6 formas de estabelecer regras à volta do email

A internet é rica em conselhos sobre o e-mail.Tente encontrar dicas sobre como organizar o e-mail e vai encontrar informaçãoque lhe permite passar anos a sistematizar e a organizar a sua caixa de entrada.Contudo, apesar destes sistemas e ferramentas, o e-mail vence-nos e retira-nostempo precioso que poderíamos dedicar a outro trabalho que gostaríamos de fazerou então outro tipo de vida que gostaríamos de viver. Este é um problema geral:cada vez mais são as pessoas que estão assoberbadas com o trabalho e o e-mail,e o ritmo não parece que vai abrandar.

O e-mail já não é só o e-mail: as mensagenssão enviadas através de um sem número de plataformas, e as pessoas agorainvadem as outras com mensagens de texto, Instagram, Slack Alerts, mensagensVoxer, Facebook e muito mais. O mundo tem muitos elementos de distração, eacabamos por nos perder ao responder às mensagens, gastando muitas horas atentar responder a tudo. Mas se tentarmos responder aos e-mails a toda a hora,vamos continuar a receber e-mails a toda a hora. Acaba por ser um círculovicioso.

Para além do dilúvio de mensagens queprovoca, o e-mail há muito que impede de ver o que é urgente e importante. Emparte, porque não há conflito. Nós tornamo-nos arrogantes nos pedidos de tempoe atenção do e-mail, porque este é grátis e rápido. Enviar mensagens muito rápidofaz-nos pensar que somos importantes, em vez de tomarmos o tempo necessáriopara maturar as ideias, e para além disso cria muito trabalho no dia-a-dia daspessoas, em vez de nos permitir resolver as coisas por nós próprios. No final,não tem a ver com responder rápido ou ter uma resposta mais adequada, ou asmelhores ferramentas. Isto é um sinal de que algo mais profundo está errado.

 O verdadeiro problema: nós nãosabemos centrar a nossa atenção.

O desafio de hoje é decidir onde nos vamoscentrar. Culturalmente, somos terríveis em estabelecer prioridades e definirbarreiras. Isto está relacionado com os nossos hábitos de consumo e ominimalismo radical: estamos a afogar-nos na confusão digital e física. O e-mailnão é o problema, as fronteiras é que são. Em vez de nos tornarmos melhores aenviar e-mails, temos de melhorar a forma como damos prioridade às coisas.

A prioridade desumana não é assim tãocomum. No passado apenas tínhamos uma prioridade, tal como nos diz Greg McKeownno seu livro Essentialism, porque o plural, “prioridades” não existia. A meio do século passado,mudamos o nome para prioridades múltiplas. Hoje parece que podemos ter dezenasde prioridades, em vez de escolher apenas uma coisa para nos concentrarmos.

Os líderes e gestores têm como funçãooferecer clareza de especificidade em torno daqueles que gerem e daquilo em quese concentram. Sem trajetórias decisivas, afogamos os nossos colaboradores emcentenas de e-mails e projetos desnecessários. A melhor forma de melhorar naquestão dos e-mails, é melhorar a forma como dizemos que não.

Aqui ficam seis ideias para estabelecerlimites e de que forma os deixamos bem claros:

  1. Informação na assinatura. Faça uma breve descrição, por baixo da sua assinatura, de forma a informar as pessoas quanto tempo pode demorar uma resposta e os horários de trabalho da sua empresa. Aumenta a transparência na forma como trabalha.
  2. Utilize a resposta automática o mais que possa. Muitos escritores utilizam a resposta automática para evitar uma inundação de e-mails e para se concentrarem nos seus projetos. Desta forma dá a conhecer que está fora e quando é que se pode esperar uma resposta.
  3. Acrescente informação ao seu site ou media. Informe as pessoas do seu tempo médio de resposta, de forma a que possam planear de acordo com isso. Na minha página eu explico que normalmente demoro duas     semanas até responder. Se realmente demora esse tempo, ou demora menos,depende de nós. Devemos apenas dizer às pessoas o que esperar.
  4. Informe as pessoas quais os pedidos que podem ser ignorados. Use o seu Twitter bio, a sua página de contacto, ou o manual de utilizador para informar as pessoas como devem utilizar os diferentes canais de comunicação.Informe as pessoas daquilo que pode ser ignorado ou apagado. Não aceita pedidos inusitados? Então apague-os.
  5. Defina orientações de comunicação para a sua equipa. Quando     surgirem novos membros na sua equipa e novos clientes, ou mesmo quando começarem um novo projeto, especifique quando e como gostam de ser contactados. Seja bastante claro quanto aos canais a utilizar, estilo e disponibilidade. (Por exemplo, quando defini, como professor, sessões de chat, informo sempre o meu horário e o meu tempo de resposta.)
  6. Dê o exemplo. Se responde a e-mails a toda a hora e durante todo o fim de semana, está a informar a sua equipa de que espera que eles façam o mesmo. Utilize um serviço do tipo de Boomerang para agendar os emails a ser enviados para a caixa de correio e para controlar quando é que os emails entram na sua caixa de correio. Melhor ainda, afaste-se da sua caixa de correio durante o fim de semana.

O e-mail pode até ser uma ferramentaque utilizamos para nos conectar, comunicar e até pensar. Mas os e-mails nosdias de hoje comprometem o tempo livre e o tempo de qualidade, e para alémdisso impede-nos de fazer trabalho de qualidade. Estabelecer prioridadesajuda-nos a reduzir a confusão digital. Só assim conseguirá transformar a suacaixa de correio em algo mais simples.

Texto adaptado do artigo da autoria de Sarah K. Peck,publicado no dia 20 setembro de 2019 disponível em: https://hbr.org/2019/09/6-ways-to-set-boundaries-around-email.

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