Artigo traduzido e adaptado de “How to Get Better at Delegating“
Talvez você pense que é mais rápido fazer tudo sozinho. Ou então está com um prazo apertado e não quer arriscar não cumpri-lo. Ou talvez ainda não confie totalmente na sua equipa. Se delegar parece uma luta, não está sozinho — mas está a limitar-se. Delegar não é apenas passsar tarefas; é manter o progresso, desenvolver a equipa e focar-se no que realmente importa. Então, por onde começar? Como permanecer envolvido sem controlar obsessivamente? E como parar de pensar que só você faz bem?
O que dizem os especialistas
Delegar pode parecer simples, mas o verdadeiro desafio é superar as barreiras emocionais que dificultam abrir mão, diz Dave Kerpen, autor de Get Over Yourself: How to Lead and Delegate Effectively for More Time, More Freedom, and More Success. Desconfiança, necessidade de controlo, perfeccionismo e medo de falhar podem deixar-nos presos aos pormenores ou a fazer tudo sozinhos. Kerpen sugere olhar para o quadro geral. Sim, “tem medo de perder clientes, parecer ridículo ou errar — mas consegue ultrapassar esses medos e ser corajoso na mesma?” No fundo, os ganhos da delegação vão além de concluir tarefas ou de uma equipa produtiva. “Têm a ver com como escolhe gerir o seu tempo, foco e, em última análise, a sua vida.” Veja a delegação como o seu “sistema de gestão de energia pessoal”, diz Emily Morgan, fundadora da Delegate Solutions e autora de Let It Go!: How to (Finally) Master Delegation & Scale Freedom Across Your Organization. “A sua energia é o seu recurso mais importante, e ao delegar, redireciona-a para as suas contribuições mais impactantes.” Aqui fica como pôr isso em prática.
Reconheça os seus hábitos de auto‑sabotagem
Antes de delegar eficazmente, precisa de identificar o que o está a bloquear, diz Morgan. Reconheça os padrões que o transformam num “gargalo”. É dos que trabalha isoladamente, tentando fazer tudo sozinho? Um herói que aparece sempre a salvar o dia? Um sonhador que lança ideias enquanto a equipa se esforça para acompanhar? Ou um interventor (nome mais simpático para microsgestor) que insiste em estar em tudo? Depois de reconhecer estas tendências, pergunte-se: qual o custo real — não só para si, mas para a equipa e o trabalho? “Seja muito claro sobre onde quer investir o seu tempo”, aconselha Morgan. E não deixe que experiências passadas o impeçam. Pensamentos como “não sou bom a delegar” ou “tentei antes e correu mal” criam um ciclo que se perpetua. “A realidade é que uma vez comprometido com a delegação, o ‘como’ não é complicado”, diz Kerpen.
Determine quais tarefas pode delegar (spoiler: há muitas)
Segundo Kerpen, há apenas três coisas que um gestor não pode delegar: estratégia e visão — o trabalho de cabeça, por isso é líder; decisões de contratação; e garantir acesso a recursos e orçamentos. Tudo o resto? Deixe partir. Quando uma tarefa chega até si, pergunte: alguém mais pode fazê-la? Se não se encaixa nessas três categorias, a resposta é provavelmente “sim”. Embora seja mais fácil delegar tarefas que não gosta, é mais difícil passar aquilo em que é bom e que gosta, diz Morgan. “São as tarefas mais difíceis de largar porque ocupam muito do seu tempo e fazem-no sentir-se importante e necessário.” Mas acumular essas funções priva a equipa de oportunidades de aprendizagem. “Veja a delegação como forma de expandir as competências deles.”
Comece devagar
Dê passos pequenos. Morgan recomenda começar por “frutos maduros”: tarefas simples, de esforço mínimo e de rápida conclusão. “Ter vitórias rápidas dá um impulso positivo.” Foque-se em tarefas rotina com passos claros que outros consigam reproduzir, como relatórios semanais ou notas de atualização. “Documente-as num processo e capacite a equipa”, sugere ela. Dar aos outros a hipótese de se mostrarem também ajuda a resolver eventuais questões de confiança, acrescenta Kerpen. Começar com tarefas pequenas promove desenvolvimento gradual de competências e “constrói confiança mútua”. E lembre-se: “as pessoas vão errar, porque somos humanos; isso faz parte do processo de aprendizagem.”
Escolha bem a quem delegar
Precisará de alguém a quem atribuir a tarefa. Pense amplamente, diz Morgan. Pergunte-se: quem são os líderes emergentes? Quem tem interesse, capacidade e talento para a tarefa? Quem precisa de aprender algo novo? E, claro: em quem confia? Comece por pessoas fiáveis, que cumprem prazos e estão dispostas a aprender. Se estiver a ficar sem ideias, pode ser um sinal dos seus problemas de controlo. “Nem sempre precisa de ser o herói”, diz Morgan. Além disso, acrescenta Kerpen, “se pensa que não tem a pessoa certa a quem delegar, é sua responsabilidade encontrá-la.” Há muitas opções além da sua equipa: contratados, freelancers, ou até IA. “Seja criativo e não deixe que obstáculos imaginários o travem.”
Seja claro, mas dê autonomia
Seja direto quanto às expectativas e ofereça orientações, mas sem exagerar, diz Morgan. Explique a tarefa, defina um prazo e dê uma estimativa de tempo. “As coisas descarrilam quando alguém investe uma semana numa tarefa que pensava durar algumas horas.” Partilhe a sua visão do resultado final e comunique, verbalmente e por escrito, o que significa sucesso. Como diz Kerpen, “delegue resultados, não tarefas”, e dê à equipa liberdade para descobrir como alcançá-los. “É arrogante pensar que sabe a melhor forma de fazer algo.” Se estiverem alinhados em relação ao objetivo, vão encontrar a forma de o atingir. Forneça direção suficiente para manter o alinhamento, mas deixe espaço para criatividade. Depois, “entregue de facto o controlo”.
Acompanhe, mas não supervisione cada passo
A frequência de acompanhamento depende do projeto e da complexidade da tarefa. Algumas iniciativas precisam de pontos diários, outras só de revisões semanais. Kerpen sugere focar-se em duas perguntas-chave: “Como está a correr? E que bloqueios tem?” Desta forma, mantém a conversa centrada na procura de soluções, não em relatórios vazios. Evite mensagens constantes no Slack e interrupções desnecessárias. “Não seja o equivalente digital de respirar por cima do pescoço de alguém”, alerta. Para quem necessita mesmo de estar a par de tudo, Morgan recomenda formas de monitorar sem interromper o fluxo da equipa. Uma plataforma de gestão de trabalho, por exemplo, pode ajudar a acompanhar o progresso sem ser intrusivo. “Assim, pode respirar tranquilo, sabendo que está tudo a desenrolar-se bem.”
Oriente, escute e peça feedback
Pense em si como treinador e animador, diz Kerpen. “O papel do treinador é extrair o melhor das suas pessoas.” Não está lá para garantir que tudo seja feito perfeitamente ou exatamente à sua maneira; está para inspirar e orientar. Partilhe a sua experiência e enquadre o trabalho no contexto maior. “Ajude a equipa a ver como o trabalho deles se integra no todo”, diz Morgan. “Porque é que importa?” Encoraje a equipa a perguntar e a dar-lhe feedback também. Sem comunicação aberta e permanente, “a delegação pode sair fora do trilho.”
Lembre-se: progresso, não perfeição
Delegar eficazmente é “capacitar a sua equipa, treiná-la para o sucesso e dar-lhe as ferramentas de que precisa, ao mesmo tempo que a incentiva”, diz Kerpen. O melhor de tudo é que ganhará mais tempo, energia e espaço para se focar no que é mais importante, tanto profissional como pessoalmente. Dito isto, seja realista: delegar não é uma solução milagrosa. Há ainda trabalho a ser feito. “Preparar-se mentalmente e no calendário é fundamental”, diz Morgan. “Mesmo que alguém faça um trabalho com 80 % da sua qualidade, ou apenas avance parcialmente, isso já é uma vitória.” No fim de contas, “não queremos perfeição. Queremos progresso, e a delegação é a ferramenta para isso.”
Princípios para lembrar
Faça
- Afaste-se do seu caminho. Confronte os seus medos, confie na equipa e redirecione a sua energia para o trabalho de maior impacto.
- Comece por frutos maduros. Identifique tarefas simples e repetíveis para criar confiança e positivo impulso para si e para a equipa.
- Encare a delegação como um diálogo bidirecional. Inspire, oriente e encoraje a equipa a dar-lhe feedback.
Evite
- Limitar o seu conjunto de talentos. Olhe para além da sua equipa imediata: contratados e freelancers podem trazer perspetivas novas.
- Micromanagement. Em vez disso, acompanhe com perguntas focadas no progresso e obstáculos.
- Obsessão pelo resultado. Delegar envolve perceber que 80 % feito por outro é infinitamente melhor do que 100 % feito apenas por si.
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