Trabalharcom um colaborador desorganizado pode ser uma experiência enlouquecedora. Deque forma é que consegue que o seu colega consiga desenvolver melhores formasde trabalho? Como é que consegue passar a mensagem da importância de estarsempre bem nas reuniões, organizar calendários e emails? E será possível ajudaralguém com uma tendência natural para a desordem?
O que dizem osperitos
Mesmo que não sejauma pessoa com uma secretária arrumada e uma to-do list organizada,poderá ser frustrante, para não dizer desolador, trabalhar com alguém que édesorganizado. “Não sabe se a pessoa está consigo, se vai conseguir cumprir osprazos, e, por isso, fica ansioso” diz-nos Elizabeth Grace Saunders autora do livro How to Invest Your Time Like Money. Pode ser complicado para si perceber como é que as outras pessoas conseguemtrabalhar assim. “Uma das principais razões que o levam à frustração edesagrado, é porque é uma situação diferente,” diz Elizabeth Grace Saunders. Falar sobre o assunto pode ser um desafio, masmuitas vezes é necessário. O objetivo, diz-nos Linda Hill, uma professora daHarvard Business School e coautora de Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a GreatLeader, é deixar claro “o que é que a sua equipaprecisa” e “o que é que pretende, enquanto chefe, para ser o mais produtivo eeficaz possível.” Aqui temos algumas estratégias.
Pense na dimensãodo problema
Em primeiro lugar,“esteja certo sobre a causa e o efeito” da desorganização do seu colaborador,diz Hill. Comece por perceber como é que a desorganização se manifesta.“Existem montes de papel por todo o lado? Não cumpre prazos? Chega atrasado àsreuniões?” Depois analise de que forma é que o comportamento do seu colaborador“interfere com a performance da sua equipa.” Pergunte-se a si mesmo: “Estapessoa está a criar uma atmosfera negativa ou é apenas uma forma diferente detrabalhar?” Se a sua conclusão for “desorganizada, mas de confiança, talveztenha de deixar andar”, diz-nos Hill. Saunders concorda, “É preciso perceberquais são as partes que são negociáveis e as que não são.” Por exemplo, a formadesorganizada que o seu colaborador deixa a secretária, por muito que o deixeralado, não é assim algo tão importante.
Seja comunicativo
Pense qual será aorigem do problema, diz-nos Hill. O seu colaborador foi sempre assim? Ou estecomportamento é novo? Seja compreensivo e comunique. “Pode nem imaginar aquiloque esta pessoa enfrenta para ser produtivo.” O seu colaborador pode até ter umdéfice de atenção e dificuldades de concentração, ou outras situações, quepodem dificultar a sua própria organização. Mostrar alguma compaixão podeaproximar o seu colaborador “sem julgamentos, sem culpas” acrescenta Saunders.No mínimo, reconheça que a organização não é o forte de toda a gente. “Pode atéser fácil para si, mas é muito difícil para algumas pessoas.” Um pouco dehumildade pode ser o caminho. Tenha sempre presente que também “não éperfeito.”
Fale com o seucolaborador
Se o seucolaborador está a transtornar a produtividade da sua equipa, então énecessário agir, diz Saunders. Faça com que o seu colaborador entenda “oimpacto e as consequências” da desorganização. Se falhar o cumprimento deprazos, a empresa acaba por perder dinheiro num projeto; ou por exemplo issocria uma espécie de crise entre os restantes elementos da equipa, ou até “dáuma má imagem aos clientes.” Aborde estas questões como forma de resolver estasituação. Diga, por exemplo, que prefere que as coisas sejam feitas com tempo,por oposição ao trabalhar em cima do joelho. Saunders aconselha a dizer algo dogénero: “Se o prazo de entrega do projeto é sexta feira, e não me envias a tuaparte até às 11 horas da noite, eu começo a ficar ansioso, pois não consigo darfeedback. Por isso, daqui em diante, gostaria que me enviasses a tua parte atéquinta feira de manhã, para que eu possa analisar e fazer alguns ajustes, casoseja necessário.” Lembre-se que como chefe, há coisas que pode pedir.
Partilhe práticasmais positivas
Pode ajudar o seucolaborador dando exemplos. Pode até utilizar os seus métodos e explicar aocolaborador “como é que consegue manter as coisas organizadas,” diz Saunders. Estesexemplos podem ser, por exemplo, o seu sistema “de to-do list, o seuarquivo, rotulagem e revisão das tarefas”. Podem existir pequenas coisas quefaz que a outra pessoa nem faz ideia, diz ela. Uma das coisas a reter: “Aspessoas com secretárias desorganizadas tendem a ser muito mais visuais” e porisso “funcionam muito melhor com o flipchart ou o quadro branco, do quepor exemplo com a folha de excel. Pode fazer da partilha uma daspráticas da sua equipa, sem exageros. “Partilhar é bom, mas não deve ser umadiretiva. O cérebro das pessoas funciona de forma diferente e tem de haverespaço para a flexibilidade.”
Dê conselhos sobrecarreira
Em vez derepreender, Saunders recomenda apelar aos próprios interesses do seucolaborador desorganizado. Ajudá-lo a compreender esta parte vai trazer benefíciospara o colaborador e vai fazer com que ele próprio sinta necessidade de fazeras mudanças. De acordo com Saunders “por norma as pessoas desorganizadastrabalham horas extra para compensar o trabalho.”. “Diga a esta pessoa que nãoquer que ele faça isso.” Também pode falar sobre o impacto que a desorganizaçãodele tem, na forma como os outros o veem. Hill diz “Pergunte-lhe se ele imaginacomo os outros o veem.” Mesmo, que o seu colaborador consiga desempenhar otrabalho no meio da confusão, os colegas podem não gostar do caos. Ela sugereorganizar a secretária por grupos. Diga algo do género: “Quando os colegas, aspessoas e os clientes – observam a secretária, podem pensar que estásobrecarregado. Não é do seu interesse que o vejam assim.
Divida as tarefas
Uma das principaiscaracterísticas das pessoas desorganizadas é a incapacidade de alocar tempo atarefas especificas, diz Hill. “Não sabem definir prioridades porque nem sequersabem por onde começar.” Se este for o caso do seu colaborador, “ajude-o aaprender como dividir as tarefas em pequenas tarefas.” No início do projeto,sente-se com o seu colaborador, e recorrendo ao quadro branco, faça o traçadodo projeto “a gestão do projeto, etapas fundamentais, objetivos e osresultados.”
Seja paciente
Finalmente, percebaque não há nenhuma solução final para este problema. “Já vi pessoas melhoraremneste campo, mas é difícil e demora algum tempo,” diz Saunders. Não desista doseu empregado desorganizado, principalmente se está a tentar melhorar. Em vezdisso, reconheça o esforço que tem feito e celebre os seus feitos. “Deve fazeristo quando ele aparece a tempo ou quando os prazos são cumpridos.”
Princípios a reter
Fazer:
- Verifique se a organização do seu colaborador impacta na sua performance.
- Explique que a organização é do interesse do próprio.
- Apele à compaixão. Não imagina a luta que esta pessoa vai enfrentar para se tornar mais produtivo.
O que não fazer:
- Mimar. Faça com que o seu colaborador perceba o impacto da desorganização e as consequências na sua equipa.
- Guarde as suas estratégias de organização para si. Partilhe a forma como consegue controlar os seus colaboradores.
- Ser impaciente. O progresso demora o seu tempo, por isso reconheça o esforço do seu colaborador e celebre o que ele alcançou.
Estudo de casonúmero 1: Ajude o seu colaborador a perceber o impacto da sua desorganização eofereça aconselhamento profissional.
Amy Brachio, sóciada EY Global, especializada em gestão de risco, supervisionou várias pessoasdesorganizadas ao longo da sua vida.
Houve uma pessoaque se destacou. Vamos chamar-lhe Zack. “A desorganização de Zack revelava-sena falta de organização da sua agenda,”, diz Amy. “Por isso acontecia muitasvezes de cancelar reuniões em cima da hora ou faltar a reuniões com colegas ouclientes.”
O Zack erainteligente e capaz, mas a sua incapacidade de estar presente quando eranecessário deixava a Amy e os seus colegas bastante despontados e frustrados.“Eu acreditava vivamente no seu talento, inteligência e criatividade naresolução de problemas, no entanto, ele ficou conhecido por ser uma pessoa emquem não se pode confiar e incapaz de dar seguimento aos assuntos.”
Depois de analisaro problema, Amy sabia que tinha de falar diretamente com o Zack. Ela tinha deter a certeza que ele percebia o impacto do comportamento dele na empresa. Eladisse-lhe que a insegurança que ele transmitia já chegava aos clientes eafetava a produção da sua equipa. Também lhe disse que a desorganização deleestava a afetar a imagem dele. Depois ela passou para o modo de resolução deproblemas. Eles analisaram formas de resolver o problema. “Focamo-nos empráticas dentro da organização, incluindo na forma como utilizar melhor a suaassistente e de que forma ele poderia utilizar o apoio da sua equipa durante asreuniões. Segundo Amy ele agradeceu o feedback.
A conversa correubem, e o Zack até deu início à implementação de algumas das práticas que elesfalaram. Não muito tempo depois da conversa deles, a Amy e o Zack perceberamque ele não estava na posição certa. No seu novo papel, segundo Amy, o Zackadaptou a forma como trabalhava e incluía mais o apoio dos outros e foi capazde manter uma reputação positiva com os seus colegas e clientes.
Estudo de caso nº2: Seja empático e disponível para dar formação ao seu colaborador
Rosie Perez, diretorafinanceira de uma empresa de planeamento e análise de consumo da AmericanExpress, recorda, no início da sua carreira, uma altura em que teve de gerir umcolaborador desorganizado.
A Rosie contratouesta pessoa, a quem vamos chamar Aaron, fora da empresa. Depois de algumassemanas a trabalhar, Rosie percebeu que ele não cumpria prazos, perdiainformação e estava sempre muito nervoso. No início, a Rosie pensava que estavarelacionado com o facto de estar a aprender uma nova profissão e numa novaempresa. Mas algumas semanas depois, quando a desorganização dele já impactavana equipa, Rosie percebeu que ele precisava de ajuda.
Rosie recorda-se que estava desconfortávelcom a situação. Eu não tinha a certeza se iria receber aquilo que tínhamoscombinado. Isto também me deixava sentir culpada quanto aos efeitos que isto iriacausar equipa deles. Quando ela se dirigiu ao Aaron sobre o assunto, ela foisimpática e deixou bem claro, que ela era uma aliada dele. Rosie disse-lhe queser organizado não era algo natural para toda a gente, até mesmo para ela.Também lhe disse que demorou até perceber quais os sistemas que funcionavammelhor para ela. Mas depois de perceber o que melhor funcionava para ela, tevegrandes benefícios.
Ela também apelou ao sentimento de trabalhoem equipa para que ele percebesse a importância de ser mais organizado. Rosietambém lhe disse que enquanto ficava satisfeita com o entusiasmo dele com novosprojetos, esperava que ele estruturasse melhor e organizasse o tempo queprecisava para rever e refletir cada um dos passos.
Juntos discutiram de que forma é que elepoderia criar calendários mais detalhados e definir etapas a longo prazo; tempoextra para rever, refletir e planear, calendarizar reuniões de acompanhamentoregulares com a Rosie de forma a ter a sua ajuda, antes que fosse tarde demais.
Não foi fácil e houve alguns recuos, mas oAaron melhorou. “Estou orgulhosa, pois ele fez algumas melhorias que reforçarama qualidade do seu trabalho e de todo o processo.” diz Rosie.
“Demora muito tempo a mudar algo que estáenraizado, mas que pode ser trabalhado. O mais importante, como gestores, éajudar os nosso colegas, dando-lhes um feedback construtivo e objetivo.”
Texto adaptado do artigo da autoria deRebecca Knight, publicado no dia 31 de dezembro de 2018 disponível em: https://hbr.org/2018/12/how-to-manage-someone-who-is-totally-disorganized
