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Provavelmente, o seu trabalho consiste em escrever constantemente: propostas para clientes, memorandos para diretores, um fluxo permanente de e-mails para colegas… Mas como pode garantir que sua escrita é clara e eficaz? Como pode elaborar as suas comunicações, de forma a destacarem-se?
Vários diretores, que têm o seu tempo reduzido, podem pensar que melhorar a escrita é um exercício entediante ou mesmo insignificante. Mas, saber como formar uma frase inteligível é essencial para uma comunicação eficaz, para fechar um negócio, ou para se distinguir dos restantes colegas. Uma escrita clara significa um pensamento claro. Até pode ter ideias magníficas mas, se não as souber comunicar, ninguém vai perceber. Felizmente, todo a gente tem a capacidade de melhorar. A escrita eficaz não é um dom com o qual se nasce, mas sim uma habilidade que se desenvolve.
Pense antes de escrever
Antes de pôr a caneta no papel, ou as mãos ao teclado, considere o que vai escrever. O erro que muitas pessoas cometem é começar a escrever prematuramente. Normalmente, as ideias surgem enquanto são escritas, tornando-se menos estruturada, mais estranha e repetitiva. Pergunte a si mesmo: O que é que a minha audiência vai ficar a saber depois de ler este e-mail, proposta ou relatório? Se a resposta não é imediatamente clara, então é porque algo não está certo. Dê um passo para trás e gaste algum tempo a estruturar os seus pensamento.
Seja direto
Faça com que os seus colegas percebam o que quer dizer, logo desde o início. Muitas pessoas acham que o estilo de escrita que desenvolveram na escola não funciona bem no mundo dos negócios. Uma das grandes doenças da escrita empresarial está relacionada com o adiamento da mensagem para o meio do documento ou email. Ao, sucintamente, apresentar a sua ideia principal em primeiro lugar, está a economizar tempo, tanto do leitor como o seu. Ao escrever memorandos e propostas mais longos, o melhor é mesmo descrever o problema e sugerir uma solução logo no início da página, em não mais do que 150 palavras. Esforce-se para ser sintético. Se o começo do documento não está bem, então o resto da escrita também não estará.
Corte as ‘gorduras’
Não use três palavras quando uma seria o suficiente. Leia o documento que escreveu com olhos críticos e certifique-se que, cada frase utilizada, vai ao encontro daquilo que quer transmitir. Corte tudo aquilo que é desnecessário. Mal os leitores sintam que um texto é demasiado barroco, automaticamente desligam.
Evite jargões e palavras compridas
A escrita empresarial é cheia de chavões e siglas específicas. E, enquanto esses termos são muitas vezes inevitáveis e podem, ocasionalmente, ser úteis, muitas vezes indicam uma certa preguiça no pensamento. Escreva demasiados termos complicados e o seu leitor achará que o computador está em piloto automático ou, pior, não entende o que escreveu. A verdade é que o jargão não acrescenta qualquer valor, no entanto, a clareza e concisão nunca saem de moda. Crie uma ‘lista negra de jargões’. Deve também evitar o uso de linguagem ‘floreada’. Por vezes considera-se que o uso de palavras longas, quando podia ser utilizada uma mais curta, é sinónimo de inteligência. Mas não é.
Leia o que escreveu
Coloque-se no lugar do leitor. O seu ponto está claro e bem estruturado? Utiliza frases simples e concisas? Leia em voz alta, é aí que as falhas se revelam: as lacunas nos seus argumentos, os parágrafos demasiado longos… E não tenha medo de pedir a um colega ou amigo – ou melhor ainda, vários colegas e amigos – para editar o seu trabalho. Seja aberto ao feedback. A edição é um ato de amizade, não é um ato de agressão.
Pratique todos os dias
Escrever é um dom. E os dons melhoram com a prática. Leia, diariamente, livros ou documentos bem escritos, e esteja atento às escolhas de palavras e à estrutura das frases. Invista numa boa gramática e, mais importante ainda, arranje tempo na sua agenda para edição e revisão de textos e documentos. Escrever e refazer sua própria escrita é onde a mudança acontece. O tempo será bem empregue pois, os bons escritores, destacam-se no trabalho.
Princípios a ter em conta:
A fazer:
• Planeie o que quer dizer, para tornar a sua escrita mais direta e eficaz.
• Use as palavras com moderação e mantenha as frases curtas e diretas.
• Evite o uso de jargões e as palavras “sofisticadas”, substitua-as por palavras claras e simples.
A não fazer:
• Insista na ideia de que, simplesmente, não sabe escrever. Qualquer um pode melhorar a escrita, basta praticar.
• Mentalize-se que o primeiro esboço está perfeito, ou mesmo razoável. Todos os documentos podem ser melhorados.
• Esconder o seu argumento no meio do documento. Apresente a sua ideia principal, logo que possível.
Adaptado do artigo da autoria de Carolyn O’Hara publicado emwww.hbr.org dia 20 de novembro de 2014
