Todas as manhãs escreve no topo da sua “To-Do List”,“Trabalhar na apresentação!”. Talvez até tenha sublinhado isso para não seesquecer. Mas no final do dia a sua resolução tornou-se num desespero: mais umavez, passou a maior parte do seu tempo em reuniões. E quando teve algum tempolivre entre as reuniões, não fez grandes avanços na apresentação.
Por isso, continua a esperar pela altura certa parase sentar e dedicar-se ao projeto de uma só vez. Mas as reuniões continuam e asua apresentação continua a definhar na sua “To-Do List”, a pesar na cabeça atéao ponto de não conseguir aguentar mais. Numa lufada de ar, trabalha todo o diae toda a noite para terminar a apresentação. Não compromete o prazo, mas sofresó de pensar na próxima vez que tem de cumprir tamanha tarefa.
Este ciclo de saber qual é a sua maior prioridade eter reuniões que o impedem de realizar as tarefas é bastante frustrante. Mascomo formador de gestores, já percebi que mesmo que esta seja a sua forma detrabalhar ao longo de uma vida, pode desenvolver uma forma menos stressante deabordar os projetos. Aqui tem algumas dicas para realizar projetos mesmo quandoprecisa de parar para reuniões.
Em primeiro lugar, quero desafiar a ideia de que háuma altura ideal para levar os projetos para a frente. Um dia sem reuniões, ouaté mesmo meio dia pode ser o ideal, mas pode nunca ter este tipo de dia.Esperar por o momento ideal para começar o projeto impede-o de começar. A melhorforma de trabalhar é aceitar a realidade das reuniões. De seguida, a melhorforma de trabalhar em projetos grandes é nos pequenos espaços entre asreuniões. Divida as grandes partes em pequenas partes. Pode utilizar as suaschecklists como guias para fazer progressos, sempre que tenha 30 minutos entreas reuniões. Por exemplo, para se preparar para uma apresentação, pode escrevero seguinte:
- Procure o email da sua chefia para perceber quaisos pontos chave a ser tratados;
- Procure as notas da última reunião;
- Fale com o responsável pelo projeto;
- Pensena estrutura da apresentação;
- Escreva um rascunho;
- Insira as tabelas;
- Verifique as citações;
- Corrijagralhas e números;
- Envie para aprovação da chefia;
- Agende uma reunião para ver o rascunho antes dareunião final;
- Organize a informação;
- Escreva a ata da reunião;
- Distribua o rascunho e a ordem de trabalhos dareunião no dia anterior.
Mesmo que consiga eliminar um destes itens de cadavez, está a fazer progresso. Mesmo que só se dedique à apresentação passadoalgum tempo, pelo menos, saberá o que está feito e o que resta fazer.
Outra estratégia é ocupar algumas brechas de tempono seu horário a dedicar-se ao seu projeto. Por exemplo, alguns dos meusclientes bloqueiam uma hora ou duas no seu horário para se focarem no trabalho.Alguns têm duas horas, dois blocos por semana, durante a tarde, que eles marcamcomo ocupado. Ao permitir uma hora por dia para se dedicar ao projeto,preferencialmente mais do que uma hora, dá-lhe tempo para ir construir o seutempo. É muito provável que tentem marcar reuniões durante esse tempo, massempre que possa não permita que tal aconteça.
Deixar algum tempo para os projetos, transformandoesse tempo em situações, deixa algum tempo entre as reuniões. Mas para que defacto consiga fazer os projetos, deve definir muito bem o que vai fazer nessetempo entre as reuniões. Se tal não acontecer, vai com certeza dedicar-se à primeiratarefa que lhe aparecer, como por exemplo, responder a um email.
Pode tomar decisões em como preencher o tempodedicado aos projetos, de várias formas. Uma das estratégias é marcar osprojetos à medida que os recebe. Por exemplo, quando uma reunião é marcada paraapresentar os últimos dados do projeto, deve imediatamente marcar no seucalendário, nas horas dedicadas ao trabalho, aquilo que deve fazer para sepreparar. Pode ter dois ou três projetos para trabalhar em powerpoint e umoutro para praticar com os seus colegas antes da reunião. Eu utilizo estaestratégia de planificação muitas vezes, onde deixo tempo para escreverartigos, tempo para clientes, etc. marco tudo no meu calendário assim que seios prazos e que recebo o projeto.
Outra forma de lidar com o calendário dos projetos éperceber quais as suas necessidades semanalmente. Pode fazer isto sozinho,embora em algumas situações isto faça sentido em equipa. Assim que estabeleçaas suas prioridades, coloque-as em blocos no seu horário. Isto vai dar-lhe umavisão realista daquilo que tem e vai dar-lhe a clarividência suficiente paraevitar mais uma semana de quase nenhum ou pouco progresso. Assim, quando sesentar para realizar o projeto, observe a sua lista para tarefas menores. Façaessas primeiro e use os últimos 10 minutos antes da reunião para verificar oseu email.
Certifique-se que completou as tarefas e deixe bemclaro o que fez para saber o que falta fazer. Pode até deixar algumas notas nasua lista, por exemplo, “enviei mensagem de voz para o gestor do projeto; darseguimento caso não tenha resposta até sexta feira.” E claro verifique ouelimine assuntos que já estão tratados.
Embora anseie pelo dia sem reuniões, conseguerealizar as suas tarefas entre as reuniões. Utilize estas estratégias paracomeçar a progredir nos seus projetos.
Textoadaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, publicado a 15 demarço de 2019 no website da Harvard Business Review (https://hbr.org/2019/03/how-to-get-your-to-do-list-done-when-youre-always-in-meetings).
