Artigo traduzido e adaptado de “5 Tips for Writing Meaningful Thank-You Notes”
Quando recebi uma bicicleta nova que os meus avós me deram quando ainda era criança, a minha mãe não me deixou sair de casa para dar uma volta de bicicleta, sem que eu escrevesse uma mensagem de agradecimento aos meus avós. Eu recordo-me de ter andado a pensar nisso, mas desde essa altura que os agradecimentos têm sido a minha paixão.
Os benefícios de expressar gratidão
Em 2000, quando comecei a colaborar com The Estée Lauder Companies, o meu chefe, Leonard Lauder, na altura o CEO cessante, reforçou a lição da minha mãe sobre gratidão e notas de agradecimento, reforçando o seu poder como ferramenta de comunicação e de gestão. (“Nada me deixa mais feliz do que escrever uma nota de agradecimento,” escreveu nas suas memórias.) Um comunicador excecional, bem conhecido pela sua elegância e cuidado, este homem construiu um império com o nome da sua mãe. Para Lauder a gratidão é uma porta aberta para relações significativas: “Na minha opinião, as notas de agradecimento, mesmo que seja apenas uma linha, ajudam-me a estabelecer uma relação. Assim que se cria empatia, pode-se agradecer, assim como também se pode aconselhar e fazer sugestões,” disse-me Lauder.
Esta é uma abordagem de gestão bastante inteligente. Mostrar apreço e reconhecimento aos que merecem, gera entusiasmo, reforça a vontade de trabalhar e lealdade. Quando observamos as listas das empresas com as taxas de rotatividade mais baixas, o “ambiente positivo” é uma das principais razões que mantém as pessoas – assim como os ordenados e os benefícios. Não há melhor forma de criar um ambiente positivo, do que mostrar gratidão.
Também é uma estratégia de marketing interessante. Antes da empresa ter a possibilidade de pagar a publicidade mais tradicional, Lauder e a sua mãe Estée escreviam, manualmente, mensagens de agradecimento aos seus clientes, aos clientes dos centros comerciais, e às vendedoras que trabalhavam atrás dos balcões. Tudo isto ajudava a distinguir uma marca no início de vida das grandes marcas no mercado – ficou claro que que esta empresa de cosméticos era diferente, mais personalizada.
E não é só no início. Quando a empresa se transformou em empresa de capital aberto, há cerca de trinta anos, o Leonard enviou mensagens de agradecimento a todos os que trabalharam para a oferta pública, assim como a todos os potenciais investidores que ouviram o lançamento da empresa. A oferta de 17 de novembro de 1995 foi um sucesso; ao final do dia as ações já tinham aumentado 33%, em grande parte devido à confiança e admiração que a família Lauder construiu ao expressar a sua gratidão. No início de 2022, o valor de mercado das empresas Estée Lauder era de $100 biliões.
Também existem benefícios quando expressamos a nossa gratidão, mesmo aqueles que achamos que não merecem. Nunca vou esquecer o dia em que eu e o Lauder olhávamos atentamente para a secretária de uma poderosa editora de uma revista enquanto ela permanecia sentada, quase sem manter contacto visual. A sua conduta fria, depreciativa enervou-me, mas o Leonard manteve-se calmo durante toda a reunião.
“Não te esqueças de lhe enviar uma mensagem a agradecer por nos ter recebido,” disse-me o Leonard, quando passávamos a segurança.
“A sério?” Perguntei
“Absolutamente,” respondeu-me. “É isso que nós fazemos.”
Eu retive a respiração enquanto escrevia a mensagem de agradecimento à editora irritadiça. Mas depois percebi que a técnica de escrever as mensagens é a razão pela qual todos os editores, mesmo os mais irascíveis, o adoram. Ao mostrar a generosidade às pessoas mais rudes enfraquece a negatividade e desarma as pessoas, e pode fazer com que se verifique uma mudança no humor e de atitude. Quando voltei a ver a tal editora, ela estava mais aberta e mais recetiva para ouvir falar dos nossos produtos.
Cinco princípios para escrever mensagens de agradecimento eficazes
Então, como é que se faz isso bem feito? Existem cinco princípios que aprendi sobre mensagens de agradecimento eficazes.
Demore algum tempo a pensar.
No que toca ao coração, a velocidade, raramente, é uma virtude. Antes de passar para o papel, pense bem no que quer que a outra pessoa saiba, qual é o sentimento que pretende que perdure, e como espera que se sintam depois de ler a mensagem. Pode ser difícil encontrar esse tempo para escrever com horários tão ocupados, por isso, pode ajudar reservar algum tempo para isso, podem ser uns minutos ou uma hora. As manhãs de sábado são reservadas para refletir nas notas que vou escrever durante a semana. Eu tenho uma caixa de linho cinzenta na minha secretária que, está cheia de material de escritório personalizado e alguns cartões divertidos. Isso transforma o ritual de escrever mensagens de agradecimento mais divertido e fácil.
Agradeça àqueles que são normalmente esquecidos.
Perca algum tempo a agradecer às pessoas que têm a sua gratidão como garantida. Para Lauder, isso significava escrever cartas aos trabalhadores da produção, ao segurança, ou à criança que deixava um desenho na sua secretária (O Lauder mandou uma mensagem de agradecimento à minha filha de seis anos quando ela lhe deixou um pássaro em origami). Eu guardei muitas das mensagens de agradecimento das minhas chefias ao longo dos anos.
Seja especifico.
As melhores têm detalhe. Não faça um agradecimento simples pelo jantar; exalte os detalhes e inclua algo que o influenciou. Quando enviei uma mensagem para uma chefia antiga a agradecer tudo que aprendi com ela, descrevi que o feedback específico que me havia dado, proporcionou o meu desenvolvimento pessoal. Tal como o Lauder me ensinou: “Vai muito para além de escrever mensagens de agradecimento, é reconhecer o sucesso e as coisas bem feitas. Faça-o de uma forma pessoal para si e muito pessoal para quem recebe a mensagem. Certifique-se que não é uma mensagem feita. Tenha a certeza que é uma mensagem sentida.”
Faça valer a pena.
Quando uma mensagem de agradecimento tem impacto, é porque fez mais do que expressar a gratidão – a mensagem educa e clarifica, ilumina ou incita à paixão. Ofereça algo de valor, compreensão, ou uma informação. Por exemplo, quando vi um colega com dificuldades em manter uma conversa com a chefia direta, escrevi-lhe uma mensagem, a agradecer-lhe o facto de ter tomado a difícil decisão de ter tido a conversa e ter lidado com a conversa com dignidade. Esta mensagem mostrou o meu respeito e reforçou a ideia de que ele fez as escolhas certas.
Nunca é tarde demais
Mesmo que o presente tenha chegado há seis meses ou mais, é melhor escrever a mensagem do que não dizer nada. Peça desculpa por ter demorado, e siga em frente sem mais desculpas e mostre os seus sentimentos. O destinatário vai apreciar e pode até perdoar o seu atraso. E isto é ainda mais importante se o presente não for algo tangível: pode demorar anos a perceber o impacto da pessoa na sua vida. Não permita que isto o impeça de exprimir a sua gratidão. Faça desta atividade uma parte da sua rotina, pense se há alguém a quem deve enviar uma carta de agradecimento.
As cartas de agradecimento podem parecer algo infantil, ou para os mais jovens a ingressar numa carreira, quando tentam deixar uma boa impressão. Mas a reciprocidade que vem com a partilha da gratidão pelo presente, pelo excelente trabalho, ou atenção pessoal é a chave para construir relações significativas que os administradores tanto apreciam. E, finalmente, há uma razão pela qual os peritos listam a gratidão como um ingrediente essencial para a felicidade. Ao escrever uma carta estou a ligar-me àqueles de quem gosto, aos amigos, aos colegas num mundo que é muitas vezes polémico e superficial. Na era do email e das declarações de 280 caracteres, as mensagens de agradecimento funcionam como pequenas lembranças de potencial ilimitado e do poder de agir com graciosidade.
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