Todos os locais de trabalho têm regras não oficiais.Por exemplo, se estiver numa videochamada com os seus colegas é corretodesligar a câmara? Quando envia um email à sua chefia inclui emojis?
Durante períodos de maior stress, tal como oque vivemos atualmente, é prática registar as normas culturais e emocionais nãooficiais que existem na equipa e/ou empresa. Estas regras podem ter sidoalteradas desde que se iniciou o teletrabalho ou até podem nunca ter sidoclaras para todos. Por exemplo, pode achar que dar um passeio durante o dia detrabalho é algo razoável de se fazer, para aliviar a cabeça, no entanto, istopode não ser claro para todos os seus colegas, principalmente osrecém-contratados. Estas pequenas incertezas (Posso fazer uma pequena pausa?)podem-se tornar elementos de grande stress. Combatê-los é fundamental paraajudar todas as pessoas a sentirem-se seguras e apoiadas, principalmente nafase em que vivemos.
No livro No Hard Feelings uma das grandessugestões é fazer uma lista “Não faz mal se…”. Tomamos conhecimento destaideia através do escritor Giles Turnbull, que queria mostrar às novascontratações do Serviço Digital do Governo do Reino Unido, que não havia nenhumproblema em pedir ajuda, cometer erros ou tirar dias de folga. O escritor fezum esboço de uma lista, pediu aos colegas para acrescentar ideias e depoiscolocou posters no seu gabinete com estas ideias. Na lista final é possívelencontrar ideias como: “Não faz mal se …”
- Dizer que não percebemos;
- Não saber tudo;
- Ter dias mais calmos;
- Perguntar porquê e porque não;
- Pedir à direção para solucionaro problema.
Estas listas já existem em alguns locais detrabalho, mas nem todos estão conscientes delas e, por vezes, é necessáriorelembrar as pessoas. Matt Reiter, diretor da World 50, uma pequena comunidadepara gestores de topo, criou uma lista para a sua equipa. “Estava claro que ascoisas mudaram desde que a minha equipa começou a trabalhar a partir de casa,mas ninguém se apercebia,” disse ele. “Há coisas que eu sei que se podem fazer,mas sei disso porque já estou na empresa há muito tempo. Se eu posso tirar umdia de folga, então tu também podes.”.
Um pequeno lembrete pode ajudar as pessoasa mudar o seu comportamento. Elementos da Google enviaram um email aos novos colaboradoresa informar que os gestores da organização, normalmente, “Fazem muitas questões,muitas mesmo!” e “Peça um feedback ativo – não espere por ele.” Só o simplesfacto de ter dado a conhecer isto, fez com que os novos colaboradoresdesenvolvessem estas competências, aumentaram a produtividade em cerca de2%, um aumento de cerca de $400 milhões por ano.
Tendo em conta que muitos de nós mudamospara teletrabalho no início deste ano, encorajamos as equipas a elaborar listas“Não faz mal se …”. Pode incluir coisas como “Está tudo bem se…”:
- Desligar a câmara, casonecessite de descansar durante as chamadas mais longas;
- Mudar as horas de trabalhodevido a compromissos familiares;
- Uma criança ou um animal deestimação aparecer no ecrã;
- Bloquear horas no seucalendário para se focar no seu trabalho.
A seguir definimos algumas áreas que devem serconsideradas na elaboração de uma lista para a vossa equipa ou organização:
Normasde comunicação digital
Fazer videochamadas constantes é desgastante. Seja claro noque toca a ter as câmaras ligadas e desligadas. Por exemplo, num pequeno grupo,quando se está a discutir ou colaborar é importante ter as câmaras ligadas. Noentanto, em muitos locais de trabalho, as videochamadas, tornaram-se o padrão,mesmo em situações em que uma simples chamada era suficiente. Talvez a suaequipa possa definir que nos primeiros dez minutos da reunião, mantêm o vídeoligado, para estabelecer a ligação, e depois não há problema em desligar duranteo restante tempo da reunião. Durante este tempo de pandemia, a PCMA, umaempresa de organização de eventos, criou uma lista “Não faz mal se …”, quepermitia aos colaboradores vestirem-se mais informalmente e estar presentesapenas com voz durante as reuniões. Também é recomendável perceber se não há problema que osfilhos surjam, ir à porta receber uma encomenda, ou simplesmente levantar-sedurante uma reunião para esticar as pernas ou ir buscar uma bebida. Estescomportamentos podem atenuar a ansiedade e manter o equilíbrio entre osintervenientes.
Apoioemocional
Estes são tempos difíceis e por isso nemsempre estaremos no nosso melhor. Pense em tirar um dia para si, ou fazer umapausa durante a tarde. Beth Heltebridle, uma bibliotecária da bibliotecaFrederick County Library, em Maryland, conta-nos que fez uma lista com a suaequipa durante o período de confinamento. A Beth disse-nos “Partilhávamos anossa lista de forma a criar motivação nestes tempos de incerteza, e enviamospara os novos colaboradores, uma vez que estamos outra vez na mesma situação.Uma das coisas mais complicadas é que os nossos dias pareciam tão diferentes,sentíamos a falta da interação com os outros elementos. Muitas destas regrasnão estão escritas e podem nem ser cumpridas atualmente, mas queríamos queficassem claras para os novos elementos, e lembrar o resto da equipa de que anossa cultura se mantinha inalterada.”
A lista da bibliotecária incluía situaçõescomo, não faz mal se não vires o email fora de horas, aceitar um café se alguémte levar, ter paciência, e ter espaço para concentração.
Segurançapsicológica
As novas contratações são aquelas que maisfacilmente sentem a falta de pertença e segurança psicológica. Por isso é muitoimportante deixar claro aos novos colaboradores, que não faz mal fazer muitasperguntas e não sentir que uma semana depois de iniciar um novo emprego já temde saber tudo. Estar a trabalhar à distância, significa ter mais dificuldade emobter respostas a pequenas questões. E dada a situação económica, muitaspessoas sentem-se umas sortudas por ter um emprego e muitas sentem uma grandeinsegurança em perder o seu emprego, o que pode fazer com que as pessoashesitem em colocar dúvidas, porque têm medo, sentem-se lentas ou porque pensamque vão perturbar algo.
Mas se as pessoas não fizerem questões, umadas duas situações pode estar a acontecer, podem não estar a fazer bem o seutrabalho, ou podem estar a perder tempo a pensar em como poderão serentendidas. Estas listas permitem que todos façam questões. Pode até incluirsituações específicas, como não faz mal se fizer perguntas, mesmo que sejamabsurdas, ou pedir esclarecimentos sobre algo que já foi esclarecido.
Estilosde trabalho
Muitas vezes trabalhamos com pessoas quetêm estilos de trabalho diferentes, alguns muito extrovertidos, outros maiscuidadosos nas decisões e alguns mais assertivos. Muitas vezes os estilos detrabalho que prevalece nas organizações é o da maioria ou daqueles que estão àfrente das organizações. Por exemplo, se a maioria for extrovertida,principalmente os líderes, a organização pode pautar-se por ter sempre reuniõesem grande escala e sessões colaborativas.
Pode optar por ter uma lista “Não faz malse …” para fazer com que as pessoas que têm um estilo de trabalho diferentese sintam mais confortáveis, bem como mostrar que não têm de se adaptar paraterem aquele sentimento de pertença.
Por exemplo, pode permitir que ostrabalhadores mais introvertidos, estejam apenas presentes no chat, do queestar sempre a ligar o microfone deles e falar, ou pedir mais tempo para tomardecisões importantes. Briley Noel Hutchison, um gestor de programas na GirlsScouts – Diamonds of Arkansas, Oklahoma e Texas, disse-nos que a sua equipaconcordou em serem diretos, ter espaço para silêncio, e acompanhar as pessoas eajudar nos projetos que decorriam.
Estas listas, como bónus, podem-se tornarem ferramentas de recrutamento. Giles Turnbull disse-nos que “Muitas pessoas, candidataram-sea trabalhos no Serviço Digital do Governo, depois de terem visto os posters, ouimagens destes nas redes sociais. Uma foto de um poster transformou-se numavantagem de recrutamento.”
O simples ato de fazer uma lista podetrazer benefícios tanto para os novos colaboradores, como para aqueles que jáestão em funções e para os que ainda podem vir, e permite-nos reforçar acultura de organização, mesmo quando a natureza do trabalho se altera.
Texto adaptado do artigo da autoria de LizFosslien e Mollie West Duffy, publicado no dia 26 de outubro de 2020 em https://hbr.org/2020/10/write-down-your-teams-unwritten-rules.
