A “To-Do List”pode ser uma ferramenta indispensável quando utilizada conscientemente paragerir o tempo. Mas utilizá-las indiscriminadamente pode ser um erro. O primeiropasso quando se faz uma lista destas para o nosso trabalho, é definirclaramente qual a tarefa que realmente pretendemos fazer. Muitos de nós falhamnisto, e por isso as nossas listas estão cheias de prioridades, coisas quetemos de fazer imediatamente (enviar uma apresentação para um cliente), tarefasimportantes, que temos medo de nos esquecer porque não têm tempo definido(tratar das férias), e tarefas mais básicas que acrescentamos à lista porquenos faz sentir bem verificar que alguma coisa está feita (encomendar canetas –feito!). Assim, dia após dia, nós concluímos tarefas fáceis, fazemos as coisasurgentes (o que provavelmente faríamos quer estas tarefas estivessem na listaou não) e procrastinamos nas outras coisas.
Para evitarsituações destas, utilizo três listas e um calendário. Cada um tem a sua funçãoespecifica. A lista número um é para projetos importantes, mas que não têm umprazo definido. A lista número dois é para as tarefas diárias, se eu nãoconseguir resolver a tarefa no momento em que ela me chega às mãos, fica nestalista para eu saber que tenho de a fazer até ao final do dia. A terceira listaé uma não fazer lista, para me lembrar de coisas que eu já decidi que não voucumprir. Escrever estas listas é uma forma de evitar espreitar para a minha “To-DoList”.
O calendário permite-me controlar o tempo derealização de tarefas importantes. Por exemplo, em vez de colocar na minha “To-Do List”, “escrever um discurso”,coloco a tarefa no meu calendário, e bloqueio o tempo necessário para realizara tarefa. Eu faço isto assim que confirmo o discurso. Assim, de forma algumavou reparar nisso no dia anterior, “Oops, é suposto fazer um discurso amanhã!”E ao colocar o discurso no calendário, significa que imediatamente se verificase tenho ou não tempo, caso não tenha, então terei que declinar a oportunidade.Considero o tempo que está bloqueado um evento que não se pode falhar.
Identificar – agendar as prioridades
O tempo é um recurso finito, mas quase ninguém sabegerir o tempo com o mesmo rigor que gere as finanças. É importante manter umapostura estratégica para determinar a forma como gastamos o nosso tempo deforma a conseguirmos chegar às nossas prioridades.
Ter tempo para desenvolver uma missão, o nossopropósito pessoal, e uma visão daquilo que é o sucesso, parece ser essencial sevai ser criterioso na determinação daquilo que é importante para entrar na sualista.
Comece por ver aquilo que já tem na sua lista.Pergunte-se de que forma é que cada uma das tarefas contribui ou não paraalcançar os objetivos e a sua visão de sucesso. Isso precisa de ser realmentefeito? Se sim, tem mesmo de ser feito por si? Se a resposta a ambas asperguntas é não, então esses assuntos podem ser retirados ou delegados e sairda lista.
De seguida, crie a sua lista de coisas a não fazer.Quando aceitar que tem mais para fazer do que tempo para fazer tudo, essa é jáuma ideia libertadora. Esta ideia permite-lhe aceitar que há assuntos comprioridade mais baixa e que provavelmente nunca realizará. Apague essesassuntos que não são essenciais, coloque-os na lista de coisas a não fazer, ecomprometa-se a deixá-los ir. Isto permite-lhe evitar gastar tempo precioso areavaliar se se deve dedicar a eles ou simplesmente realizar a tarefa.
Sempre que surge uma nova tarefa, avalie se vai deencontro aos seus critérios de inclusão, de forma a contribuir para a suamissão e para a sua visão de sucesso. Se a resposta for não (e não fordespedido ou prejudicado por não fazer), então essa tarefa deve ir para a listade coisas a não fazer. Assuntos que não são importantes ou urgentes tambémdevem ir para a sua lista de coisas a não fazer.
Assim que a sua lista estiver reduzida e com asprioridades estabelecidas, faça uma estimativa de quanto tempo necessita pararealizar cada tarefa. Vai tentar canalizar todos os assuntos importantes,urgentes ou não. Pense em colocar assuntos que não são urgentes no seucalendário no caso de precisar algum tempo para os realizar.
Muitas pessoas sentem-se mais confortáveis aoeliminar tarefas da sua “To-Do List”,e porque não se haveria de sentir assim? Terminar tarefas permite ao cérebrolibertar dopamina, também conhecida como o “transmissor do bem-estar”. Secomeçar é um desafio, então procure uma tarefa que seja rápida de completar, etal como dizem os anúncios da Nike, simplesmente faça-o. Terminar tarefassimples, dá aquela sensação de entusiasmo e mantém-nos ativos. Para projetosmais complexos, crie uma lista de fatores fundamentais para terminar a tarefacom sucesso e ataque-os um de cada vez. Transformar uma grande tarefa empequenas tarefas pode reduzir a opressão e resistência que muitas vezes vemassociada a estes sentimentos.
Este tipo de exercício deve ser inspirador,libertando-o do sentimento de ficar preso, oprimido ou ressentido. Arrume tudopara deixar o tempo e espaço que precisa para alcançar aquilo que realmentedeseja.
Texto adaptado do artigo da autoria de Allison Rimm,publicado a 26 de março de 2018 no website da Harvard Business Review (https://hbr.org/2018/03/taming-the-epic-to-do-list).
