Não acredito que isto ainda não está feito! Eu pedi isto pronto há muito tempo.
Como é que este projeto está tão atrasado? Eu deixei bem definidas todas as etapas.
Acho que esta semana vou ter de trabalhar até mais tarde para deixar tudo organizado, pois ninguém fez o que era suposto fazer. Para quê delegar tarefas, se acabo por ser eu a ter de fazer o trabalho todo?
Alguma destas frases é familiar? Quer seja o gestor de projetos ou responsável por projetos ad-hoc, provavelmente já enfrentou algum dos dilemas acima descritos.
Como formador na área de gestão de tempo, trabalhei com sujeitos nas duas situações. Uma das maiores questões da gestão projetos, é pensarem que o simples facto de se dizer a alguém para fazer alguma coisa significa que essa coisa vai aparecer feita. Em alguns casos, isso até pode acontecer, em particular, quando são tarefas mais pequenas. Mas na maioria das vezes, principalmente, em projetos mais longos e complexos, atribuir tarefas não é suficiente, explicar as tarefas não chega, nem tão pouco planear o trabalho. Acompanhar os projetos é a chave para assegurar que o trabalho vai, realmente, ser feito.
Aqui ficam algumas dicas para acompanhar os projetos, de modo a aumentar a probabilidade de o projeto ficar pronto a tempo, ao mesmo tempo, que diminui o stress.
Aceite que o acompanhamento é essencial.
Antes de conseguir por em prática os conselhos abaixo, tem de analisar a sua mentalidade no que toca à gestão de projetos. Se achar que as pessoas devem ser capazes de fazer o trabalho sem acompanhamento e que pode ser entediante responsabilizar alguém, então vai ter de lutar por mudar esta situação. Vai ver surgir um lembrete para “acompanhar a Sue” e em vez de ir ter com ela, vai tentar ignorar porque acha que tem coisas mais importantes para fazer.
Independentemente, de gostar ou não, ou pensar que deveria ser feito deste modo, a maioria das pessoas dão prioridade às tarefas onde há responsabilidade. Os assuntos que não são acompanhados podem ficar atrasados, ou podem nem ser feitos. Quanto mais cedo aceitar esta verdade, mais fácil será priorizar o contacto com as pessoas.
Se continuar a ter dificuldade neste ponto, considere outra possibilidade: Pode não ser a sua prioridade, enquanto faz uma pausa, às 2 da tarde de terça-feira, enviar um email à Sue, mas ficar acordado até às duas da manhã de quinta-feira, para fazer o que a Sue não fez, é bem pior.
Clarifique as expetativas
O passo no acompanhamento de sucesso, é definir, claramente, por escrito, aquilo que espera e em que data. Por exemplo, digamos que pede a alguém para verificar as atualizações mais recentes de um software em desenvolvimento e preparar a apresentação para o lançamento do software. Se apenas der a conhecer a data da apresentação e o que é importante que seja incluído, os seus colaboradores podem pensar que enviar a comunicação no dia da apresentação é mais do que suficiente. No entanto, aquilo que quer é bem mais do que isso, e provavelmente vai ficar desesperado, pois, ao longo de três dias não viu nada e antes da reunião não sabe o que se está a passar.
Se quer saber o estado do lançamento do novo software três semanas antes do lançamento, se quer um rascunho da apresentação uma semana antes, e fazer revisões dois dias antes, de modo a ter tudo pronto, então tem de dizer isso. Sem que estejam bem claras as expetativas, os elementos da sua equipa não sabem o que é que precisa para se sentir confiante em relação ao processo, e pode ter dificuldade em saber se deve ou não controlar. Pode até sentir alguma ansiedade, mas não quer fazer uma gestão por baixo. Os prazos intermédios permitem um acompanhamento sem hesitação.
Sistematize o acompanhamento
Quanto menos pensar em fazer o acompanhamento, mais facilmente será feito. Há várias formas, simples, de o fazer. Uma destas formas simples é ter uma folha de excel, partilhada, onde são registadas as datas de cada etapa do processo. Deve responsabilizar os elementos da equipa para o preenchimento desta folha de cálculo, e deve estabelecer datas para verificar este preenchimento, pode ser uma vez por semana, uma vez por dia, dependendo do projeto. Quando chega a hora de rever, deve observar as atualizações. Se for necessário, envie uma mensagem ou um lembrete a questionar sobre alguns assuntos que estão vencidos.
Uma outra forma, e mais sofisticada, é utilizar o sistema de gestão de projetos onde as tarefas são alocadas aos sujeitos e assim poderá verificar quais são as que estão atrasadas e quais as que estão no ritmo certo. Alguns sistemas de gestão mais populares são Asana, Monday.com e Notion. Os lembretes podem ser automáticos de modo a não ter de os enviar pessoalmente.
Finalmente, pode optar pelas reuniões para fazer o acompanhamento. Este método é o que mais tempo consome, mas dependendo do projeto e do conhecimento que necessita de oferecer durante o projeto, pode ser a estratégia mais eficaz. É muito mais difícil comparecer a uma reunião de mãos vazias, do que ignorar um lembrete automático. Estas reuniões podem ser, rigorosamente, marcadas para verificar o progresso do projeto ou simplesmente incluir um acompanhamento pré-existente, podem ser reuniões individuais ou semanais.
O método escolhido não é o mais importante. O que realmente importa é o compromisso de assegurar que os prazos são cumpridos e que recolhe as informações nos horários definidos para o fazer.
Ter uma margem
Mesmo com o melhor dos sistemas, é normal que as pessoas falhem um prazo. Em vez de lutar contra isso, é melhor aceitar isso, e criar alguma flexibilidade nos prazos. Para coisas pequenas, pode-se pedir que enviem o trabalho um dia antes de realmente precisar dele. Isto permite algum tempo, durante as horas de trabalho, para dar uma vista de olhos antes de submeter o trabalho.
Para projetos maiores, pode pedir para estarem completos uma semana antes ou mais, antes do prazo final, para assim haver alguma margem para tarefas mais complexas. Isto também permite rever o trabalho e enviar à pessoa responsável para fazer as alterações, em vez de ter de as fazer sozinho.
Definir prazos, antecipadamente, dá-nos a possibilidade de acompanhar e antecipar situações críticas que possam por o projeto em causa.
Falar sobre os resultados
Se os elementos da sua equipa fazem bem o trabalho e dentro dos prazos, então, deve dar mérito aos seus colaboradores. Nunca devemos ter como garantido que todos cumprem os prazos.
Porém, se houver muitos pontos e muito stress, então o melhor é recuar e avaliar a situação:
- Será que ficaram claras as expetativas?
- Tinha um método de acompanhamento?
- Deixei uma margem?
- As expetativas eram realistas em função da carga de trabalho das pessoas?
Se há alguma coisa que poderia ser melhorada, admita para si próprio, e se for adequado partilhe essas conclusões com as outras pessoas envolvidas. E se fez o que lhe competia e as questões ficaram por resolver, também deve falar sobre isso.
Um acompanhamento coerente é o que permite que os projetos andem para a frente, e de forma tão eficaz quanto possível. Ao investir, antecipadamente, um pouco de tempo, poderá diminuir o stress e melhorar os resultados finais.
