Truques simples para ajudá-lo a comunicar de forma mais eficaz

Artigo traduzido e adaptado de “A Simple Hack to Help You Communicate More Effectively“

Aprenda truques simples para ajudá-lo a comunicar de forma mais eficaz pois, como no mundo está em rápida evolução, onde cada conversa, negociação, reunião ou apresentação pode impactar o nosso sucesso pessoal e profissional. Teremos muito mais capacidade de alcançar os nossos objetivos de comunicação, se transmitirmos as nossas mensagens de forma clara, concisa e lógica.  

Neste artigo, apresentarei uma estrutura de três questões que acredito que serve como uma ferramenta indispensável para vários cenários, desde interações improvisadas a apresentações de negócios importantes. Mas primeiro vejamos porque é que uma abordagem estruturada é tão importante.  

O valor da estrutura na comunicação 

A estrutura fornece um mapa, uma conexão lógica de ideias que guia, quer o comunicador, quer o ouvinte. Pense nisto como uma história cuidadosamente elaborada ou uma receita bem desenhada. E os benefícios de usar uma são imensos: 

• Clareza: A estrutura elimina ambiguidade, assegurando que a sua mensagem é direta e fácil de compreender e acompanhar. 
• Retenção: As ideias apresentadas de forma estruturada são lembradas mais facilmente, tornando a comunicação mais impactante. Os nossos cérebros estão preparados para codificar e lembrar-se de informação estruturada.  
• Persuasão: Uma estrutura lógica ajuda a construir o nosso caso ponto por ponto, facilitando a persuasão e guiando a audiência por um argumento razoável. 
• Eficácia: A estrutura poupa tempo e energia mental, simplifica ideias complexas em pontos digeríveis e acionáveis. 
• Reduz ansiedade: Ter uma estrutura pré-definida pode diminuir a ansiedade causada pela comunicação, pois já sabe como transmitir aquilo que precisa de dizer e assim tem menos possibilidade de se esquecer de algum conteúdo.  

O quadro referência do “O quê, então e agora?” 

Tal como o canivete suíço, conhecido pela sua versatilidade e confiança, esta estrutura é flexível e pode ser utilizada em diferentes contextos de comunicação. A estrutura compreende três questões simples:  

• O quê: descreve e define factos, situação, produto e posição, etc. 
• Então: Discute as implicações ou importância para a audiência. Por outras palavras, a relevância que elas têm. 
• E agora: faz um esboço para chamar a atenção ou os próximos passos, tais como responder a questões ou marcar a próxima reunião.  

Esta estrutura não só ajuda na organização dos seus pensamentos como também serve como guia para a sua audiência, tornando mais fácil seguir a informação e agir em função dela.  

O quadro de referência de ação 

Com o que é que esta estrutura é na prática? Aqui ficam alguns exemplos: 

1. Apresentações

As apresentações podem ser momentos confusos e de divagação. Ao utilizar esta estrutura pode ser uma forma de se manter claro e definir as expetativas para o que pode surgir. 

Quando está a apresentar alguém: 

• O quê: É uma honra apresentar o Dr. Clark, que está connosco para discutir os seus pontos de vista sobre a teoria da vinculação.  
• Então: O trabalho dela alterou a forma como as pessoas tomam decisões sobre as tarefas do dia-a-dia. Tenho a certeza que vão pensar de forma diferente quando saírem daqui hoje à noite. 
• E agora: Sem me alongar demasiado, juntem-se a nós na receção à Dra. Clark. 

Quando está a apresentar alguma coisa:  

• O quê: É com grande prazer que apresento a última versão do nosso produto. Nesta nova versão, acrescentamos melhorias nas aplicações e melhoramos a velocidade.  
• Então: Agora, os nossos clientes podem mais facilmente completar as suas tarefas e poupar dinheiro.  
• E agora: Quando saírem desta conferência, instalem a nova versão.  

2. Responder a uma pergunta 

As questões são uma excelente oportunidade para utilizar esta estrutura. Por exemplo, imagine uma entrevista de emprego onde lhe perguntam: “Porque é que é adequado para este emprego?” 

• O quê: Tenho cerca de 12 anos de experiência em lidar com clientes, lidar com desafios como por exemplo, mudar para novos sistemas e implementar novos processos.  
• Então: A minha experiência anterior pode ajudar-me a fornecer aos seus clientes resultados de elevada qualidade, e ao mesmo tempo ajudá-lo a agilizar o processo de desenvolvimento.  
• E agora: Esteja à vontade para discutir as minhas habilitações com alguns dos meus clientes anteriores.  

3. Dar feedback

Dou muitas vezes formação a clientes que necessitam de oferecer feedback construtivo para utilizar esta estrutura. Por exemplo, tem um colega que não concluiu o relatório a tempo.  

• O quê: Reparei que o teu relatório não foi submetido dentro do prazo.  
• Então: Isto coloca-nos em desvantagem para a nossa apresentação e pode prejudicar a nossa reunião com o cliente.  
• E agora: Preciso que completes o relatório até amanhã de manhã. Por favor, diz-me se há alguma coisa que possa fazer para te ajudar. 

Em conclusão, ser perito em comunicação estruturada ajuda-nos a modelar as nossas mensagens e a priorizar aquilo que queremos comunicar, enquanto ajudamos a audiência a digerir e a recordar a nossa informação. Ao utilizar “O quê, então e agora”, pode gerir várias situações comunicativas, assegurando que a sua mensagem é ouvida e interiorizada e posta em prática.