Já alguma vez lhe aconteceu estar numa reunião estratégica e ser inquirido e perceber que é o único que dá ideias ou dá algum tipo de contribuição? Muitos são os líderes que têm de ser treinados para se fazerem ouvir. Mas e se tiver o problema oposto, se não conseguir parar de falar? Tudo isto pode levar a uma frustração geral, os seus colegas de equipa ficam frustrados pois querem partilhar as suas ideias e o seu chefe fica frustrado pois quer ouvir outros pontos de vista. As suas ideias perdem-se, pois, os intervenientes perdem a paciência com o seu hábito de dominar a conversa e desligam.
Se suspeitar que está a monopolizar a conversa, durante as reuniões, experimente estas técnicas para conseguir passar a sua mensagem.
Tente perceber a quantidade de tempo que fala.
Depois das reuniões, pare para refletir. Se sentir que partilhou demasiado, tente perceber quem é que também deu algum tipo de contribuição. Pergunte-se a si mesmo com honestidade: “Será que falei por cima dos outros?” Tente fazer uma estimativa do tempo que falou durante a reunião.
Por exemplo: “Eu falei cerca de um terço do tempo da reunião e interrompi o Jim duas vezes.” Repare que não há nada definido sobre o tempo que devemos ou não falar. Vai ter de usar a sua intuição. Se reparar que por norma interrompe os restantes intervenientes, está na altura de se reajustar. Siga em frente, esforce-se para priorizar a audição sobre a fala.
Defina uma regra para si próprio, no que diz respeito ao tempo de partilha. Por exemplo, “Eu não vou falar até que duas pessoas já tenham exposto o seu ponto de vista,” ou “Vou limitar a minha partilha até um certo ponto.” Ou, eu vou-me controlar e só vou falar durante cerca de três minutos.”
Claro está que este conselho não funciona sempre; o seu contributo vai ser necessário e solicitado quando os riscos são altos. Mas no caso de reuniões rotineiras, deixe que os outros falem. Eu dou formação a pessoas que têm de aprender a utilizar corretamente o tempo que lhes é dado para intervir. Embora, não queira limitar o seu tempo de fala para sempre, ao aderir a esta regra de controlar o tempo, principalmente no início, vai ajudar a criar comportamentos em que dá espaço aos outros.
Considere utilizar outros meios para partilhar as suas ideias.
Se é ótimo em criatividade, provavelmente numa sessão de brainstorming vai surgir com muitas ideias. Porém, se começar a divagar ao descrever as ideias vai parecer que está mal preparado. Pense noutras formas de organizar as ideias e comunicá-las à audiência. Por exemplo, pode fazer uma lista de ideias inteligentes e ter no computador para que esteja mais bem preparado para comunicar na reunião seguinte. Ou, pode partilhar as suas ideias fora do âmbito da reunião, por exemplo, por email ou num canal de conversa interno.
Deve utilizar as diferentes formas de comunicação, de ideias, que dispõe. Assim, vai comunicar melhor os seus conceitos, quando for a altura de os partilhar. Um dos clientes com quem trabalhei tinha sempre ideias fantásticas, porém, a sua chefia, percebeu que as suas ideias se perdiam quando as tentava verbalizar. Este cliente não tinha capacidade de síntese e monopolizava os líderes mais antigos, nas reuniões. Para a ajudar a ganhar confiança, o meu cliente passou apenas a partilhar o seu ponto de vista quando era obrigada pois assim tornava-a mais estratégica e organizada. Para assuntos importantes, ela enviava um email depois da reunião. Esta estratégia ajudou-a a ganhar algum domínio sobre a sua atuação nas reuniões.
Experimente comprimir os seus pensamentos.
Quando estiver a falar, certifique-se de que aquilo que está a dizer é necessário e tem impacto. Pode até pensar nas suas frases em formato tweet: De que forma é que eu diria isto se tivesse um limite de palavras? De que modo posso escrever a minha mensagem com o essencial apenas?
Também pode tentar escrever aquilo que pensa debater na reunião. Deste modo, vai conseguir perceber a sua cadência na forma como transmite as suas ideias. Assim, que definir um ritmo para comprimir os seus pensamentos, vai precisar de menos tempo de preparação.
Imagine que é um editor e que elimina palavras e ideias que não comunicam a essência daquilo que pretende partilhar. Trabalhei com um líder que descobriu que conseguia reduzir o seu discurso cerca de cinco palavras. Pode até nem parecer muito, mas essas palavras extra por vezes confundiam a comunicação. Ela passou a ser mais eficaz nas suas comunicações, pois dava a informação mais significativa ao diminuir o tamanho das frases.
Faça pausas.
Está a dar aos seus colegas tempo suficiente para digerir aquilo que disse e para fazer questões? Caso isto não aconteça, procure fazer pausas.
Um dos clientes com quem trabalhei decidiu que quando precisava de fazer pausas tinha de se beliscar. Este era um sinal de que era necessário respirar, parar de falar ou fazer perguntas ao grupo. Esta técnica pode ser surpreendentemente eficaz. Ao abrandar e fazer pausas deliberadamente, vai ser capaz de regular o impulso de partilhar demasiado, e aumenta a possibilidade de a sua mensagem ser bem recebida.
Peça ajuda.
Pode ser difícil perceber quando parar o excesso de partilha. Uma perspetiva mais fresca pode oferecer alguma clarividência. Peça a um colega em quem confia para lhe dar conselhos sobre se está a ir de encontro aos seus objetivos de falar menos e ouvir mais.
Peça feedback eficaz: “Partilhei as minhas ideias em três minutos ou menos?” A resposta que receber pode fornecer informação útil que pode utilizar em conversas futuras. Um dos clientes com quem trabalhei decidiu criar um acordo de reciprocidade com um colega em quem confiava. Eles tinham que se aperceber dos padrões de cada um e depois reuniam uma vez por mês para partilhar os seus pontos de vista.
Embora seja importante partilhar os seus pontos de vista, também é importante saber quando e onde. Pode experimentar algumas ou todas estas táticas para ter a certeza de que aquilo que está a dizer está a ser ouvido.
Texto adaptado do artigo da autoria de Anne Sugar, da edição da revista da HBR da edição de maio de 2022, disponível em https://bit.ly/3zQcXoB.
