Todos os anos Paul dá palestras a novos alunos de MBA’s sobre gestão de tempo. No momento em que entra na sala, dois dias após o fimdo outono, vê que alguns deles estão a travar batalhas, evitandoafundar-se no meio de todo o trabalho que têm para fazer.
As palestras servem como uma verificação da realidade e uma lufada de ar fresco. Nunca conseguirão fazer tudo, mas podem sempre fazer ascoisas mais importantes. Basta dar-lhes permissão para assumir o controlo dassuas prioridades, concentrando-se na parte da gestão do tempo.
O email, em particular, é um dos principais contribuintespara o stress ou para a sobrecarrega, de acordo comum estudo de 2011. Uma pessoa comum verifica o email mais de 70 vezes por dia e, nosquadros superiores, esse número aproxima-se de 350 vezes! Asempresas precisam de prestar mais atenção a este aspeto. Os colaboradores que têm maiorcontrolo sobre os seus dias, geralmente estão mais satisfeitos com o seutrabalho. Não surpreende, portanto, que os altos níveis de stress, percebidos ounão, se correlacionem com um menor desempenho no trabalho.
Precisamos, claramente, de aprender a usar o email e reenquadrá-lo como uma ferramenta para executar prioridades.
Quais são as suas prioridades?
A primeira coisa é fazer um inventário de todas as tarefasque compõem o seu dia, desde atender chamadas telefónicas a realizar enormes projetos.Dividir grandes tarefas em tarefas mais pequenas. Por exemplo, se tiver deescrever um relatório para o seu chefe sobre como recrutar mulheres para oconselho corporativo, pode começar por dividi-lo em segmentos mais pequenos:começar por encontrar uma pesquisa sobre o número de mulheres que, atualmente, trabalhamem grandes empresas, recrutadores que se especializam em encontrar mulherespara cargos de topo, e as melhores carreiras femininas na indústria. Então, aí pode começar a escrever o relatório ou a apresentação com a informação queencontrou e trabalhá-la antes da próxima reunião.
Depois desse inventário, pode começar por dividi-lo emcategorias. A matriz de gestão de tempo da Covey é uma boa ferramenta para isso.Covey coloca as tarefas em quatro quadrantes:
• Quadrante I: tarefas são urgentes e importantes. Essastarefas incluem a resposta a crises ou prazos difíceis.
• Quadrante II: tarefas que são importantes, mas nãourgentes. Pense em criar ligações, planear e preparar.
• Quadrante III: tarefas que são urgentes, mas nãoimportantes. Este é o lugar onde muitos dos emails caem, tal como interrupçõese reuniões.
• Quadrante IV: tarefas que não são urgentes nemimportantes.
Grande parte do nosso tempo é ocupado com os quadrantes I eIII (a zona de email). Se gasta muito tempo no quadrante IV, tem sériosproblemas. Liberte-se do máximo de tarefas possível. O quadrante II nãorecebe atenção suficiente. Estas são as tarefas que exigem mais tempo, para pensar calmamente e planear os próximos passos.
Definir as suasprioridades
O benefício de fazer uma lista e categorizá-la é que depoisé mais fácil criar tarefas significativas e responder à pergunta: “Comogasto o meu tempo agora?”.
Também faz com as conversas com os colegas sobre trabalhosejam muito mais produtivas. Simplesmente dizer“não tenho tempo” pode parecer desprezível, o enquadramento dasrespostas aos pedidos em termos de prioridades começa com uma conversa. Se for confrontadocom outro projeto, a equipa será mais eficaz se todos souberem quais são asprioridades dos colegas. Projetos transversais em equipa sãocada vez mais comuns então, este tipo de discussão, pode levar a menos problemasno terreno.
Compreender prioridades também ajuda nas discussões sobre o seudesempenho. Se o seu supervisor não concorda com as suas prioridades, este é umproblema que deve ser abordado abertamente e com frequência. Não espere aanálise anual. Esta conversa pode acontecer num e-mail semanal que descreva em que projetos está a trabalhar e como está a organizar o seu tempo. O que conduzessa discussão para o email.
Ter uma estratégia decomunicação para executar prioridades
Com as prioridades e os objetivos definidos, a lista de tarefasé refinada e o calendário fica mais organizado, é hora de voltar a falarda caixa de entrada de email. Antes de explicar como pôr o email a trabalhar em função das necessidades, há algumas notas a ter em conta.
A maior parte do poder, numa conversa de email, é doremetente. Um email que não foi enviado não requer de uma resposta, e um email enviadoinicia uma série de ações ou enações por parte do destinatário. É claro que precisamos de reformular o email: não é comouma conversa cara-a-cara, dada a natureza assíncrona da interação. Também não éuma forma de comunicação alargada, mas sim um sistema de entrega de informações.E, definitivamente não é a melhor escolha para todas as comunicações diárias,embora a maioria de nós o trate como tal. Mais do que qualquer outra coisa, éuma ferramenta de comunicação a ser implantada na execução de uma estratégia. Ea comunicação estratégica é essencial para a execução de pontos estratégicosmais amplos.
Considere este cenário: quero entrar em contato com a minhafilha de 30 anos para lhe fazer uma pergunta. Vou enviar-lhe um email com itense perguntas numeradas? Não. A melhor aposta seráenviar um SMS (ou uma mensagem num chat instantâneo). E, possivelmente, acompanhada de uma chamada telefónica, no caso de ela não responder.
Quando envia um email relacionado com trabalho, deve passarpor um processo de pensamento semelhante ao pensamento estratégico de comunicação:quem é o meu público, que mensagem quero transmitir, que resposta quero e qualo melhor canal para alcançar esse público? Estas são as questões discretas aserem consideradas. A mensagem correta enviadaatravés do canal errado não é a melhor forma obter a resposta que precisa.
Público. Antes deconsiderar qualquer outra coisa, pense com quem está a tentar comunicar. Sejapreciso com esta lista, e seja pensativo. Está a transmitir informações sobreas quais essas pessoas precisam de estar ciente?
Com a ideia de enviar menos emails para receber menosemails, pense especialmente em quem identifica. Criar normas na organização em relação às linhas “Para” e “CC” é umaconversa que vale a pena ter. Indique explicitamente que aqueles no campo CCestão incluídos apenas para fins informativos e não são esperados – de fato,são desencorajados – de participar de uma discussão posterior. Isso simultaneamentereduz a entrada de emails e retira a pressão para responder.
Mensagem. Existeuma regra de ouro para emails: escreva-os da mesma forma que gostaria de os ler. Ninguém responde bem a um enorme texto. Tal como acontece com o seupúblico, seja preciso com sua mensagem e, em particular, com a linha deassunto. Pense no design do documento: coloque as mensagens e perguntasimportantes no início, onde tem a certeza de que elas serão lidas.
Canal. Houve ummomento em que os emails eram excitantes. Era um mundo novo e uma nova formade comunicar.
Agora não. Como considera o que colocar num e-mail e paraquem deve ser enviado, considere também também a pertinência de o enviar. Um dosproblemas com o e-mail é que a satisfação obtida ao carregar “enviar”é unilateral. O remetente é absolvido da culpa de ter um item pendente e élivre para recorrer às restantes tarefas do quadrante II, mas o destinatário é interrompido com uma tarefa do quadrante I ou III. Conformediscutido anteriormente, essa falta de controlo por parte do destinatário podelevar à perceção de falta de controlo e, portanto, ao stress.
Resposta.Finalmente, seja preciso no que espera como resposta. Sabendo o que faz odestinatário e a mensagem que deseja enviar, como pretende que responda?
Com a informação acima em mente, esteja ciente das preocupações e das prioridades dos seus relatórios diretos.Em vez de enviar um e-mail rápido numa manhã de sábado, use-o comolembrete na segunda-feira, caso contrário o seu colaborador pode ver eachar que deve ser respondido imediatamente. Pode ter, involuntariamente, arruinado o fim-de-semana, trazendo ressentimento para o relacionamento, ecomeçar mal a semana seguinte. Isto tudo porque pensou em alguma tarefa para fazer enquanto tomava o pequeno-almoço.
E aqui é onde nos voltamos para a audiência e depois para a mensagem, canal e resposta. Pensar estrategicamente sobre a sua comunicação iráajudá-lo a manter o seu tempo e suas prioridades. Ao considerar tudo isto, aquiestão algumas considerações importantes a ter em conta:
• Seja atencioso enquanto está a gerir as suas prioridades,assim como as dos seus colegas. Pense nisso antes de enviar um email às 18h00 de sexta-feira.
• Seja deliberado. Defina as suas prioridades e considerecomo a realização das suas ações se alinham.
• Seja protetor. Tenha os seus momentos de stress edistração, e faça o que puder para se proteger disso. Desligue o seu emailquando estiver concentrado no trabalho. Comunique com a sua equipa para que ela saiba quando deve verificar o email.
Como profissionais, muitos de nós contam o tempo por horas.Somos pagos pela experiência, capacidade de identificar problemas e formularsoluções. No entanto, quando confrontados com este problema básico de como geriros nossos dias, somos flexíveis.
Nesta era de escritórios com um ritmo acelerado,gratificações instantâneas e acesso constante, uma das coisas mais importantesque podemos fazer de forma pessoal e profissional, é dar um passo atrás.Aproveitar o tempo para pensar sobre as ações e respostas pode, em últimaanálise, deixar-nos com mais tempo e mais margem de manobra para fazermos o nosso trabalho bem – e sermos mais felizes fora do emprego também.
Texto adaptado do artigo da autoria de PaulA. Argenti, publicado a 07 de setembro de 2017 em: https://goo.gl/yGo1qp .
