Acreditar que “mais” é realmente sempre “mais”, pode ser umasuposição perigosa.
A complexidade acarreta sempre um custo. Sempre que seassume o compromisso para a criação de algo novo, assume-se não só a realizaçãodo trabalho em si, mas também, a coordenação de todas as tarefas essenciais eadjacentes, assim como, a responsabilidade por ultrapassar todas as limitaçõese constrangimentos, garantindo o cumprimento dos prazos definidos.
Infelizmente, toda esta gestão associada ao trabalho ocupamais tempo do que o verdadeiro investimento na essência do próprio projeto.Aliás, é frequente constatar em grandes organizações, que algumas pessoasperdem imenso tempo em reuniões para discussão sobre o trabalho, a escrevere-mails para enquadrar e justificar o projeto, a coordenar tarefas de outroscolegas no âmbito do trabalho, em vez de se dedicarem ao desenvolvimentoefetivo e significativo do projeto com base no plano definido. Acabam por ficar“agarradas” a uma lista crescente de tarefas e a sucessivas validações de todosos mais pequenos passos.
Para criar mais valor para a organização é necessária umaabordagem diferente. É indispensável olhar e analisar com clareza o novoprojeto, estimar o trabalho necessário e comparar os eventuais resultados quepodem vir a ser alcançados. Antes de dizer “sim”, seja a um simples pedido dereunião, seja em relação a um pedido para um novo grande projeto, é essencialdimensionar as novas oportunidades. Esta postura não representa insubordinaçãoou falta de espírito de entreajuda. Antes pelo contrário, exprime o reconhecimentoclaro de que novos projetos implicam disponibilidade de tempo e de recursosque, se não forem geridos adequadamente, podem colocar em risco grandesprioridades.
São contas fáceis de fazer. Cada projeto adicional divide osrecursos em pedaços cada vez mais pequenos, implicando que cada vez se disponhade menos tempo para se dedicar a qualquer outra coisa. Quanto menosresponsabilidades tivermos, mais tempo teremos para dedicar a cada uma delas. Omesmo princípio aplica-se a um departamento ou a uma empresa no geral. Quantomais novos projetos, novos produtos, novos clientes estiverem “na calha”, menostempo e capacidade as equipas dispõem para se dedicar à progressão deresultados nos projetos já existentes.
Como ser mais produtivo no trabalho? A melhor maneira dequebrar este ciclo vicioso de excesso de compromisso e sobrecarga é gerir commuito cuidado os novos projetos que aceitamos concretizar. Alguns passos aseguir:
Defina o seu tempo. Sempre que possível, eviteaceitar novos compromissos imediatamente. Tente retardar o processo de tomadade decisão para conseguir espaço e tempo para fazer uma escolha fundamentada.Antes de tudo, coloque algumas questões sobre a abordagem do projeto que lhepermitam esclarecer tópicos essenciais sobre o tema, âmbito, objetivos,expetativas e timings. Não responda sem analisar os prazos e compromissos jáassumidos no âmbito de outros projetos.
Saiba dizer “não” atempadamente. Se tiver aclara noção de que não tem capacidade para assumir o novo projeto, deve dizê-loo mais rapidamente possível. Quanto mais tempo adiar, mais difícil será degerir a situação, de recusar a solicitação, e mais frustração causará no outro.
Detalhe todo o projeto. Se pretender realmenteassumir um novo projeto, invista algum tempo a analisar tudo o que precisa derealizar para concluir o desafio. Com quem precisa de falar e interagir, dequem precisa de apoio, que tipo de pesquisas, reuniões ou ensaios sãonecessários. Faça estimativas com base em projetos similares já executados paracalcular aproximadamente os recursos que vai precisar para cada uma das fases.
Reveja a sua agenda. Isto permite-lhe identificarquais os tempos livres de que dispõe – ou não – no seu calendário para dedicarao novo projeto. Se existir tempo disponível, pode aceitar o novo projeto comconfiança, bloqueando na sua agenda o tempo necessário previsto. Se o seucalendário não permitir tempo livre até à data final proposta do novo projeto,tem as seguintes possibilidades: a primeira, será a de recusar o novo projeto alegandoque não tem tempo disponível na sua agenda para assumir novos compromissos; asegunda opção pode passar por renegociar os compromissos atuais libertandotempo para o novo projeto. Acima de tudo pondere os resultados e impacto donovo projeto em relação aos atuais projetos que tem em mãos. Na dúvida,questione o seu manager e solicite feedback em relação à ordem das suasprioridades. Só através de uma estratégia destas conseguirá assumircompromissos de forma responsável.
Ajuste seus compromissos. Se assumir um novo projetovai causar impacto nos restantes, deve alertar antecipadamente as pessoasenvolvidas para também elas poderem ajustar agendas, delegar tarefas e timingsprevistos ou procurar alternativas.
Os compromissos assumidos devem ser registados na agenda oucalendário para permitir o controlo e o cumprimento dos prazos estabelecidos.Invista e aposte na excelência para realizar um trabalho que acrescente valor elhe traga também realização pessoal.
Textoadaptado do artigo da autoria de Elizabeth Grace Saunders, publicado no dia 30 de janeiro de2015 em http://www.hbr.org/
