Artigo traduzido e adaptado de “A Guide to Handing Off Work Before a Vacation”
Há alguns anos, fui encarregado de um projeto de alta prioridade no trabalho. Mas havia um problema. Quando entrávamos na sua fase mais crucial, percebi que coincidia com umas férias que tinha planeado meses antes.
Em pânico, comecei rapidamente a planear uma solução de substituição. Encontrei um colega que aceitou cobrir-me e redigi vários e-mails a explicar os diferentes aspetos do meu trabalho, incluindo anexos e instruções detalhadas para tarefas específicas. Um dia depois de enviar essas mensagens, reuni-me com esse colega para lhe explicar a informação. Depois, no meu último dia no escritório, ansioso com a passagem de testemunho, sobrecarreguei-o ainda com mais notas para garantir que nada ficava por tratar.
Os meus e-mails iam desde mensagens curtas, de duas linhas, a autênticos despejos de informação com páginas inteiras. As minhas férias nem tinham começado e já tinha esgotado (e confundido) o meu colega — criando expetativas impossíveis e aumentando os níveis de stress de ambos.
Olhando para trás, percebo que tentava criar um “clone” de mim próprio, mas não é assim que os planos de substituição devem funcionar.
Enquanto gestor sénior de projetos (e detentor da certificação PMP) numa gigante mundial das telecomunicações, passo grande parte do tempo a colaborar em projetos de destaque com equipas internacionais. Ter uma boa substituição é tudo no meu papel, sobretudo quando trabalhamos em diferentes fusos horários. Felizmente, aprendi com essa experiência e, ao longo dos anos, ajustei a minha abordagem.
Quer seja uma pausa de fim de semana prolongado ou umas férias de duas semanas, garantir uma substituição sólida no trabalho é sempre uma boa ideia. Isso assegura que as tarefas mais importantes continuam sem interrupções e que há alguém disponível para agir no seu nome em situações urgentes ou inesperadas. Estas dicas ajudaram-me depois daquela primeira “asneira” — e podem ajudá-lo a si também, da próxima vez que decidir fazer uma pausa.
Quatro Semanas Antes das Férias
Passo 1: Planear com antecedência.
Idealmente, saberá dos seus planos de férias com bastante antecedência, sobretudo se forem longos. Como primeiro passo, assim que as datas estiverem confirmadas e aprovadas (recomendo quatro a seis semanas antes), avise os seus colegas e clientes de que estará ausente. Gosto de adicionar as minhas férias futuras no rodapé da assinatura de e-mail, para máxima visibilidade. Por vezes, isso até ajuda a adiantar prazos de projetos, de forma a que o meu substituto tenha menos trabalho para gerir.
Este também é um bom momento para rever a sua agenda, quatro ou cinco semanas antes, e perceber o que tem em mãos, começando a priorizar o que precisa de terminar antes das férias. Lembre-se: o seu substituto (quem quer que seja) também tem o seu próprio trabalho para fazer. Ter alguém como substituto não significa que essa pessoa vai fazer todo o seu trabalho por si. Cabe-lhe a si gerir as suas tarefas para garantir que o seu colega só tem de assumir o mínimo indispensável.
Passo 2: Encontrar um substituto.
É boa prática contactar alguém, pelo menos com um mês de antecedência, para ser o seu substituto. Foi um erro que cometi naquele projeto de alta prioridade — pedi demasiado em cima da hora. Procurar cedo permite que o colega analise bem a sua própria agenda e responsabilidades antes de aceitar ou recusar o pedido.
Existem duas formas de o fazer:
- Pode falar com o seu gestor, que normalmente tem uma visão clara da carga de trabalho da equipa e pode até dividir as suas tarefas por duas pessoas.
- Ou, se tiver uma boa relação com os seus colegas e já tiver alguém em mente, pode abordá-lo diretamente.
Um exemplo de mensagem:
“Olá, Helena. Como ouviste na reunião, vou estar de férias entre 24 de julho e 7 de agosto. Queria perguntar-te se tens disponibilidade para ser a minha substituta enquanto estiver fora. Seria ideal, já que estás a trabalhar comigo no projeto X e já estás a par de quase tudo. Vou assegurar que deixo a maioria das tarefas concluídas antes de sair, para que só tenhas de responder a eventuais questões dos clientes. Daqui a umas semanas posso enviar-te um plano mais detalhado. Diz-me, por favor, se estás de acordo. Fico igualmente disponível para te substituir quando precisares.”
Assim que houver acordo, confirme os arranjos com o seu gestor por e-mail.
Duas Semanas Antes das Férias
Passo 1: Definir o âmbito do trabalho.
Tente concluir todas as tarefas com prazo durante a semana da sua ausência. Pense no seu substituto como alguém que o apoia enquanto está fora — não alguém que faz o seu trabalho. Pode pedir-lhe ajuda para responder a e-mails urgentes, liderar uma reunião que não pôde adiar ou acompanhar uma tarefa em andamento.
Passo 2: Criar um documento de entrega.
Este é também o momento de preparar um documento de entrega, atualizado com a informação mais recente. Liste os projetos em que está envolvido e indique o estado atual, as tarefas pendentes e os pontos críticos. Mesmo que não delegue todas essas tarefas, será útil para o seu colega conhecer o panorama geral.
Segue-se um simples exemplo:
[Nome do projeto]
Estado atual:
- Testes do grupo técnico aprovados em [data]. [Os ficheiros podem ser encontrados aqui: xxx]
- Amostra enviada localmente e o feedback deve ser entregue até 15 de julho.
- Risco: A produção da embalagem está com uma semana de atraso. O prazo para a revisão final mantém-se em 28 de julho.
Reunião semanal do projeto: terça-feira às 9:00 (hora da Europa Central – CET).
Tarefas a decorrer entre [datas da tua ausência]:
- Esperam-se os testes locais até 26 de julho. Verificar com o Fred o estado da situação.
- Confirmar com o Mike o estado das investigações técnicas para resolver o problema A e se é possível recolher os registos.
- A embalagem deverá ser recebida pelo John e revista pela equipa entre 26 e 28 de julho.
Uma Semana Antes das Férias
Nesta semana, vai ter muita coisa para concluir além do trabalho habitual. Certifique-se de:
- Rever e atualizar o documento de entrega, eliminando o que já é irrelevante e acrescentando o que for novo.
- Incluir o seu substituto em convites de reuniões e em e-mails importantes, para ganhar contexto.
- Reunir-se individualmente com o seu substituto, de modo a alinhar expetativas e resolver potenciais conflitos de agenda.
No final, envie um e-mail de seguimento com as ações combinadas e agende uma reunião no dia do seu regresso para avaliar o que foi feito.
O Dia Antes das Férias
Escreva uma mensagem clara de ausência.
As mensagens de “out of office” não servem apenas para avisar que está de férias. Podem indicar quem contactar na sua ausência, esclarecer responsabilidades temporárias e até informar se estará ou não acessível em casos urgentes.
Exemplo:
Estarei ausente de 24 de julho a 7 de agosto em férias de verão. Estarei a fazer caminhadas na montanha com pouca ou nenhuma rede, pelo que não irei consultar e-mails ou mensagens nesse período.
A minha colega Helena Silva será a minha substituta. Pode ser contactada através do e-mail helena.silva@email.com
Regresso ao escritório no dia 8 de agosto e responderei assim que possível
Conclusão
Embora estes passos possam parecer demorados, tanto você como os seus stakeholders beneficiarão de uma substituição bem organizada, que assegura a continuidade do negócio. Preparar o seu substituto é também uma oportunidade de aprender a delegar, reforçar a sua reputação profissional e estreitar a colaboração com colegas — tudo isto enquanto mantém os seus projetos no rumo certo.
