Na maioria das empresas ser convocado para umareunião importante não é algo comum. Os colaboradores vêm a situação comopotencialmente embaraçosa e desconfortável. Contudo, esta convocatória pode edeve ser encarada como uma oportunidade para causar boa impressão.
A investigação da Google sobre equipas de altodesempenho revelou duas características frequentemente presentes nas suasreuniões: a ampla participação e a segurança psicológica. Convidar as pessoas éfundamental para ganhar ampla participação. Enquanto o grupo estiver envolvidocom as temáticas da reunião e enquanto as pessoas estiverem atentas, asegurança psicológica estará lá.
Em vez de esperar que a sua chefia ou a pessoa queestá a conduzir a reunião o coloque em destaque, vá-se preparando para aoportunidade de brilhar. Veja como:
Prepare-secuidadosamente para casa reunião.
Se o organizador da reunião tiver enviado comantecedência uma lista de assuntos, examine-a e, para cada tópico, anote todasas perguntas/dúvidas/sugestões que tiver e todos os pontos nos quais podeajudar. Convém que faça este exercício antes da reunião, contudo também devetirar notas durante a reunião. Estar atento esclarecerá o seu pensamento.
Acrediteem si
Não considere as suas ideias irrelevantes ou comuns.As suas ideias, perguntas e opiniões costumam ser mais importantes do queaquilo que imagina. Cada combinação de experiência, compromisso e preocupaçõesé única e, por isso, lembre-se que os seus inputs são relevantes. Se valorizaro seu pensamento e as suas ideias, os outros também o irão respeitar evalorizar.
Se nãovai acrescentar valor, não fale
Se foi chamado a intervir, mas sente que não tem nadade novo/útil que contribua para a reunião, pode subtilmente passar a palavra aoutro colega. Evite passar a ideia de falta de interesse ou preparação. Diga,por exemplo, que a sua “opinião já foi expressa por outros colegas”.
Comecedevagar
Se decidir que vai falar, faça uma pausa rápida ecomece a falar de forma clara e pausada. Muitas vezes, quando somos apanhadosde surpresa, falamos muito rápido e acabamos por confundir os colegas. Não háproblema em respirar fundo antes de começar a falar!
Comece asua intervenção com uma nota introdutória
Deixe que o grupo de trabalho saiba o que vai dizer.Pode iniciar a sua intervenção dizendo “Tenho um comentário e uma pergunta” ou“Vou abordar três aspetos que considero fulcrais para este projeto”. Esta notaintrodutória irá ajudar a estruturar o pensamento do grupo e também o seu.
Quandoapropriado, pense em voz alta
Caso sinta a necessidade de divagar, faça-o! Élegitimo divagar desde que o faça de uma forma segura e estruturada (dentrodaquilo que é aceitável para uma reunião, claro).
Pratiquerespostas padrão
É muito útil ter certos tipos de resposta previamentepreparados. As seguintes frases e perguntas podem ajudá-lo quando estiver aintervir numa reunião:
o Desenvolva a sua pergunta um pouco, porfavor. Se não tem a certeza do que lhe pediram para comentar, peçaclareza. Se o interlocutor lhe facultar mais contexto, é provável que encontreuma resposta mais direta e relevante. Não use esta pergunta como uma táticapara ganhar tempo/empatar.
o Não tenho essa informação. Quandonão sabe de algo, não dê desculpas. Seja honesto, mas indique um prazo deresposta.
o Como está determinado assunto à data dareunião. Por vezes, será questionado sobre o estado de algumprojeto/problema/decisão. Faça um resumo da situação e de como a reunião foiimportante para absorver inputs.
o Penso que percebi a ideia, mas tenho umaopinião diferente. Posso dizer? Quando discordar de algo, deve dizê-lo.É extremamente útil que apresente os seus comentários de forma a que ajude aoutra pessoa a entender a sua opinião.
o Embora prefira uma abordagem diferente, ireiapoiar esta. Por vezes, pode ser questionado sobre se apoia uma decisãoque está a ser tomada. É fácil dizer “sim” se efetivamente concordar. Contudo,ocasionalmente, poderá ter de aceitar uma decisão contrária à sua opinião.
o Respondi à sua questão? Depois deresponder é inteligente perceber se conseguiu corresponder às expetativas doseu interlocutor.
Alguns dos melhores momentos da vida profissionalocorrem quando as chefias depositam confiança no seu trabalho e na forma comoenfrenta os desafios. Ser chamado para uma reunião importante pode não ser omomento onde vai mudar a sua vida, mas quando os outros solicitam as suas opiniões,ideias e perguntas é uma oportunidade – não apenas para agregar valor, mas tambémpara mostrar as suas capacidades!
Texto adaptado do artigo da autoria de Paul Axtellpublicado no dia 09 de abril de 2018 no website da HBR (https://hbr.org/2018/04/how-to-respond-when-youre-put-on-the-spot-in-a-meeting).
