O local de trabalho moderno é inundado por reuniões, muitas delas, terríveis. Como resultado, a maior parte das pessoas, odeia-as. O problema é este: o objetivo das reuniões é abordar assuntos que, de outra forma, não seriam abordados. E, no entanto, a maioria delas é desprovida de debates reais.
Para melhorar as reuniões que leva a cabo, e para salvar aquelas para as quais é convidado, concentre-se em tornar a discussão mais robusta.
Quando as equipas têm uma boa discussão durante uma reunião, os membros debatem problemas, consideram alternativas, desafiam-se uns aos outros, escutam opiniões minoritárias e examinam pressupostos. Todos os participantes podem falar sem medo de retaliações. No entanto, muitas pessoas afastam-se do conflito, confundindo desacordo e debate com ataques pessoais. Na realidade, esse tipo de fricção produz as melhores decisões. Num estudo recente, com 5.000 gestores e colaboradores, foi descoberto que os melhores desempenhos geram mais discussões rigorosas em reuniões de equipa. (A amostra incluiu gestores seniores e juniores e contribuidores individuais de uma variedade de indústrias. O objetivo era identificar, estatisticamente, os hábitos de trabalho que se correlacionam com o melhor desempenho).
Então, como gerar um bom debate em reuniões? Aqui estão algumas dicas práticas:
Comece por fazer uma pergunta, sem pronunciar a sua opinião. Quando um manager começa a reunião por dizer: “Eu acho que devemos fazer X, e gostava da vossa opinião”, todos acabam por concordar. Se o objetivo é ter uma discussão real, deve começar-se com uma pergunta. Porquê? Primeiro, enquadra o problema a ser debatido; se o problema for muito geral, a discussão irá abordar vários tópicos, se for muito específico, irá limitar as opções de resposta. Então, deve ponderar qual é a melhor questão; e certifique-se de que a pergunta não é tendenciosa. Em segundo lugar, indique que quer um debate real. Em terceiro lugar, convide pessoas com ideias diferentes.
Ajude as pessoas tímidas a falar (e não permita que os mais faladores dominem). Mesmo com boas perguntas, muitas pessoas abstêm-se de falar. Alguns ficam intimidados, particularmente as novas contratações e juniores. Outros temem retaliações. Alguns é provável que não partilhem as suas verdadeiras opiniões por razões ‘políticas’. As pessoas introvertidas não gostam do desconforto de uma discussão atribulada, com vozes altas. No entanto, muitas podem dar importantes contribuições.
Para os atrair, tente abordá-loscom antecedência, dizendo, por exemplo: “Vamos ter uma reunião. Sei que tens umponto de vista particular, e acho que é muito importante que ele seja ouvido. Gostavade garantir que vais partilhá-lo com o grupo”. Dê o seu apoio (“Obrigado poresse importante contributo”). É melhor tentar que as pessoas falem numa reuniãode grupo do que em discussões one-on-one.Quando as pessoas falam em reuniões, beneficiam da sabedoria coletiva do grupo.
Certifique-se de que as pessoas arriscam – não deixe os tubarões governarem. Crie uma atmosfera de segurança psicológica, como a professora de Harvard, Amy Edmonson, explica: “Um clima em que as pessoas se sintam livres para expressar pensamentos e sentimentos relevantes para o trabalho.”
Para criar esse clima, dê o exemplo (“Deixem-me lançar uma ideia arriscada…”); apoie aqueles que se esforçam (“Valorizo, verdadeiramente, essas sugestões…”); e ‘sancione’ aqueles que ridicularizam os outros (“Não quero esse tipo de linguagem aqui…”).
Adote a opinião contrária. Por exemplo, se estão a ponderar aumentar o preço de um serviço, pergunte por que não baixar. Isso vai forçar as pessoas a ter argumentos sólidos para os seus pontos de vista. Provoque uma reação: dê uma resposta ridícula e as pessoas vão, imediatamente, responder. Também pode pedir a um colega que seja o advogado do diabo, dando sempre a opinião contrária. Certifique-se de que tem a visão contrária na discussão.
Cultive defensores transparentes (e livre-se dos vendedores mais insistentes). Quando compra um veículo usado num stand, o vendedor irá dizer-lhe todos os pontos positivos sobre o carro e nenhum ponto negativo. Numa discussão, é bom que as pessoas proponham ideias nas quais acreditam, mas também é importante ser totalmente honesto sobre os pontos negativos. O problema é que há uma tendência humana de passar de um advogado transparente para um vendedor de carros agressivo: as pessoas tendem a prestar mais atenção aos dados que confirmam a sua ideia, ‘esquecendo-se’ de avaliar os pontos negativos. Pode combater essa tendência, forçando as pessoas a mostrar o negativo: “Quando apresentares a tua ideia na reunião de amanhã, quero ver os cinco maiores riscos, e vamos discuti-los”, ou pode pedir um pré-mortem “Supondo que a ideia falhe, quais seriam os principais motivos do fracasso?”
O objetivo de uma reunião é ter um debate que irá resultar numa ótima decisão. Como se comporta nessas reuniões para melhorar o debate, é um fator crucial. Não odeie reuniões, torne-as melhor.
Texto adaptado do artigo da autoria de Morten T. Hansen, publicado a 10 de janeiro de 2018 em: https://goo.gl/pDurSY.
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