Como ajudar um funcionário com problemas de gestão de tempo

Os sinais indicadores são três: as tarefas são feitas no último minuto, tarde ou até mesmo esquecidas. Lentidão nas reuniões. Não responde aos emails ou responde em horas estranhas, tipo duas da manhã. E muitas explicações a justificar porque é que os trabalhos não estão feitos, em vez de ações para os terminar.

Tem a seu encargo alguém que luta com a gestão de tempo. Como gestor, pode ser complicado abordar este assunto. Por um lado, precisa que os colaboradores cumpram as tarefas, e a sua tendência natural pode ser responder mostrando um certo aborrecimento ou até considerar escrever. Por outro lado, quer melhorar os elementos da sua equipa. Tem consigo profissionais brilhantes que sabe podem dar uma contribuição excecional, se eles descobrissem como usar o tempo de modo eficaz.

Como formador de gestão de tempo, falo com pessoas que lutam diariamente com este problema. Sei como é que os seus cérebros funcionam, e ajudo-os a movimentarem-se num nível de maior produtividade.

Se for gestor e não sabe como ajudar, aqui ficam algumas dicas para melhorar a situação, a partir de hoje.

Reconheça as suas próprias emoções.

Se é chefe de uma pessoa há muito tempo, provavelmente já experimentou uma grande variedade de emoções desde uma simples irritação à completa frustração. Os seus sentimentos vão variar dependendo da severidade dos assuntos, do que está envolvido, da sua personalidade, das expetativas, e os níveis de stress.

Antes de dar alguma informação ao seu funcionário, reconheça as suas emoções. Escreva, de modo ligeiro, sobre o que está a pensar ou sobre um sentimento. Não partilhe os seus sentimentos frios (por email ou outro meio) com um colega. Este exercício permite-lhe ficar alerta sobre o seu estado emocional.

Procure tratar aquilo que está a sentir, consigo próprio ou com uma pessoa da sua confiança e avalie com sinceridade porque é que está tão aborrecido. Será a falta de controlo? Medo? Vergonha? Stress?

Este processo ajuda a libertar as emoções negativas reprimidas antes de dar feedback para que não seja demasiado severo com o seu subordinado direto e faça mais mal do que bem.

Avalie a sua postura.

Os seus colaboradores podem ter problemas com a gestão de tempo. Mas também poderá querer perceber se também tem uma gestão de tempo complicada e de que modo, é que pode estar a influenciar os outros neste campo.

Se envia demasiadas tarefas em cima da hora, não dá orientações claras, recusa-se a definir prioridades, não tem sistema de acompanhamento, então as suas ações podem ter um papel nestas situações. Se espera que os seus colaboradores estejam sempre disponíveis por email, chat ou outros canais então eles não conseguem definir limites para se dedicarem ao trabalho. Nestes casos, está a causar ainda mais problemas à situação que eles vivem.

Ao identificar estas questões, antes de dar o feedback, também consegue reconhecer onde é que poderia ter estado melhor.

Identifique o stress.

No início deste ano, tive uma situação que considerei muito complicada com um adjudicatário externo. Tínhamos um grande projeto, que eu precisava que fosse finalizado, e estava tudo muito atrasado. Um dia, estava a pensar no assunto, e percebi que no âmbito do projeto maior, havia apenas alguns aspetos que eram os mais importantes. Assim, que esses aspetos estivessem completos, a minha ansiedade desaparecia, e haveria mais tempo para as outras partes.

Ao clarificar aquilo que era mais importante, senti-me muito menos ansioso e consegui comunicar aquilo que eu realmente queria pronto, urgentemente, mesmo que o projeto não estivesse todo pronto.

Reserve algum tempo para pensar o que é que poderá estar a causar esta falta na gestão do tempo dos seus colaboradores: Não tem aquilo que precisa para reuniões de acompanhamento importantes ou apresentações? Vive momentos de stress quando lhe pedem para ver as coisas na última da hora? As ações dos seus colaboradores custam-lhe tempo e dinheiro? Sente-se ansioso quando não existe uma boa comunicação? Quando responder a estas questões, vai conseguir estar mais focado quando estiver a dar feedback.

Diga aquilo que precisa.

Quando souber aquilo que o está a aborrecer, diga, com calma, aquilo que precisa de dizer, quando precisa disso e porque é que precisa disso. Também pode perguntar o que precisam de si para ter sucesso.

Embora se sinta tentado a descarregar toda a sua frustração nos seus subordinados diretos, em relação ao stress que lhe causaram ou os problemas que lhe trouxeram, uma abordagem ríspida, pode trazer o contra-ataque. Vão estar tão arrebatados com a sua fúria que vão desligar ou estar numa posição de defesa. Respire fundo, e tente lembrar-se que provavelmente eles tentaram fazer tudo bem, mas têm dificuldade nessa área.

Dê ajuda no início.

Há situações, nas quais dar feedback sobre aquilo que precisamos ou queremos pode melhorar a situação. Em outras situações, será necessário mais do que isso para as coisas seguirem em frente.

Para conseguir que os seus colaboradores diretos comecem, pense em agir da seguinte forma, com eles:

Organizar a situação de modo que fiquem confortáveis pode fazer uma grande diferença.

Valorize o progresso.

Quando observar uma movimentação na direção certa, mostre apreço por cada passo dado em frente. Pode até pensar que dar feedback tão cedo, antes de terem terminado a tarefa, pode fazer com que recuem. Mas normalmente acontece o contrário. O feedback positivo ajuda na construção da confiança, positividade, e motivação e pode impulsionar cada vez mais e melhores resultados.

Os seus colaboradores diretos podem fazer uma má gestão do tempo e podem-se sentir ainda pior do que as chefias diretas. Repreendê-los pode ser contraprodutivo, o aumento de emoções negativas sobre o trabalho pode provocar ainda mais atrasos, e não o contrário. Lembre-se está na mesma equipa. Em vez de a desfazer, permita o crescimento ao longo do caminho.

Providencie apoio extra.

Por vezes, estamos demasiado próximos de uma situação. Por mais que tente, nem sempre é possível dar um feedback objetivo e com calma. O colaborador pode não ser capaz de ser honesto connosco sobre o que se está a passar, porque passa horas ao telefone, ou mesmo uma situação de natureza familiar, que os pode estar a distrair.

Nestas situações, pode ser interessante estabelecer um contacto com o exterior e o colaborador, tal como uma formação em gestão de tempo, um formador interno ou externo, que pode ajudar a desenvolver estas competências. Alguém com experiência a ajudar pessoas a ultrapassar estes desafios e que está emocionalmente mais distante da situação, pode ser uma mais-valia, em vez de alguém que tem um historial de frustração.

Como líder, não pode forçar ninguém a melhorar a gestão de tempo. Mas a sua comunicação e ações podem fazer uma grande diferença na capacidade de os colaboradores diretos ultrapassarem as dificuldades e aumentarem a produtividade.

Texto adaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, da edição da revista da HBR da edição de maio de 2022, disponível em https://bit.ly/3OfF5pF.