Tem muito para fazer, mas com o ritmo de trabalho que tem atualmente será difícil de o fazer. Estabeleceu prioridades. Planeou. Delegou. Tentou concentrar-se. A próxima fronteira é procurar aumentar a eficiência, de modo a gastar menos tempo e mesmo assim fazer um bom trabalho.
As estratégias que melhor se adequam variam de pessoa para pessoa e de situação para situação. O que descobri ao trabalhar com pessoas que precisam de mais tempo para fazer as suas tarefas, foi que uma das cinco estratégias a seguir podem poupar horas de trabalho.
1. Clarifique as expetativas atuais
Quando tem uma tarefa importante em mãos, fale comos destinatários e perceba o que realmente esperam de si. Talvez precise de um PowerPoint, ou talvez não. Talvez estejam à espera de um trabalho A+ ou se calhar um B+ já seja suficiente. Talvez necessitem de um plano detalhado, mas às vezes um esboço é mais do que suficiente.
Um dos meus clientes, que trabalha em Finanças, poupou imensos dias de trabalho quando percebeu que aquilo que era necessário eram apenas informações para chegar a uma conclusão ou não chegar a conclusão nenhuma. Nem todas as situações necessitam de uma análise em profundidade.
Ao clarificar aquilo que realmente precisa e a que nível, pode poupar horas de trabalho a decidir o que fazer e que tarefas realizar.
2. Reutilizar material antigo
A sua capacidade de reduzir o tempo ao reutilizar e reciclar o seu trabalho varia de acordo com as suas responsabilidades. Mas sempre que puder, copie, cole e edite. Isso pode acontecer com emails, apresentações, formações, propostas e quase todo o tipo de atividade onde tem de apresentar algo semelhante.
Esta estratégia tem-se mostrado muito útil para os meus clientes, que fazem apresentações ou que ensinam. Quando sente a pressão do tempo, lute contra essa necessidade de fazer tudo de novo, e utilize algo que já tem para poupar horas e entregar o melhor conteúdo. Os melhores oradores, por norma, utilizam sempre o mesmo discurso, pois a prática faz a perfeição.
3. Crie templates e listas
Para acelerar os processos com ações rotineiras, tenha os seus templates e as suas listas. Por exemplo, eu tenho um email modelo para enviar ao meu contabilista para lhe enviar os dados dos meus impostos. Mensalmente, faço a minha lista de finanças.
Pode ter templates para atividades como os relatórios, apresentações ou reuniões. E também pode considerar que as listas são importantes para o planeamento semanal, reuniões individuais, ou outras ações repetidas. Tanto as listas como os templates permitem-lhe fazer um bom trabalho em pouco tempo, pois não necessita de estar sempre a pensar no quefazer e nos próximos passos.
Pode ter estes templates e listas num sistema mais sofisticado, mas considero que tê-los num documento de word é mais do que suficiente.
4. Fazer conversa
Dependendo daquilo que tem de fazer, pode fazê-lo verbalmente, o que lhe faz poupar algum tempo. Por exemplo, o seu chefe pede-lhe para fazer uma pesquisa sobre um tópico. Em vez de fazer uma apresentação formal, pode ser suficiente tomar algumas notas e numa reunião esclarecer aquilo que descobriu.
Esta estratégia também pode ser útil se tiver quedar a conhecer conceitos mais abstratos como, por exemplo, o design. Um dos meus clientes, considerou que falar com o arquiteto era muito mais fácil do que desenhar.
5. Fixe o tempo para o seu trabalho
Finalmente, uma estratégia que permite fazer um bom trabalho em pouco tempo é definir antecipadamente o tempo que se vai gastar numa tarefa e depois não ultrapassar este tempo. Por exemplo, se gastar demasiado tempo na parte da investigação, deve dizer a si próprio que tem de parar ao fim de duas horas. Se a sua luta está em começar o desenho, então tem de decidir o tempo que vai investir quando estiver a passar para o papel.
Fixar o tempo não garante que vai terminar a tarefa no tempo estabelecido. No entanto, pode ajudar a concentrar-se. Decidir antecipadamente o tempo que se vai investir, ajuda na Lei de Parkinson, segundo a qual o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização. Todos temos os nossos limites, por isso, posso prometer que tudo se consegue fazer ao utilizar as estratégias acima. Mas quando utiliza estas estratégias, faz mais em menos tempo.
Texto adaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, publicado a 07 janeiro de 2019 no website da Harvard Business Review
