Se conhecesse uma tecnologia que o ajudasse amelhorar o alinhamento organizacional, reduzisse o tempo de reunião eaumentasse o envolvimento nas reuniões, certamente passaria a utilizar a mesmafrequentemente, certo?
Fique a saber que esta ferramenta poderosa já está àsua disposição no mercado e tem como nome videoconferência. Esta é umatecnologia com vários anos e que está disponível em diversas formas,nomeadamente, sistemas corporativos, câmeras de portáteis e telemóveis.
A videoconferência pode ser facilmente utilizada,através de serviços gratuitos como Skype, Zoom ou Messenger, por qualquerpessoa com um computador ou smartphone. No entanto, continuamos a comunicarmaioritariamente por email ou telefone.
Dica: a videoconferência é o meio de comunicaçãoideal em situações em que não é possível reunir com clientes/equipapresencialmente. Esta é uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade ea eficácia da sua empresa.
As reuniõesdemoram metade do tempo
Quando opta por reuniões através de chamada telefónica,é certo que irá ouvir vários “hum”, “ah” e vários cliques de teclado.Eventualmente, irá também obter como resposta o silêncio ou informaçõesincorretas.
Todos nós já fomos a pessoa multitasking do outro lado da linha e, portanto, sabemos o quantoum ecrã pode afetar a nossa atenção durante um telefonema. Às vezes, está sob pressão para cumprirobjetivos e prazos e, outras vezes, é mais fácil distrair-se do que reuniresforços para concentrar a atenção no assunto em questão.
Quando utiliza a videoconferência, direciona o seufoco para uma tarefa e, portanto, algo incrível acontece. Consegue perceberdiferenças na qualidade das ideias que surgem durante a conversa, fazintervenções mais ponderadas e o nível de envolvimento na discussão é maior. Eo melhor, as reuniões têm uma duração menor.
De notar que, um terço a metade do tempo gasto numachamada telefónica é desperdiçado a redirecionar uma discussão, esclarecermal-entendidos porque alguém estava distraído ou a rever tópicos já abordados.
Isto não acontece na videoconferência. O poder daatenção concentrada para criar uma estratégia, ou discutir um assunto especialmentedesafiador, é muito mais eficiente para todos os envolvidos.
O envolvimentoe a compreensão melhoram
As interações cara a cara são mais eficazes do que ainteração por telefone ou email. Diversos estudos demonstram que as dicas nãoverbais desempenham um papel significativo na nossa capacidade de nos relacionare entender os outros, sendo uma ajuda em todo o processo, desde oestabelecimento da confiança até o modo como compreendemos as informações.
Embora não seja tão boa como a comunicaçãopresencial, a videoconferência permite interações cara a cara, permitindo-nosconsiderar não apenas as palavras que são ditas, mas também expressões faciais,postura e linguagem corporal geral.
A videoconferência promove a interação e oenvolvimento entre as pessoas como quem se deseja ter uma reunião. As pessoasenvolvidas podem ficar em silêncio porque podem estar a ter dificuldade emparticipar na conversa ou porque estão preocupadas. De qualquer forma, ocontacto visual numa videoconferência atenua ambos os fatores. Para além disso,oferece uma nova oportunidade para envolver totalmente todas as pessoas nadiscussão.
O alinhamentoe a tomada de decisão melhoram
No mundo do trabalho e do conhecimento, a eficáciabaseia-se na qualidade da troca de informações e na tomada de decisões. Avideoconferência é uma ferramenta poderosa que promove ambas.
Estudos concluíram que as equipas que utilizamtecnologias de videoconferência possuem níveis mais elevados de colaboração nasdecisões tomadas por videoconferência em comparação com as decisões tomadas portelefone ou email.
60% das pessoas indicaram que poder ver os outros e partilhardocumentos em tempo real tornou a discussão mais aberta. Isto ajuda as empresasa evitar os problemas que podem ocorrer quando as pessoas não partilham as suasperspetivas sobre como lidar melhor com os problemas. A abertura e a atençãoconcentrada entre os membros da equipa, promovidos pela videoconferência, permitema inovação e a partilha de soluções criativas.
Na hora de marcar uma reunião, realize o seguinteexercício: se o problema em questão não exigir a sua atenção e concentração, realizeum telefonema; se houver um tópico que seja uma prioridade ou que seja críticopara o sucesso, opte por uma videoconferência.
Use a videoconferência para resistir ao multitasking e para ajudar a sua equipae os seus colegas a manter o foco. Pense na videoconferência como umaferramenta para o ajudar a obter o melhor desempenho. Saia do telefone, olhenos olhos das pessoas e tenha conversas mais focadas, mais produtivas e quelevem menos tempo.
Texto adaptado do artigo da autoria de Scott Edingerpublicado no dia 29 de junho de 2018 no website da Harvard Business Review (https://hbr.org/2018/06/stop-scheduling-conference-calls-and-finally-commit-to-videoconferencing).
