Lembra-se das resoluções de ano novo? Já as começou a pôr em prática?
Se a reposta for ‘não’, é provável que tenha caído na armadilha que impede a maioria das pessoas de concretizar as novas resoluções: inconscientemente, não retirar as atividades antigas da agenda. É o equivalente a tentar colocar mais documentos numa gaveta de arquivo que já está cheia ou, criar uma dívida para cobrir as despesas adicionais. Pode aguentar o problema por algum tempo, mas depois ficará cansado demais e irá precisar de rever as atividades.
Parar e pensar no que precisa de ser removido da agenda leva tempo. Mas faz toda a diferença. Aqui estão algumas estratégias que o podem ajudar a agilizar a programação e a criar espaço para concluir novas metas e resoluções.
Questione todos os seus compromissos de trabalho. Em muitos ambientes de trabalho, as tarefas e projetos acumulam-se sem priorização. O início de um novo ano é o momento perfeito para ‘limpar a casa’.
Comece por rever os seus projetos atuais e faça algumas perguntas a si mesmo: A conclusão deste projeto ainda faz sentido? Sou a pessoa certa para trabalhar nisto? Seria mais realista transferir este projeto para outro trimestre? Dependendo da sua posição, pode ou não ter a capacidade de tomar decisões unilaterais. Mas, se tiver tempo para recuar e considerar o panorama geral, pelo menos terá a oportunidade de discutir as possibilidades com o seu chefe ou com a sua equipa.
Se está com dificuldades em avaliar os seus compromissos de trabalho, pode ser útil registá-los. Por exemplo, no livro de Elizabeth Saunders, “Os três segredos para um investimento eficaz do seu tempo”, a autora recomenda criar um gráfico que inclua colunas para o nome da atividade, tipo, horas/mês, importância profissional, satisfação pessoal, opcional e duração do termo. Pode criar um gráfico semelhante, adaptado à sua situação para avaliar os compromissos profissionais.
Depois de determinar o que pode querer extrair da sua agenda, comece a pôr em prática as mudanças. Pode levar algum tempo para conseguir eliminar, atrasar ou delegar projetos mas, dentro de algumas semanas ou meses verá a sua agenda a ficar mais liberta.
Reavalie o seu estilo de trabalho. Depois de avaliar ‘o quê’, volte a sua atenção para ‘como’ realizar o trabalho. Reduzir reuniões pode ser uma força poderosa para criar espaço para um trabalho focado. Pergunte a si mesmo se precisa de reuniões para determinados projetos, bem como a sua duração e frequência. Por exemplo, passar de uma reunião semanal de 60 minutos para uma reunião quinzenal de 45 minutos, economiza 2h30 por mês a cada participante. Multiplique isso por várias reuniões e poderá obter dias de trabalho.
Por outro lado, se for interrompido ao longo do dia, considere a possibilidade de definir horários de expediente ou sessões individuais, em que se torne intencionalmente disponível. De seguida, defina outras alturas para fechar a porta. Isto alerta as pessoas para não entrarem, a menos que seja realmente urgente. Assim diminui o tempo que gasta a lidar com as interrupções e a fazer a transição de volta para as tarefas em mãos.
Por fim, considere se há formas de interagir menos com tecnologias. Diminuir a quantidade de tempo gasto com emails, redes sociais ou outros canais de comunicação pode aumentar drasticamente a quantidade de tempo que tem para trabalhar. É importante limitar o tempo gasto no email e nas redes sociais. Diariamente, desligue os alertas e evite adotar todas as novas tecnologias.
Adicione novas metas estrategicamente. Depois de criar espaço intencionalmente, pode adicionar estrategicamente as atividades que deseja na sua vida. Às vezes, isso significa, simplesmente, ter a capacidade de fazer uma pausa durante o dia, e não trabalhar num ritmo frenético, ou pode significar avançar num projeto importante que negligenciou durante meses. Ou pode significar reduzir as suas horas diárias de trabalho, evitando o trabalho noturno, e aproveitando para ir ao ginásio, ou passar mais tempo com a família ou amigos.
Para dizer ‘sim’ às novas atividades, deve dizer ‘não’ a algumas antigas. Elimine algumas atividades do seu calendário, para poder finalmente avançar com as suas resoluções. Siga as dicas acima para criar espaço e adicionar intencionalmente o que é realmente importante para si.
Texto adaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, publicado a 5 de fevereiro de 2018 em: https://goo.gl/hLYyGw.
