Artigo traduzido e adaptado de ” When You’re Overloaded—and Delegating Isn’t an Option“
Quando os gestores estão sobrecarregados, como muitos estão atualmente, o conselho habitual de liderança é delegar mais. Mas e se já tiver delegado tudo o que podia e ainda assim tiver demasiado trabalho? Se a sua equipa também estiver a afundar-se, delegar mais trabalho significa simplesmente transferir a sobrecarga. Esta não é uma opção sustentável.
Temos observado esta situação muitas vezes ao trabalhar com centenas de líderes e equipas no nosso trabalho de consultoria e coaching. Felizmente, existem três estratégias-chave que pode usar para reavaliar e reconfigurar o trabalho que realiza, libertando o seu tempo e capacidade limitados.
Certifique-se de que a sua equipa compreende realmente o que significa “suficientemente bom”
É fácil pensar que cada tarefa deve ser um A+. Mas se tudo o que você ou a sua equipa fazem é “excelente”, está a exagerar na qualidade, a stressar a sua equipa, a desperdiçar energia e a atrasar o progresso.
Incentivamos os líderes a trabalhar de forma “adequada ao propósito”. Isso significa avaliar intencionalmente qual o nível de esforço que faz sentido para uma determinada tarefa. Discute com os membros da sua equipa o que é “suficientemente bom” para tarefas específicas? Ou que aspetos podem ser simplificados?
Um exemplo de um cliente que geriu bem o esforço e o tempo foi um CEO que um de nós (Jordan) orientou, que compreendia o que era importante e o que não era. Ele disse ao seu conselho que iria enviar atualizações semanais por e-mail e que estas notas seriam um “descarregar de ideias”, sem qualquer edição. Isto permitiu-lhe manter o conselho informado em tempo real e não desperdiçar a sua própria capacidade crítica de liderança.
Numa organização diferente, com uma cultura fortemente orientada para processos, a equipa de liderança tinha o hábito de solicitar feedback dos funcionários sobre muitas decisões organizacionais. Poder-se-ia pensar que os funcionários adorariam esta abordagem de alta participação, e ocasionalmente gostavam. No entanto, no geral, o pessoal queixava-se regularmente de que a organização era demasiado centrada em processos, o que tornava os seus trabalhos e vidas mais difíceis, não melhores. Orientámos este CEO e a equipa a usar diferentes processos de tomada de decisão, dependendo da importância ou risco da questão, e a simplificar sempre que possível.
Outra cliente executiva agora pede aos seus subordinados diretos que partilhem planos rápidos e preliminares com ela para trabalhos que não sejam demasiado complexos ou arriscados, em vez de documentos perfeitos e extensos. Ela também incentiva a sua equipa a enviar e-mails com pontos-chave, quando possível, em vez de longas narrativas, com a compreensão de que ela fará o seguimento se tiver dúvidas. A equipa também está a explorar como pode aproveitar a IA para tornar o trabalho menos intensivo em mão-de-obra.
Se você e a sua equipa estão demasiado ocupados, é essencial reservar um tempo para descobrir como trabalhar de forma diferente.
Pergunte a si mesmo e discuta com a sua equipa:
- Onde poderiam realizar trabalhos de qualidade B, simplificar processos ou cortar etapas para poupar tempo e energia? Por exemplo, podem encurtar as atualizações semanais? Podem enviar pontos-chave em vez de narrativas? Precisam mesmo de um plano de projeto completo se a situação for simples?
- Que acordos poderiam fazer com o seu chefe para simplificar ou reduzir entregas e processos? Por exemplo, poderiam dizer ao seu chefe que seria útil enviar comunicações mais simples ou menos frequentes? Um rascunho seria suficiente em vez de um documento perfeito para transmitir a informação? Um processo de tomada de decisão pode ser simplificado?
- Como pode a IA apoiar você e a sua equipa na redução do tempo necessário para trabalhos “suficientemente bons”? Pergunte à sua equipa que aplicações estão a começar a experimentar e incentive-os a fazer mais. Por exemplo, aplicações de resumo de reuniões tornaram-se muito boas. Aplicações de escrita de rascunhos também são úteis. Recentemente, fizemos uma sessão de brainstorming com colegas e elaborámos uma lista impressionante de ferramentas com as quais começar a experimentar.
Quando os gestores e as equipas param para avaliar se existem tarefas nas quais podem baixar estrategicamente o padrão, a resposta é quase sempre sim, e incentivar o trabalho “suficientemente bom” energiza a equipa.
Identifique e elimine tarefas ocultas de baixo valor
Todos sabemos que é importante eliminar tarefas de baixo valor; no entanto, ao trabalhar com clientes, vemos frequentemente que muitas tarefas de baixo valor se tornaram hábitos inconscientes, ocultos à vista de todos. Mesmo equipas que trabalharam na simplificação param demasiado cedo e perdem oportunidades. Há muitas mais horas a serem poupadas se olhar mais profundamente.
Na nossa experiência, são consistentemente necessárias duas rondas de “observação” para que as pessoas identifiquem todas as tarefas que poderiam eliminar ou reduzir.
Aqui está um processo simples de descarregamento que pode usar com a sua equipa:
- Peça à sua equipa, antes de uma sessão de descarregamento, que pense em todas as tarefas que poderiam ser eliminadas. Na sessão real, eles geralmente primeiro sugerem coisas que outras pessoas podem parar de fazer. Isso é aceitável. Serve como aquecimento.
- Depois, peça-lhes que aprofundem e pensem sobre que trabalho poderiam parar de fazer se tivessem um dia a menos por semana para trabalhar? É neste momento que normalmente vemos avanços.
Claro, precisa garantir que eliminar trabalho não afeta negativamente clientes, colegas ou finanças.
Um dos clientes de Frans lidera várias equipas de enfermeiros num hospital. Os enfermeiros sentiam-se sobrecarregados com trabalho administrativo e tinham pouco tempo para cuidar dos pacientes. Ela perguntou às equipas de enfermagem como a sua carga de trabalho poderia ser reduzida sem comprometer os cuidados aos pacientes. Após uma discussão aprofundada, chegaram à ideia de parar de usar uma lista de verificação de 100 perguntas que tinha de ser preenchida para cada paciente e, em vez disso, apenas registar irregularidades. Isso levou a uma redução de três a quatro horas por membro da equipa por semana e permitiu que os enfermeiros passassem mais tempo com os pacientes.
Um local comum para encontrar trabalho de baixo valor é no excesso de informação. Muitas vezes, muita informação é partilhada que as pessoas não leem ou não agem com base nela. Frans experimentou isso quando era CEO de uma empresa de retalho, no início da sua carreira. Havia relatórios e comunicações em excesso, e todos os seus líderes se queixavam disso. Ele e a sua equipa decidiram parar todos os relatórios no mês seguinte e depois discutir o que era essencial. Como resultado, a equipa conseguiu eliminar cerca de 40% de todos os relatórios.
Outro suspeito habitual de trabalho de baixo valor são as tarefas administrativas e formulários longos e complexos ou processos de aprovação, como mostra o exemplo do hospital acima. Organizações com culturas “pesadas em processos” também tendem a “sobreprocessar” tudo o que fazem, quando muitas decisões, tarefas ou projetos deveriam ser tratados de forma mais simples. Além disso, a revisão e retrabalho de documentos consome muito tempo desnecessariamente quando “suficientemente bom” (como acima) será suficiente. E, claro, há quase sempre reuniões que não precisam de acontecer ou que poderiam ser significativamente encurtadas.
O que poderia experimentar parar, mudar ou reduzir? Lembre-se, se eliminar algo que é importante, pode sempre restaurá-lo. Descobrimos que as equipas se sentem muito mais confortáveis em parar ou simplificar o trabalho quando adotam o princípio da decisão de “porta de duas vias”. Assegure à sua equipa: Se removermos ou mudarmos a forma como fazemos este trabalho e precisarmos de o restaurar, fá-lo-emos.
Reduza estrategicamente a sua disponibilidade
Muitos líderes pensam que devem estar sempre disponíveis. Mas demasiada disponibilidade cria mais interações e torna os membros da equipa mais dependentes de si do que o necessário ou ideal. Com um pouco mais de espaço, os membros da sua equipa terão mais liberdade para agir, e isso também liberta tempo para si.
Uma sócia sénior na indústria de serviços profissionais com quem trabalhámos encontrava-se consistentemente sobrecarregada de trabalho porque estava envolvida em demasiados projetos.
Desafiámo-la no seu nível padrão de participação “total” nos projetos e introduzimos dois outros modos possíveis. O primeiro era: Estar presente no início, fazer check-ins uma ou duas vezes durante a fase do projeto e participar na sessão de encerramento do projeto. A segunda opção era estar disponível como consultora “a pedido” para brainstorming de ideias ou soluções.
Reduzir o seu envolvimento foi um grande alívio para ela—e para a sua equipa. Ela afastou-se de vários projetos e a equipa sentiu-se muito mais capacitada para liderar o trabalho.
Aqui estão algumas perguntas a fazer a si mesmo:
- Em que projetos ou iniciativas está demasiado envolvido agora? De quais poderia sair completamente?
- Como poderia reduzir o seu envolvimento e ainda fornecer aos colegas o que eles precisam?
- Será possível fazer mais atualizações assíncronas?
- Pode participar apenas nas partes relevantes das reuniões? Ou apenas nas reuniões de tomada de decisão?
- Poderia experimentar reuniões de 15 minutos com os seus colaboradores diretos ou colegas em vez de encontros mais longos?
Seja criativo a afastar-se onde for possível (e a ajudar a sua equipa a fazer o mesmo), e explique aos colegas porquê, para que compreendam a sua motivação.
Quando está sobrecarregado e delegar mais à sua equipa não é uma opção, ainda assim existem formas de libertar capacidade. Este é o momento de reavaliar e agir de forma intencional sobre o que faz e como o faz. Trabalhar de forma adequada ao propósito, alinhando o esforço ao que é realmente necessário, eliminar tarefas habituais de baixo valor e estar estrategicamente indisponível permitirá a si e à sua equipa libertar tempo e energia vitais para o que realmente importa.
Sabe mais sobre outros temas AQUI!
