Traduzido e adaptado de Keep your team motivated when a project goes off the rails
De acordo com um estudo da TeamStage, 70% dos projetos falham na sua globalidade. E projetos maiores, mais complexos, com mais partes móveis, têm uma taxa de fracasso ainda maior. Isto pode acontecer devido a uma variedade de razões, desde os patrocinadores mais passivos, aos recursos desadequados ou a uma mudança do contexto organizacional ou falta de alinhamento interno e adesão das partes interessadas.
Os projetos com um baixo desempenho têm impacto não só no resultado final, mas também, e como se percebe, têm impacto moral e no envolvimento. Se o seu projeto está a correr mal, deixamos aqui algumas ideias para motivar a sua equipa e colocar tudo no bom caminho.
1. Redefina ou restaure a intenção, o objetivo e a visão do projeto
O projeto pode não estar a correr bem, porque os objetivos da organização e a visão não estão claros. De facto, a falta de objetivos é o fator mais comum, com cerca de 37% dos projetos a falharem por causa disso. Um contexto organizacional interno e externo em mudança pode afetar a relevância dos objetivos do projeto ou a adesão das partes interessadas, à medida que as prioridades mudam. De acordo com a TeamStage, 44% dos projetos falham devido à falta de alinhamento entre o negócio e os objetivos do mesmo.
Reunir a equipa para tentar restaurar ou redefinir estes objetivos pode trazer uma lufada de ar fresco ao projeto, partindo do princípio de que o contexto não se alterou assim tanto e que o projeto já não é relevante. Ninguém gosta de trabalhar sem rumo. Um estudo da Standish Group mostra que mais de 30% dos projetos são cancelados antes de chegar ao fim. Segundo Antonio Nieto-Rodriguez, autor do manual de Gestão de Projetos da HBR, “Considerem rever o projeto se necessário.”
Como parte deste processo, certifique-se que têm apoio da direção executiva. O estudo da TeamStage também mostrou que cerca de 62% dos projetos finalizados com sucesso tinham o apoio dos patrocinadores. Nieto-Rodriguez diz que “Ter um executivo de alto nível a articular a importância do projeto à organização pode dar à equipa um sentido de propósito renovado.”
2. Envolva a equipa na resolução de problemas e na definição do caminho a seguir
Envolva a equipa na resolução de problemas, de forma a que não sejam lançadas culpas, mas sim procurar a causa e encontrar o melhor caminho a seguir. Nieto-Rodriguez recomenda a realização de uma reunião para saber o ponto de situação do projeto onde todos possam expressar as suas preocupações e oferecer soluções sem medo de represálias.
Como líder da equipa, pode tentar criar uma certa segurança psicológica e modelar uma mentalidade de crescimento ao partilhar os erros, em primeiro lugar. Erros estes, que possa ter cometido e que contribuíram para o baixo desempenho do projeto, e com os quais aprendeu. Nestas reuniões, reforce a comunicação aberta e transparente, onde não só se constrói a confiança, mas também se capacita a equipa a encontrar uma solução conjunta. Tudo isto, reforça o sentimento de estar em conjunto, o que pode aumentar a motivação da equipa.
3. Ajude a eliminar obstáculos
Uma função chave, como gestor de projetos é ajudar a eliminar os obstáculos da equipa. Isto significa redefinir as prioridades, ou reatribuir outro trabalho, e realocar recursos para o projeto, incluindo pessoas, tempo e dinheiro. De acordo com a pesquisa do Grupo Standish, mais de 50% dos projetos acabam por custar mais do dobro do orçamento inicial. “Se possível, realocar recursos para aliviar estrangulamentos,” sugere Nieto-Rodriguez. “Isto pode significar trazer novos elementos para a equipa, alargar os prazos, ou assegurar um orçamento maior.”
Outro obstáculo a eliminar, como gestor de projetos, é oferecer funções claras aos elementos da equipa. A clareza das funções pode prevenir a repetição das tarefas, o trabalho desordenado, ou a fricção desnecessária na equipa com questões morais, que surgem sempre que se pisa alguém.
Outro constrangimento pode ser você. Ao oferecer à equipa poder para tomar decisões, nem todas elas têm de vir de si. Pode continuar a oferecer uma orientação geral, sobre o que é importante considerar, onde quer ser informado, e o que deve ser atribuído a si.
4. Compreender o que motiva os diferentes elementos da equipa
Enquanto os princípios gerais se aplicam a todas as equipas, no que respeita a motivar a sua equipa de projeto, também deve reconhecer que diferentes pessoas se deixam motivar por coisas diferentes. Nieto-Rodriguez assinala “alguns deixam-se motivar com o reconhecimento público, outros por incentivos monetários, e outros ainda por oportunidades de desenvolvimento da carreira. Uma abordagem feita à medida, pode ter bons resultados.” Sabe quais são os valores mais importantes para os elementos da sua equipa e aquilo que tem para lhes oferecer individualmente. Para além dos já mencionados, estes valores podem incluir visibilidade, gratidão ou apreço, apoio, liberdade criativa, ou desafios intelectuais, entre outros.
5. Relacione-se regularmente com a sua equipa.
Manter reuniões semanais sobre os projetos, pode ajudar a oferecer feedback regular sobre o que está a funcionar e o que não está, de modo a que as correções possam correr bem e a tempo, aumentando, assim, as probabilidades de sucesso e mantendo o projeto no bom caminho. Este acompanhamento regular vai permitir à equipa trazer à mesa de discussão assuntos importantes, assim como debater e tomar decisões. Estas atualizações sobre o estado das coisas, podem ser feitas de forma assíncrona em plataformas como o Slack.
Estas reuniões podem ser uma oportunidade para desenvolver espírito de equipa, de modo a fortalecer as relações e conexões entre os elementos da equipa, e assegurar um certo alinhamento. Nieto-Rodriguez partilhou “Dependendo da urgência do projeto, uma breve sessão de espírito de equipa fora do trabalho pode restabelecer as energias da equipa e melhorar a colaboração.
6. Celebre as pequenas vitórias e mostre reconhecimento
Reconhecer pequenas vitórias pode ajudar no progresso da equipa e a melhorar o espírito. Celebrar os marcos do projeto em equipa pode não só permitir a melhoria da satisfação, como também oferecer à equipa um sentido de tração dos seus objetivos e sentimentos mais otimistas. Nieto-Rodriguez afirma que alcançar pequenos marcos, pode ser uma fonte de motivação.
Além disso, ao dar um reconhecimento individual e personalizado, pode ajudar a motivar os elementos da equipa, tendo sempre presente que os introvertidos preferem um reconhecimento mais privado, individualizado e os extrovertidos gostam mais do reconhecimento público.
Se se focar nas estratégias acima, vai conseguir dar uma nova energia ao seu projeto e permitir que um baixo desempenho melhore, criando um ciclo eficiente que pode levar ao sucesso do projeto e da equipa.
