irei oferecer algumas soluções baseadas na experiência da nossa empresa. Tenha um cronómetro para assegurar que cumpre o tempo, ou defina um tempo realista tendo em conta o formato da sua reunião, de modo a garantir tempo suficiente para as questões. Perca algum tempo para avaliar os slides, apresente uma linguagem, fonte e gráficos, uniformes.
3. Faça uma apresentação com confiança e genuína
Quando estiver na hora da apresentação de grupo, comece com o orador que melhor representa a sua organização, dê aos oradores júnior uma oportunidade de apresentar no meio da comunicação. Assim, assegura uma forte primeira impressão e retira aos oradores mais novos uma certa pressão. Quando estiver a falar, observe a audiência e faça referência aos slides. Imprima a sua personalidade à apresentação, pode até dizer algo como “Se é da Califórnia tal como eu, então sabe…”. Um certo sentido de humor é uma excelente maneira de criar confiança com a audiência e de prender a atenção da audiência.
Texto adaptado do artigo da autoria de Allison Shapira, da edição da revista da HBR da edição de dezembro de 2021, disponível em https://bit.ly/345kSRz.
