Artigo traduzido e adaptado de “Working parents, plan for the week with this simple exercise”
Faz agora quatro anos que conhecemos o Amir e a Ria. Nos primeiros meses da pandemia de Covid-19, eles tentavam sobreviver entre dois empregos e duas crianças em casa.
Agora, com as crianças na escola e envolvidas em atividades desportivas, e com um regime de trabalho híbrido que inclui aumento de viagens de trabalho, o Amir e a Ria têm tentado criar uma rotina que funcione. Apesar dos seus esforços, continuam sempre a correr de um lado para o outro, com a sensação de que, a qualquer momento, algo lhes vai escapar, que se vão esquecer de alguma coisa importante ou de um plano.
Eles não estão sozinhos. O Amir e a Ria fazem parte de um grupo de famílias com quem trabalhei nos últimos cinco anos, enquanto criava a Milo, uma ferramenta de IA que ajuda as famílias a gerir a carga logística invisível – a rotina de uma família que passa despercebida aos olhos de todos. Esta carga logística tem vindo a crescer para as famílias trabalhadoras; as crianças de hoje têm um maior número de eventos sociais com hora marcada, entre escola, atividades extracurriculares e eventos sociais, enquanto os pais tentam equilibrar horários de trabalho híbridos. As informações e os lembretes são imensos ao longo dos dias (“Crazy sock day!”, saídas mais cedo, inscrição na natação), especialmente numa época de mensagens instantâneas e emails. Tudo isto acontece enquanto os pais trabalham e as famílias têm redes de apoio menos seguras para lidar com situações complicadas, como um pai doente, uma reunião que se prolonga ou um trabalho de casa inesperado.
Ao trabalhar com famílias de todo o país, identifiquei três dos principais culpados que levam à maioria dos desafios logísticos semanais:
- A quantidade de informação, em particular das escolas, e o número crescente de compromissos com horários aumentam a carga sobre cada família, assim como as situações inesperadas ou esquecidas.
- A fadiga da decisão também é um fator importante. As famílias muitas vezes deixam certas decisões para a última hora, como o que fazer para o jantar ou quem vai buscar as crianças à escola. Isso leva à fadiga cognitiva e a decisões pouco racionais.
- Surpresas são inevitáveis. Nem tudo acontece como planeado durante a semana, e é necessário haver disponibilidade para solucionar essas situações: uma criança que fica doente, por exemplo. Na maioria dos casos, há sempre um dos pais que assume a responsabilidade, o que pode gerar conflito e tensão, especialmente quando é sempre o mesmo a fazê-lo.
Com o passar dos anos, testamos muitas abordagens para tentar resolver estes desafios. A que se revelou mais eficaz e com maior taxa de sucesso, sendo também a mais simples, é a que chamamos “Previsão semanal”: dedicar 20 minutos no início da semana para rever o que poderá acontecer nos próximos sete dias. Para os americanos, utilizamos a expressão “Sunday scan” (análise de domingo), embora esta previsão possa ocorrer noutro dia.
Ao dedicar estes breves minutos a planear a semana, podem-se evitar surpresas, tomar decisões mais eficazes ao distribuir as atividades e chegar a acordo quanto ao planeado.
Prepare a sua antevisão
Como deve definir a sua previsão semanal:
Guarde 20 minutos no início de cada semana. Comprometa-se a fazer isto com o outro decisor relativamente aos filhos, caso haja (pode ser o seu companheiro ou o pai/mãe). Para garantir consistência, associe estas decisões a algo que faz todas as semanas e, idealmente, algo divertido. Pode ser, por exemplo, depois de ver Netflix com o seu parceiro, quando as crianças já estão a dormir, ou antes de fazer exercício ao domingo. A chave é a consistência. Se for mais fácil, comprometa-se a fazer isto apenas por quatro semanas e veja como corre.
Escolha a forma de documentar a sua abordagem. Aqui está o template que utilizamos com as famílias do programa Milo, mas um simples email, uma nota partilhada ou um pequeno texto pode servir. O formato escolhido deve ser facilmente atualizado com eventuais alterações inesperadas.
Reúna toda a informação. Para que este processo funcione, é importante deixar tudo claro e visível num único local, especialmente os acontecimentos.
Recomendo vivamente um calendário familiar, preferencialmente digital, como o Google Calendar. A longo prazo, funciona melhor do que ter calendários separados e ter de enviar convites constantemente, ou pior, ter uma pessoa responsável por memorizar os acontecimentos. Um calendário permite acrescentar eventos e lembretes, facilitando a identificação de planos e conflitos.
Na semana da previsão, os companheiros devem reunir toda a informação neste calendário, seja um jogo de futebol, uma consulta no dentista, um jantar de negócios ou um lembrete para levar os livros à biblioteca. Inclua também as reuniões extra que podem entrar em conflito com os planos da noite e a disponibilidade dos cuidadores.
Façam a previsão da semana em conjunto. Na noite anterior ao início da semana, reúna-se com o seu companheiro ou outro decisor importante e verifiquem os dias seguintes e os próximos passos.
- O que vai acontecer?
Pensamos que introduzimos todos os acontecimentos importantes no calendário, mas raramente isso acontece. Por isso, passe os primeiros momentos dessa antevisão a certificar-se de que tudo o que é importante está no calendário partilhado. Pode monitorizar acontecimentos, lembretes e informações à medida que surgem e incluí-los no calendário partilhado.
De seguida, reveja esses acontecimentos em conjunto.
Grandes acontecimentos e principais tarefas: Comece por identificar os grandes acontecimentos da família para a semana – as coisas que verdadeiramente importam, como um jantar em família, um treino em conjunto, uma ida à biblioteca ou a própria previsão semanal. Se verificar que não há tempo para estes acontecimentos, faça alguns ajustes no seu tempo, principalmente no tempo que está a gastar nas “pedras” e na “areia”. Utilize este processo para dar prioridade às três a cinco tarefas mais importantes da semana. Liste essas tarefas no documento de previsão.
Eventos únicos: Depois, identifique os eventos únicos dessa semana. Os compromissos regulares, como escola, desporto, limpeza de casa e cuidado das crianças, estão bem presentes na nossa memória, por isso não necessitam de tanta atenção. Porém, o que é diferente tende a ocupar mais tempo do que o normal e, por vezes, tem impacto nos acontecimentos mais regulares. Faça uma lista destes eventos únicos numa seção separada da sua previsão ou simplesmente destaque-os a vermelho.
Lembretes chave: Finalmente, escreva alguns lembretes semanais, como devolver os livros à biblioteca, trazer um instrumento, ou levar mais fraldas para o berçário. Inclua toda essa informação para que possa sair de casa confiante de que tudo vai correr bem.
- Qual é o plano?
Assim que souber o que vai acontecer, façam planos juntos para situações logísticas importantes, como o cuidado das crianças, quem vai buscar e levar as crianças à escola, e as refeições.
Eu não gostava de planear as refeições, pois parecia um esforço extra. Mas isso significava que todos os dias, por volta das cinco da tarde, tinha de decidir o que ia fazer para o jantar, o que levava ao pior dos resultados: mais comida de fora (o que significa comida de menor qualidade e mais cara), mais desperdício de comida, e, acima de tudo, a pressão e fadiga diária de decidir o que se vai comer. Isto aplica-se a outras decisões logísticas.
Para evitar isto, identifique duas ou três decisões importantes para a semana. Decida qual é o plano e quem ficará responsável por cada uma. Mesmo que pareça óbvio, se a pessoa que fica com as crianças depois da escola prepara a refeição, ou já tem as compras feitas, ou um plano para ir buscar as crianças à escola, recomendo que defina bem estas situações. É nos casos em que tudo está garantido que as coisas acontecem: “Oh, eu pensava que sabias que tínhamos futebol e que levávamos o jantar a caminho de casa.”
Finalmente, verifique quais são as três a cinco tarefas que têm de ser feitas e decida quem as vai fazer, definindo um tempo para a sua execução.
- Qual é o plano B?
“Nenhum plano sobrevive ao primeiro contacto com o inimigo”, como diz o provérbio. Sem uma rede de apoio, todas as mudanças parecem um incêndio. Ou pior, na maioria das vezes, recai sobre um dos pais que tem de alterar os seus planos para estar disponível para os filhos.
Para evitar isto, identifique os momentos mais complicados da sua semana e defina um plano B. Decida quem entra em ação e em que situação. Por exemplo: “Eu tenho uma reunião com a direção na quarta-feira, por isso posso estar disponível na quinta e na sexta, se puderes ficar mais disponível de segunda a terça.” Ou “Quarta-feira é um dia muito complicado. Tu estás fora e eu acho que consigo lidar com tudo, mas se eu tiver uma reunião à tarde vou ter de ligar ao meu pai para nos ajudar. Vamos avisá-lo.”
Conclusão
É isto! Assim que completar a previsão semanal, partilhe esses documentos com todos os intervenientes chave, todas as pessoas que estão envolvidas em ajudar para que a semana corra de acordo com o plano. Isto inclui avós, vizinhos, padrastos e babysitters. A chave é a partilha deste documento, seja em papel, email ou formato digital.
O objetivo deste plano semanal não é criar um fardo, mas sim definir alguma estrutura que possa aliviar a rotina dos pais trabalhadores. Ao abordar os desafios semanais de forma proativa, irá lidar com esses desafios de uma forma mais prática, colaborativa e justa.
Invista vinte minutos no início da semana e verá os benefícios ao longo de toda a semana.
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