Todos sabem que é importante pesar os custos e os benefícios antes de comprometer recursos. Então, quais são as estratégias cruciais quando se prepara um orçamento? Como se pode garantir que um orçamento irá ajudar uma empresa a alcançar as suas metas estratégicas?
Os orçamentos devem ser ambiciosos mas, ao mesmo tempo, realistas. O ideal é traçar um orçamento possível de executar, não subestimando as possibilidades.
Em primeiro lugar, deve fazer uma lista de três a cinco objetivos que merecem ser alcançados durante o período orçamentado. Por exemplo:
• Aumentar as vendas brutas em 5%.
• Diminuir os custos administrativos.
• Reduzir os inventários a 2% até o final do ano fiscal.
É necessário certificar-se que esses objetivos estão em harmonia com as prioridades estratégicas da organização.
Em seguida, há que perceber como alcançá-los. (Tendo sempre em mente que um orçamento é apenas um plano com números.) Como gerar mais receita? São necessários mais representantes de vendas? Onde é possível cortar custos ou reduzir stocks?
Outras questões a considerar quando se prepara um orçamento são:
• Prazo. O orçamento é apenas para este ano, ou é também para os próximos cinco? A maioria dos orçamentos aplica-se somente ao ano seguinte e é revista a cada mês ou a cada trimestre.
• Suposições. Na sua forma mais simples, um orçamento cria projeções, adicionando suposições aos dados atuais. Olhe bem para as suposições que está a fazer. Imagine que as vendas sobem 10% no próximo ano se adicionar duas pessoas no escritório. É importante explicar o fundamento dessa suposição.
Imagine-se na posição de um gerente, com recursos limitados e muitos pedidos para financiamento: Nessas circunstâncias, o que iria convencê-lo a conceder um pedido de dois funcionários adicionais?
Articular as suposições
Normalmente, os budgeters usam o orçamento do ano anterior como ponto de partida para obter ideias sobre como aumentar a receita, reduzir custos, ou ambos.
Não olhe apenas para a receitas específicas ou para o custo de certos itens, porque a receita e os custos estão intimamente ligados. Em vez disso, pergunte-se o que é que o orçamento mostra sobre as operações do ano passado. Ao interpretar o orçamento do ano anterior, pode tomar a decisão de contrar mais pessoas, que ajudem a empresa a crescer ainda mais ou, então, eliminar alguns produtos.
Mas existem outras perguntas que deve ter em mente:
• Os preços vão manter-se, vão ser reduzidos ou aumentados? Um aumento de preços de 3% pode compensar o déficit de vendas do orçamento de 2014, desde que não se diminua a procura.
• Tem planos de entrar em novos mercados, procurar novos clientes, ou utilizar novas estratégias de vendas? Quanta receita extra espera que estes esforços tragam? Quanto vão custar estas iniciativas?
• Será que os fornecedores são suscetíveis de aumentar ou diminuir os preços? Existem planos para mudar de fornecedor? Será que a qualidade vai sofrer com esta medida? Se assim for, como vai afetar as vendas?
• É necessário melhorar o produto para manter os clientes atuais?
• Será que a equipa precisa de mais formação?
• Há planos para novos projetos?
Articular respostas a perguntas como estas garantem que as suposições não vão ficar por examinar, detalhadamente. Estas perguntas ajudá-lo-ão a criar um orçamento o mais realista possível.
Quantificar suas suposições
É preciso traduzir as suas suposições e cenários em dinheiro. Comece com o orçamento do ano passado e faça as mudanças que achar necessárias. Se todo o pessoal precisa de formação tente perceber, por exemplo, quanto é que isso vai custar. Peça aos seus colegas ideias sobre custos. Consulte sites de associações comerciais ou publicações com dados sobre médias de empresas e indústrias.
Depois deve perguntar-se: Será que este orçamento cumpre as metas do seu departamento? O orçamento é viável? Até pode estar perfeitamente satisfeito com ele, mas vai precisar de mais para conquistar a administração.
Texto adaptado do artigo da autoria da Harvard Business Review Staff, publicado no dia 20 de julho de 2015 em www.hbr.org
