Devido à avalanche de emails que recebemos por ano – 121 mensagens por dia, em média – não é de admirar sermos insensíveis ao seu impacto a nível profissional. Passamos horas a ‘polir’ o nosso perfil de Linkedin e a ver o currículo, mas enviamos emails à pressa: “Enviei do meu telemóvel, por favor ignore erros de escrita.”
Já alguma vez pensou na impressão que está a passar atravésdos emails? Pois devia. Cada email que envia afeta a sua reputação profissional,ou marca. Evite cometer estes erros, tão comuns na comunicação:
Emails demasiado longos. As suas mensagens têm, normalmente, cinco capítulos? Inclui todoo background do assunto? Tendo em conta que a atenção de um adulto é de apenas deoito segundos, é importante que cada momento conte. Vá direto ao assunto.
Incluir demasiadas pessoas. OsCc têm centenas de pessoas? Se sim, é mesmo essencial ter tanta gente namensagem? Lembre-se que cada email contribui para a caixa de entrada de todas as pessoas, incluindo a sua, especialmente quando um dos recetores decideresponder para todos.
Deixar pensamentos incompletos. Há uma grande diferença entre ser conciso e ser parco. Estáconstantemente a enviar emails de uma linha que, apanhados a meio, não permitemao leitor seguir o raciocínio? Tem constantemente que clarificar mensagens?Essa é uma pista que indica que os emails precisam de mais composição e maiscontexto.
Esconder o mais importante. Nãodevia ser necessário pensar muito para perceber a mensagem que vais nos emails.Certifique-se que os leitores sabem qual a pergunta e por que razão éimportante responder. Responder a um email não é um dever sagrado, embora sejulgue que sim. Se quer que a mensagem seja percecionada, talvez seja melhorfacilitar a tarefa.
Quando se trata de compor um email, podemos refletir numa citaçãode Mark Twain: “Qualquer pessoa pode ter ideias – a dificuldade é expressá-lassem desperdiçar uma montanha de papel numa ideia que pode ser resumida num parágrafo.”Pense na mensagem e demore o tempo necessário para a escrever e perceberá queos resultados melhorarão com o tempo. Sacrífice a quantidade pela qualidade.Nem todos os emails merecem a sua atenção.
Existe um viés de negatividade em relaçãos às mensagens de email. Comojá foi demonstrado em estudos anteriores, sem as pistas sociais – tom de voz,expressões faciais e gestos – que confiamos para interpretar a comunicação,somos mais suscetíveis a concluir o pior. Não descure as subtilezas, ou opúblico pode assumir uma mensagem que não foi pretendida, e aí terá decontrolar os danos colaterais.
Da próxima vez que começar a escrever um email, siga as dicas:
- Use uma linha intuitiva que clarifique o objetivo da mensagem. Oideal será mesmo incluir um título visível, que ajude o leitor a entender queresposta é esperada.
- Providencie um pedido claro logo no início do email, no caso daaudiência não ler o resto do texto. Pelo menos vai aumentar a chance daspessoas entenderem a essência da mensagem.
- Coloque em negrito os nomes das pessoas que foram designadas parauma tarefa ou a quem foi feita uma questão, de forma a obter a atençãonecessária.
- Seja simpático. Vai ajudar a que a audiência ouça, verdadeiramente,aquilo que tem para dizer.
A próxima vez que estiver na sua conta de email, veja os itens enviados. Tudo o que precisa de saber sobre a forma como escreve, está lá. Se nãogostar do que vê, amanhã é um novo dia. Há sempre uma chance de moldar a suareputação de escrita de emails.
Texto adaptado do artigo da autoria de Shani Harmon publicado em 06 de fevereiro de 2017 disponível em https://hbr.org/2017/02/how-to-make-sure-your-emails-give-the-right-impression?referral=00202&cm_mmc=email-_-newsletter-_-weekly_hotlist-_-hotlist_date&utm_source=newsletter_weekly_hotlist&utm_medium=email&utm_campaign=hotlist_date&spMailingID=16558572&spUserID=NzMwMDg2OTEwS0&spJobID=961127366&spReportId=OTYxMTI3MzY2S0.
