Se há uma palavra que define 2021, essa palavra é “arrebatado”. Depois de ano e meio a viver uma pandemia, com caixas de correio sempre cheias e reuniões sem fim, as pessoas estão cansadas. As pessoas também procuram uma resposta para esta exaustão digital, eu incluído. Como responsável da análise de dados do pessoal da Microsoft, passo muito tempo a explorar este problema e analisar os dados.
Quando os meus colegas estudaram, anonimamente, as tendências de produtividade de milhões de utilizadores das ferramentas da Microsoft, verificaram que num ano de pandemia, as pessoas passam mais tempo, semanalmente, em reuniões via Teams e cerca de 42% enviam mensagens fora de horas com mais frequência. Inicialmente, esta parecia a melhor forma de manter as equipas conectadas. Porém, já percebemos que chamadas de vídeo constantes, emails, chats se transformaram numa sobrecarga de trabalho, e bem vemos o impacto de tudo isso no bem-estar das pessoas que trabalham na Microsoft. Entre abril e novembro de 2020, a satisfação das pessoas com o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional baixou cerca de 13%.
Por isso, eu e a minha equipa deitamos mãos à obra para tentar perceber o que se pode fazer para tentar dar a volta a estes números, num ambiente de trabalho híbrido.
Para isso, perguntamo-nos o que é que podemos aprender com os padrões de atividade dos nossos funcionários, férias e questionários? E o que podem os gestores fazer para criar uma cultura onde existe um equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho e onde os funcionários prosperam? Como criar uma cultura onde terminar a lista de afazeres ou evitar trabalhar horas extra, não exige um esforço sobre-humano ou uma disciplina irrealista?
As práticas do trabalho virtual que afetam o bem-estar dos funcionários
Para responder a estas questões, estudamos, ao longo de vários meses, a atividade agregada e não identificada e os dados de milhares de funcionários da Microsoft, que estavam em teletrabalho devido à pandemia. De um modo geral, descobrimos que a colaboração excessiva, falta de concentração prolongada, trabalhar mais horas, provocavam a diminuição do equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada.
Mais colaboração, menos bem-estar.
A primeira parte da nossa análise, que diz respeito aos dados de atividade de abril de 2020, confirmaram aquilo que pensávamos ser verdade: os funcionários que estavam em trabalho colaborativo – em reuniões, escrever emails e enviar mensagens – manifestavam menos satisfação quanto ao equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, do que aqueles que passavam mais tempo sozinhos.
Os funcionários que manifestavam mais bem-estar, participavam em menos 25% do número de reuniões, e passavam menos de 6 horas semanais em trabalho colaborativo, comparativamente aos que se sentiam menos satisfeitos com a vida pessoal e profissional. Para além disso, os funcionários mais satisfeitos enviavam menos emails e menos emails fora de horas.
Se as pessoas tiverem mais tempo concentradas, melhoram o bem-estar.
Por outro lado, observamos que os funcionários que revelavam mais satisfação com a sua vida profissional e pessoal tinham mais 1.3 horas de tempo de concentração e 1.3 horas mais de blocos de duas horas para se concentrarem, em comparação com os funcionários que se mostraram mais insatisfeitos com a o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Mais férias, mais bem-estar.
De seguida, observamos o tempo de férias de cada um. Verificamos que no início da pandemia, muitos funcionários da Microsoft, deixaram de fazer férias juntos, evitavam viajar e ficavam em casa. De facto, verificou-se uma diminuição recorde no tempo de férias dos funcionários da Microsoft U.S. para cerca de 83%.
Esta diminuição provocou um efeito cascata, e percebemos pelos números, que ir de férias ou não, tinha um forte impacto na forma como os funcionários percecionavam o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. De acordo com a nossa pesquisa, observamos que os funcionários nos EUA., que conseguiram descansar entre março e abril de 2020, percecionaram um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, em maio, superior em cerca de 8%, do que os colegas que não tinham tido férias.
Portanto, se o segredo do bem-estar está em ter menos reuniões, mais tempo de concentração, ir de férias, como é que se faz isto? Aqui ficam quatro estratégias que, diferentes equipas da Microsoft, começaram a adotar.
Definir prioridades
Os nossos estudos mostram que o melhor que um gestor pode fazer para melhorar a vida pessoal e profissional da sua equipa é definir prioridades. Os funcionários, que não recebem informação sobre o que é mais importante no seu trabalho, apresentam maiores níveis de insatisfação com a vida pessoal e profissional. Na realidade, os dados recolhidos entre outubro e novembro de 2021 mostram que 81% dos funcionários estavam insatisfeitos, e 42% não se sentiam tão produtivos como antes da pandemia.
Como gestor, eu sei que nunca vamos conseguir fazer tudo. Por isso, tive de ter conversas duras com parceiros e equipas e dizia-lhes que tínhamos de fazer certas coisas, mas que para isso, outras não poderiam ser feitas. Mostrava-lhes o que era mais importante. Para combater este excesso de trabalho e manter níveis de trabalho sustentáveis, não podemos dizer sempre “e”, por vezes temos de dizer “ou”.
A minha equipa ainda hoje brinca com a questão das prioridades, e diz que tudo isso é “uma experiência interna” tendo em conta as vezes que eu o disse. Mas, definir prioridades transformou-se no meu mantra por uma razão.
Priorizar é a forma de criar estabilidade no meio do caos. É a plataforma fundamental para o equilíbrio da vida profissional e pessoal, pois dá à equipa a possibilidade de assumir o controlo, de falar, de dizer “não” ao que não é importante. Que no final, significa menos reuniões, mais tempo de concentração e mais importante ainda, a liberdade de parar.
Reavaliar as reuniões
Depois de definidas as prioridades, o próximo passo é reavaliar as reuniões. Deixo-vos algumas estratégias que foram uteis para nós.
Fazer intervalos.
Uma pequena pausa entre sessões de grupo é a oportunidade que os funcionários têm de beber um copo de água, e se prepararem para a próxima reunião, ou se mentalizarem para um outro tópico. De acordo com a pesquisa da Microsoft, quando mudamos o nosso foco de maximizar reuniões para maximizar a eficácia da reunião, com intervalos de dez minutos, os níveis de stress reduzem, e consegue-se mais foco e comprometimento. No Outlook ou outra plataforma de email, as organizações podem definir um padrão para estas pausas, ou individualmente ou por equipa podem-se gerir estas definições.
Evite deixar trabalho para o fim de semana.
Tal como as pausas, dar tempo, no início e no fim de cada semana, aos funcionários ajuda na transição. Por exemplo, se marcar reuniões à segunda-feira de manhã, os funcionários podem sentir-se pressionados a preparar a reunião ao fim-de-semana e tudo isto contribui para que se sintam mais cansados. Em vez disso, deixe a segunda-feira de manhã para concentração e foco, de modo que a equipa se organize para o trabalho durante a semana. Algumas equipas na Microsoft não faziam reuniões às sextas-feiras, para que os funcionários pudessem desligar do trabalho e terminar assuntos importantes, antes de ir de fim-de-semana.
Pausa.
Um estudo recente da Microsoft mostra que multitasking, durante as reuniões, aumenta o tempo e duração das reuniões. Nesse estudo, as pessoas referiam que nas reuniões que achavam desnecessárias eles acabavam por fazer outras tarefas.
Por isso, pense, reavalie a eficácia das reuniões da sua equipa, verificando a perspetiva dos seus colaboradores. Pergunte-se também, se as reuniões exigem tarefas múltiplas e se envolvem os colaboradores. Será que as reuniões poderiam ser mais pequenas? Menos frequentes? Quem é que realmente precisa de estar nas reuniões? Devem ser reuniões frequentes ou agendadas dentro do necessário? São mesmo precisas?
Deixe algum tempo para se concentrar e imponha limites
Definidas as prioridades e diminuídas as reuniões, incentive a sua equipa a dar prioridade ao tempo que necessita para estar focados no trabalho e imponha limites para o fazer.
Incentive o tempo de concentração.
Sugira, à sua equipa, definir blocos de tempo para trabalhar concentrados e lidar com as prioridades. Estabelecer o tempo que se precisa para ficar concentrado, permite à equipa dedicar mais tempo aos projetos sem interrupções ou distrações. Mais tempo de concentração significa mais progresso, o que por sua vez significa menos sobrecarga. E também significa menos trabalho fora de horas.
Utilize a tecnologia para manter horas sem trabalho
O local de trabalho híbrido vai muito mais além do “onde é que trabalhamos”, também significa “quando trabalhamos”. Por exemplo, para tentar manter o equilíbrio entre a minha vida pessoal e profissional, pode significar ver o meu email à noite, quando me consigo verdadeiramente concentrar e fazer o trabalho. Por outro lado, os estudos mostram que um email fora de horas de um gestor, pode ter um efeito cascata na equipa.
A tecnologia pode ajudar a sua equipa a capacitar-se a trabalhar da mesma forma, evitando estar sempre disponível. Quando estou a trabalhar à noite, que é quando trabalho melhor sozinho, eu tiro partido das definições de envio tardio, para que as minhas horas de trabalho flexível não se tornem as horas de trabalho de outra pessoa.
Também incentivo a minha equipa a desligar as notificações de modo a eliminar a pressão de verificar o email e conversas, quando está na hora de desligar do trabalho. Também definimos normas entre os elementos da equipa para responder a questões, assim ninguém sente que está sempre no ativo.
Incentive as ausências
Finalmente, discuta a forma mais fácil dos funcionários tirarem, as merecidas, férias.
Descansar pode não ser como era antes.
A capacidade de desligar é fundamental para se alcançar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. Sejam férias, staycation, baixa por questões de saúde, dias santos, descansar e recarregar pode ter significados diferentes para pessoas diferentes. Em 2019, incluímos as doenças mentais na baixa por motivos de saúde. Nessa altura, não imaginávamos a importância de tudo isto na pandemia. Também oferecíamos cinco dias de bem-estar, para além dos dias de férias a que os funcionários têm direito. Desta forma, estávamos a incentivar as pessoas a irem de férias.
De uma maneira geral, faça com que a sua equipa perceba que há muitas razões para descansarmos, e que descansar não se resume a viajar, e que o bem-estar dos funcionários é uma prioridade.
Facilite o tempo de férias.
Os funcionários vão ter dificuldade em deixar o trabalho se não sentirem apoio. Como chefe, ofereça-se para os ajudar quando estão fora. Também pode criar um sistema de tutorias, atribuindo a cada funcionário um colega que supervisiona o trabalho, enquanto estão fora. Também pode tentar arranjar dias em que todos podem estar fora, tentando minimizar o número de emails e trabalho acumulado.
Texto adaptado do artigo da autoria de Dawn Klinghoffer, da edição da revista da HBR da edição de dezembro de 2021, disponível em https://bit.ly/31mclbv.
