Mesmo que se tente, na maioria das empresas é difícil evitar! Habitualmente, as chefias não resistem a este usurpador de tempo.
Um cenário de pesadelo é quando confirmamos a nossa agenda para o dia seguinte e descobrimos que o dia inteiro de trabalho está repleto de reuniões. O que acontece ao trabalho real, efetivo?
É seguro dizer que a maioria das pessoas é viciada em reuniões. Ora, isto não faz muito sentido, especialmente na perspetiva de uma chefia, pois as reuniões ficam caras! As horas que os colaboradores despendem para reuniões, são horas durante as quais não estão a trabalhar nas suas tarefas específicas.
Há estudos que indicam que os colaboradores “consomem” em média quatro horas por semana em reuniões. Referem ainda que estes mesmos colaboradores sentem que metade desse tempo é um desperdício. 47% destes indicam mesmo que as reuniões são o principal motivo para a perda de produtividade no trabalho.
É óbvio que nem todas as reuniões são desnecessárias e estéreis. Ficam aqui algumas dicas para realizar reuniões produtivas:
1. O timing é importante. Antes de agendar a próxima reunião, pergunte-se: são mesmo necessários 60 minutos para abordar o assunto em questão? A tendência natural é que os restantes participantes na reunião a prolonguem para corresponder ao horário previsto. Tente reduzir a duração das suas reuniões para 30 minutos ou menos. Reuniões de 10/15 minutos podem revelar-se tudo o que necessita. É importante também que as reuniões comecem à hora marcada (mesmo que não estejam presentes todos os participantes) e que terminem no horário previsto (ainda que não tenha sido possível cumprir toda a agenda planeada).
2. Atenção à dimensão do grupo. Convocar dez pessoas para uma reunião é o mesmo que enviar um e-mail para dez destinatários. É um sinal de preguiça. Quanto mais pessoas convidar para uma reunião, maior impacto vai ter na redução da produtividade. Considere realizar reuniões “VIP”, limitando as convocatórias apenas para aqueles colaboradores que são vitais para o assunto em questão. Como regra geral, considere um grupo de cinco pessoas ou menos.
3. Mantenha o foco. Não há nada mais irritante do que uma reunião apenas para receber as pessoas. As reuniões de negócios não são eficazes quando o objetivo é apenas decidir ou simplesmente para fins informativos. Isto pode ser resolvido com um simples telefonema ou através de um e-mail geral para toda a empresa, solicitando as devidas respostas ou feedback. A menos que seja uma sessão de brainstorming, uma reunião deve ser convocada apenas para apoiar e transmitir uma decisão anteriormente feita. Uma reunião de trabalho produtiva gera um plano de ação. Para garantir o cumprimento dos objetivos, é necessário evitar discussões irrelevantes, interrupções e pontos de debate repetidos .
4. Defina se se trata de uma reunião ou de uma sessão de trabalho. A definição de uma reunião de negócios tradicional tem-se perdido ao longo dos anos. Confundem-se facilmente reuniões de negócios com sessões de trabalho em grupo e com sessões de brainstorming . Estes dois tipos de ambientes de trabalho exigem muito mais tempo do que uma reunião padrão.
5. Peça que os participantes compareçam preparados. Este ponto é mais complexo do que a simples definição de uma breve agenda da reunião. Certifique-se que todos os participantes se prepararam com antecedência para, durante a reunião, contribuir para a definição de um plano de ação conciso, e que trazem consigo todas as informações necessárias e questões essenciais a abordar.
6. Quebre maus hábitos. Provavelmente, os seus maus hábitos estão a contribuir para a redução da rapidez e eficácia da reunião. Exija que as suas reuniões realizem e concretizem cada vez mais: evite introduções demoradas e exposições repetitivas. São hábitos notoriamente improdutivos. Aumente o desafio: acabe com reuniões que não são essenciais para o seu trabalho ou que “corrompam” os seus prazos de execução de tarefas. Se não for possível, defina um limite máximo de tempo e termine ou abandone a reunião em conformidade.
As reuniões de negócios tradicionais simplesmente não estão a funcionar. Torne-as curtas, concisas e, sempre que possível, elimine-as completamente. O que lhe parece? É o fim da tradicional reunião de negócios?
Texto adaptado do artigo da autoria de Ilya Pozin, publicado no dia 7 de junho de 2013, em http://www.inc.com/
