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Quer seja um discípulo fervoroso das listas de tarefas, ou um ‘fazedor de listas’ compulsivo, a verdade é que a maioria das pessoas não consegue trabalhar tão bem – nem tão rápido – sem uma. No entanto, estas listas nem sempre são positivas…Podem tornam-se frustrantes e, por vezes, há demasiadas coisas para fazer e, simplesmente, não é possível completar todos os itens. Com base nos dados da aplicação iDoneThis foi concluído que:
1. 41% dos itens das listas nãosão terminados.
2. 50% das tarefas concluídas sãofeitas dentro de um dia.
3. 18% das tarefas terminadas sãofeitas numa hora.
4. 10% das tarefas concluídas sãofeitas em apenas um minuto.
5. 15% dos trabalhos concluídoscomeçaram como um item da lista de tarefas.
Com base nestes dados, sabe-seque haverá sempre tarefas inacabadas; tarefas que, para serem concluídasrapidamente, passam à frente daqueles tópicos mais antigos. A maioria das listasde tarefas não funciona e precisa de ser corrigida:
1. Normalmente, estão sobrecarregadas.
Há demasiados itens irrealistaspara um único dia. Isso pode tornar-se opressivo, uma vez que é quaseimpossível concluir todas as tarefas no tempo que foi estipulado. E, quando odia termina com muitas tarefas não cumpridas, você vai começar a pensar que nãosão foi produtivo o suficiente e isso vai abalar a autoconfiança.
Segundo as conclusões de um estudo, uma pessoa tem, normalmente,pelo menos 150 tarefas diferentes ao mesmo tempo e a lista de um executivo,às segundas-feiras, pode levar mais de uma semana a terminar. Não lhe pareceque isto é fracasso garantido?
Quanto maior for a lista detarefas e objetivos, menos poderosa é essa ferramenta de trabalho.
Sobrecarregar a sua lista causatambém um ‘martelar’ constante de preocupação na sua mente, distraindo-o deoutras tarefas. A ansiedade que resulta de ter muitos objetivos faz com que aprodutividade, bem como a saúde física e mental, sofram danos colaterais.
Portanto, a lista de afazeres dá mastambém tira. Ela ajuda-o a lembrar das muitas coisas que tem de enfrentar, maspode também tirar toda a energia e induzir a ansiedade, a depressão e o stress.
2. Como elaborar listas de tarefas?
Será que realmente entende comouma lista de afazeres funciona? Parece bastante simples: é um auxiliar dememória, uma espécie de cérebro externo que o avisa de todas as coisas quepretende fazer. Mas o que é surpreendente é que, a sua lista também opressiona a fazer as coisas. Esses pensamentos aborrecidos e persistentes, sobretarefas incompletas e metas não alcançadas, que vagueiam ao redor da sua mente,são conhecidos como o efeito Zeigarnik:tendência psicológica para lembrar uma tarefa incompleta, em vez de umajá concluída.
Uma resposta lógica para“curar” o efeito de Zeigarnikseria concluir as tarefas e cumprir as metas, certo? No entanto, sabe-se que oefeito Zeigarnik é o inconsciente a pedirà mente consciente para fazer um plano. Ele não está a pedir à mente conscientepara fazer a tarefa, apenas para a planear.
Desta forma, os cérebrostornam-se mais claros e leves a partir do momento que se realizam planos. Eas listas de afazeres falham quando não se pensa em pequenos passos paraexecutar grandes planos. Quando as listas se tornam demasiado grandes, é impossívele ineficaz planear tudo. Não há dúvidas. Não dá para concluir tarefas.
3. Não desperdice tanto tempo!
Os dados das estatísticas do iDoneThis mostram que, quando as pessoascompletam tarefas, fazem-no rapidamente. Quando as metas são divididas emetapas, normalmente requerem menos esforço, menos energia e menos tempo a gerire terminar as tarefas.
Segundo um estudo da economistacomportamental Dan Ariely, os alunos que têm mais tempo para concluir ostrabalhos têm pior desempenho do que aqueles que têm prazos impostos. Comomuitos procrastinadores sabem, quanto mais tempo se tem, menos provável é que seterminem tarefas num curto-prazo. E quando as listas de afazeres se transformamnum exercício constante de empurrar as coisas para amanhã, então é porque nãoestão a ser eficazes.
Adaptado do artigo da autoria de Thomas Oppong publicado em www.linkedin.com dia 21 de junho de 2014.
