O meu cliente de coaching, um engenheirochamado Carlos, é um magnífico contador de histórias. Ele fala com as mãos econta longas histórias animadas repletas de metáforas engraçadas e reviravoltasno enredo. A sua inteligência e cordialidade costumavam ser recebidospositivamente. No entanto, ao fazer apresentações em vídeo, as histórias deCarlos tendem a falhar. Os seus comentários recentes revelam que frequentementedemora muito, perde o público com detalhes desnecessários e não oferece umacomunicação sucinta e concisa.
O Carlos não está sozinho. Embora asplataformas virtuais nos ajudem a conectar uns com os outros à distância, elastambém representam um desafio para os líderes acostumados a fazer apresentaçõespresenciais. Ler a sala online requer mais foco, e um ambiente digital tornamais difícil a compreensão de pistas não verbais como som, tom e linguagemcorporal. Por exemplo, ao conectar-se com as pessoas pessoalmente, o cérebrohumano depende de micro expressões do rosto humano para interpretar a recetividadee informar o julgamento durante a comunicação. Numa plataforma de reuniãovirtual, um apresentador pode ter acesso apenas a alguns rostos (ou nenhum).Acresce a esse trabalho remoto as inúmeras distrações e a conectividadeinconsistente com a Internet, interferindo na qualidade do vídeo e áudio, epode parecer impossível medir o desempenho e receção em tempo real.
Os líderes devem aproveitar um conjunto diferente de competênciaspara transmitir com eficácia as suas mensagens e envolver-se num ambienteremoto. Os locais virtuais exigem que se faça a transição da leitura de dicasnão verbais no momento para ficar curioso sobre os seus participantes antes,durante e depois das apresentações para garantir que a mensagem chegue. Apresento-lhepor isso seis maneiras de fazer apresentações bem-recebidas quando você e opúblico estão limitados pelas barreiras da comunicação virtual.
Utilize as características das tecnologias. Embora certas plataformas de vídeo possam limitar acapacidade de um apresentador interagir com os membros do público em temporeal, os recursos integrados como pesquisas, chats, quadros brancos, polegarespara cima ou mãos levantadas podem ajudar a conseguir e manter a atenção daspessoas. Incorpore essas ferramentas de envolvimento no início da apresentaçãopara que todos sintam vontade de participar.
Comece com uma história que chegue a todos. Reúna algumas informações sobre os seusparticipantes antecipadamente e crie uma história pessoal que irá ressoar comeles. Mantenha-a curta e específica para evitar meandros e perder osparticipantes. Histórias, anedotas e metáforas aumentam o envolvimento – desdeque sejam entregues com autenticidade e vulnerabilidade e reforcem claramente amensagem desejada. Se não tem a certeza que a história é relevante, considereapresentá-la a um colega de confiança quando estiver a preparar a apresentação.
Solicite a participação antecipadamente. Os estudos mostram que facilitar reuniões de formaativa, incluindo convidar os participantes a partilhar, é a chave para aumentaro envolvimento e a eficácia. Dê ao seu público um alerta antecipadamente de quevai pedir a dois ou três voluntários para intervirem durante a reunião – issoajudará as pessoas a ficar atentas e preparadas para participar e minimizará aprobabilidade de multitarefa ou check-out. Além disso, antes da apresentação,peça a algumas pessoas selecionadas para contribuírem e, em seguida, chame-ascom antecedência.
Seja claro, breve e calmo. Manter uma mensagem concisa, simplese clara nunca foi mais importante do que lutar contra as muitas distraçõesinerentes a uma sala virtual. Mantenha os monólogos longos ao mínimo e nãoevite o silêncio. Ao fazer uma pergunta, espere com confiança que alguémresponda, em vez de interpretar automaticamente o silêncio como falta de envolvimento.Pode levar mais tempo para os participantes digerirem e responderem àsinformações no vídeo, portanto, use os segundos extras como uma oportunidadepara ouvir profundamente antes de fazer uma pergunta complementar ou chamar umvoluntário.
Não descarte dicas não verbais. Um estudo de 2007 descobriu que as pessoas podemler informações e emoções melhor se a linguagem corporal e expressões faciaistambém estiverem em exibição. Antes de apresentar, incentive os participantes aterem as câmaras ligadas e identifique uma pessoa a quem se vai dirigir durantea apresentação. Observe o rosto e a linguagem corporal da pessoa em busca desinais da forma como ela recebe a sua mensagem. Acenar com a cabeça, sorrir, mantero contacto visual e inclinar-se são bons sinais, enquanto bocejar, braçoscruzados, um olhar estoico ou olhos voltados para baixo ou para os lados podemindicar desinteresse e, portanto, precisa de mudar a abordagem.
Procure feedback. Após a apresentação, solicite feedback de um oudois participantes confiáveis para ver se a mensagem foi recebida com sucesso.Se a reunião foi gravada, veja o vídeo, prestando atenção especial na formacomo os participantes responderam às tentativas de envolvê-los. Identifiqueduas ou três técnicas que pode incorporar na próxima vez para melhorar aconexão com o público. Antes da sua próxima reunião virtual com 200 pessoas,Carlos decidiu adotar uma nova abordagem para envolver a sala. Antes daapresentação, pediu a três membros seniores da equipa com quem ele poderiacontar para participar e contribuir nos primeiros cinco minutos. Ele pediutópicos à sua equipa com antecedência, a fim de conter a tendência de contarhistórias unilateralmente e, durante a reunião, abriu o espaço para partilhasem chat, o que levou a uma discussão ativa das preocupações da equipa. Comoresultado, o público ficou mais envolvido e participativo do que o normal, e oCarlos recebeu como feedback de que foi sua melhor apresentação até agora.
Texto adaptado do artigo daautoria de Gia Storms, publicado no dia 06 de janeiro de 2021 em https://hbr.org/2021/01/crush-your-next-virtual-presentation.
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