Ao entrar em qualquer ginásio do mundo, o que é que vê? Você mesmo. Ou melhor, reflexos. Não importa se o ginásio é numa cave ou na Park Avenue, em Nova York – existem espelhos. Muitos espelhos. Os espelhos não são uma manifestação do narcisismo dos clientes. São, na verdade, um importante componente: servem para ajudar a fazer os exercícios de forma correta. Agem como um check-up, em tempo real, da atividade, permitindo que se ajuste, rapidamente, o movimento.
O feedback visual vai para alémde simples espelhos. Hoje, dezenas de aplicações e dispositivos permitem um supervisionamentodos exercícios físicos. Não importa qual a atividade, é possível perceber o quese está a fazer, precisamente enquanto se faz.
Por outro lado, considere otípico ambiente de escritório. O que é que vê? Na maioria das vezes, pessoasdebruçadas sobre o computador, escrevendo de forma furiosa. Ou pessoas debruçadassobre os seus iPhones em reuniões, digitando furiosamente. Como é que essestrabalhadores conseguem determinar se estão a fazer o trabalho em condições? E comoé que percebem se o seu método de trabalho funciona como deveria?
Essa invisibilidade criaproblemas reais. Na melhor das hipóteses, significa que, acompanhar o trabalho,requer pouca atenção nas reuniões. Na pior das hipóteses, significa que não sepode fazer melhorias antes de os resultados mensais ou trimestrais saírem. Estes atrasospodem causar estragos. Voltando à metáfora do fitness, não há forma de melhoraro processo até ter uma lesão ou até desmaiar no meio de uma maratona. Quando se perceberque o processo não está a funcionar, já será tarde demais.
Tornar o progresso visível
Uma empresa de San Francisco,especializada em registo de patentes de dispositivos médicos, desenvolveu umsistema visual para gerir o fluxo de trabalho entre os seis advogados. Aqui estáo placard disponível no escritório:
Caixa amarela: Cadaetiqueta nesta caixa pertence a um advogado. Estas etiquetas funcionam de formatransversal para a distribuição do trabalho.
Caixa vermelha: Asetiquetas na caixa vermelha representam o trabalho do cliente que será feitodurante as próximas duas semanas. Cada etiqueta explica o trabalho específicopara cada advogado e para cada cliente.
Círculos cor de laranja:Os números nos círculos laranja (nas etiquetas da caixa vermelha) referem-se aos dias que se estima serem necessários para cada tarefa. Isto previneos advogados de serem sobrecarregados durante as semanas seguintes. Quando o trabalho é finalizado, os advogadosanotam o número real de dias que a tarefa demorou.
Caixa azul: As três etiquetasna caixa azul formam colunas para tarefas em estados críticos: “à espera decomentários”; “fazer revisões”; “preencher em breve”. Assim que o trabalho éfinalizado, os advogados movem as etiquetas da área central da caixa vermelhapara a área por baixo da caixa azul. Esta secção do quadro mantém a velocidadedo trabalho – ou o ritmo de trabalho – impedindo que a questão do clientese desvie das atenções devido a outro trabalho.
Caixa verde: As etiquetas dacaixa verde mostram as tarefas que precisam de ser feitas a médio prazo. No tempodevido, estas etiquetas são movidas para a secção central do quadro na caixavermelha.
O movimento das etiquetas noquadro mostra o progresso do trabalho de cada pessoa – e o mais importante –mostra se alguém está com dificuldades. Para os Recursos Humanos, este sistemaé benéfico. Mesmo para o mesmo tipo de tarefa, o número de dias estimado para as completar difere mediante a experiência de cada pessoa. Isto significa que otrabalho pode ser alocado; que os salários podem ser relativos às habilidadesdas pessoas; e que esses salários podem ser ajustados quando é claro que oadvogado desenvolveu as suas competências de forma a justificar um aumento.
Repare como estes controlosvisuais funcionam da mesma forma que os espelhos ou que os dispositivos dosatletas. Eles providenciam um claro feedback de como o processo global está a funcionar,de que forma é que os ajustes devem ser feitos para melhorar as performances. Igualmenteimportante, dão um feedback a cada advogado de como estão a ir em relação àsexpectativas. No final do dia, tanto o advogado como o chefe podem ver em queponto se encontram.
Melhorar o fluxo de informações
Outro benefício do sistema visualé o melhoramento no fluxo de informação. Na maioria das companhias, o fluxo de informaçãoé dificultado por caixas de entradas e reuniões sem grande valor. A informação valiosafica presa em caixas de entrada, cheias de informação que não interessa. Tempo valiosoé canalizado para reuniões de apresentações que consomem quase metade do dia.(Já para não falar do tempo gasto a escrever emails e a preparar Power Points.)
Os sistemas de gestão reduzem anecessidade de atualização porque os problemas estão sempre à vista de todos. Émais fácil (e mais rápido) para um treinador físico mostrar o que está erradodo que escrever uma dissertação sobre biomecânica. Da mesma forma, as ferramentasvisuais reduzem os emails e as reuniões, mostrando o que está a acontecer.
Qualquer atleta, qualquer pessoaque quer ser fitness e qualquer treinador usa o sistema visual para melhorar asperformances e evoluir.
Tal como qualquer atleta, umaempresa tenta que o seu processo seja visível, de forma a conseguir segurança,velocidade e qualidade – e alinhar as pessoas em torno de um entendimentocomum, objetivos comuns e fazer os ajustes necessários, em tempo real e evoluirpara um nível mais alto.
Texto adaptado de um artigo publicado na Harvard Business Review, em 24 de setembro de 2015.
