Acontece-lhe ter a sensação de que o dia não tem horassuficientes para realizar tudo o que precisa fazer? Perante tantas solicitaçõese constrangimentos de tempo é sempre útil percebermos como podemos aumentar anossa produtividade.
Aqui ficam algumas dicas e melhores práticas de algunsespecialistas nesta temática:
Em primeiro lugar, não existe uma abordagemone-size-fits-all. Portanto, é essencial cada um identificar o seu próprioestilo e forma de trabalhar. Faça uma autoavaliação consciente para descobrircomo alinhar as melhores estratégias de trabalho ao seu próprio estilo cognitivo.Identifique-se: É um adepto do planeamento? Um desenrascado? Um visionário?
De seguida, organize-se. Comece por ordenar o seuambiente de trabalho e a sua mesa. Há estudos que demonstram que um espaço detrabalho desarrumado pode aumentar a frustração e o cansaço e, consequentementediminuir a capacidade de persistência e a eficiência. O próximo passo é aorganização da sua agenda e do seu calendário (profissional, pessoal efamiliar). Se conseguir priorizar, será mais fácil alcançar a concentração efocalização. Recorra a lembretes sempre visíveis e constantes, se necessário.
Se trabalhar de forma independente ou num ambiente remoto, éainda mais importante focalizar-se na tarefa. Faça uma lista de tudo o queprecisa de ter à mão para garantir que possui todas as condições para trabalharcom produtividade. Esteja atento, porque algumas pesquisas recentes demonstramque os colaboradores que trabalham a partir de casa conseguem atingir níveis derendimento mais elevados do que a trabalhar no escritório.
O terceiro passo essencial é a gestão do seu tempo.Assuma essa gestão. Defina regras e estabeleça limites para não aceitartrabalho em excesso. Por exemplo, quando é convocado para uma reunião, leve asua lista de projetos em curso e previstos. Perante a possibilidade de novosprojetos, terá consigo toda a informação necessária para analisar a sua agenda,ponderar prioridades e propor alternativas. Se depender de trabalho de outroscolegas, solicite prazos de entrega antecipados, garantindo margem paraanalisar e detetar eventuais erros ou lacunas atempadamente e antes do prazofinal de entrega do trabalho.
Aproveite ao máximo o seu tempo, pois ele é precioso. Sejaseletivo nas reuniões e projetos em que está envolvido. Há alguns pontos quepode fechar em intervalos de reuniões (terminar um relatório, esquematizarconteúdos ou rever uma apresentação), ou mesmo durante as suas deslocaçõesdiárias (agilizar alguns contactos ou chamadas telefónicas, ouvir audiobooks oupodcasts sobre temas de interesse, por exemplo).
Tome consciência que não consegue manter o mesmo nível deenergia durante todo o dia de trabalho. Por isso, planeie dedicar-se aosassuntos mais importantes no período do seu “pico” de energia. Cada pessoa temum ritmo biológico, portanto, antes de tudo, conheça o seu e ajuste o seucronograma diário de tarefas, deixando as menos importantes e exigentes parahorários em que esteja menos “alerta”. Simultaneamente, assegure-se quedescansa o tempo suficiente para manter os níveis de energia elevados!
Tente concentrar-se numa coisa de cada vez. Ao tentarfazer muitas tarefas ao mesmo tempo, pode acabar por deixar muitas delasincompletas, ficando com a sensação de que não está a fazer grandes progressos.Pense como é agradável concluir tarefas e riscá-las da lista de “things to do”!
Conseguir manter o foco é muito importante. A prática demediação ou reflexão pode ter um impacto notável no seu bem-estar e na suaatenção. Por outro lado, não subestime o impacto de elementos externos quepodem afetar a capacidade de concentração, como por exemplo, os sinais sonorosdas aplicações de telemóveis ou de alguns programas. Estas notificações quasenunca são urgentes, portanto, desligue-as quando necessitar de focalizar.
Mesmo com os melhores planos e previsões, a sua motivação ouenergia podem pregar-lhe uma partida! Estabeleça um plano de recompensas parasi próprio. Quando conseguir finalizar uma tarefa que estava parada há semanas,ofereça um presente a si próprio (um almoço com um amigo, um bilhete para um concerto,um livro, uma massagem…).
Não se censure se estiver com dificuldades de concentraçãoou de automotivação. Encare as suas lacunas de forma positiva, aprenda atrabalhá-las colocando-se noutra perspetiva, como se fosse uma outra pessoa aolhar para si.
Como gestor, é também essencial que consiga manter a suaequipa motivada e produtiva. Os seus colaboradores lutam com estas mesmasdificuldades, portanto, posicione-se como um exemplo para eles, partilhe assuas dicas e sugestões e crie um clima de reciprocidade.
Eembora possa parecer contraditório, acredite que, para se ser mais produtivo notrabalho, às vezes, é necessário sair do escritório. Muitas vezes, o segredoestá em fazer uma pausa e renovar energias. Quando regressar, estará maisfocado e concentrado.
Adaptado do artigo da autoria de Dana Rousmaniere publicadoem www.hbr.org no dia 7 de abril de 2015
