Confesso-me, sou um nerdda produtividade. Levo a gestão de tempo muito a sério. Leio muito sobre o assunto, procuro amigos, com experiência nesta área, para me darem conselhos, e faço cursos online para elevar a minha expertise na área. As listas de afazeres oferecem-me um verdadeiro sentido de satisfação. Nos dias em que completo todas as minhas tarefas, sinto-me um verdadeiro campeão. Adoro tanto a minha agenda, que já pensei em melhorar a nossa relação e investir num bullet jornal. É com grande pena minha que ainda não o fiz.
No entanto, este ano, a minha produtividade foi posta à prova. Fui promovido, e como líder na minha organização, iniciei a função de gestão no nosso departamento de marketing. A diversidade de novas responsabilidades deixou o meu horário, altamente organizado, em completo desequilíbrio. Tudo isto combinado, para além dos projetos paralelos e a participação noutras iniciativas, obrigou-me a ser muito mais eficiente com o meu tempo.
Verdade seja dita, não foi fácil.
Muitas foram as vezes, que adiei tarefas que deveriam ser “feitas hoje” para o dia de “amanhã”, e para o dia a seguir e para o dia depois. Quando os projetos começam a ficar inacabados, todos concordamos, que a sensação não é muito boa.
Claro, que fui atrás de uma nova e melhor estratégia de produtividade, para estar de novo no caminho certo. Fiz o curso online, Becoming Indistractible, com o ex-professor de Stanford, Nir Eyal, e finalmente alcancei uma solução.
Chama-se timeboxing. Já ouviram falar desta técnica?
Bem sei que o timeboxingnão é propriamente um romance. (Já há muita gente a escrever sobre isso). No entanto, ao longo deste ano, tem sido a minha ferramenta mais útil, e aconselho todos os que estão a tentar encaixar o trabalho nas horas do dia a experimentar o timeboxing.
É assim que funciona
O timeboxing é um termo retirado da gestão hábil de projetos e tem sido reconhecida como a melhor ferramenta de produtividade. Envolve transformar uma lista de afazeres em blocos de tempo, na agenda, marcando-os no calendário e obrigar a cumprir esses blocos temporais. De modo muito simples, mostra-nos o que fazer e quando.
Eu comecei por experimentar o timeboxing numa pequena escala. Permiti-me duas semanas para me habituar ao processo. Todas as semanas, tirava algumas tarefas da minha lista de afazeres, fazia uma estimativa de quanto é que cada uma demorava e depois bloqueava o tempo na minha agenda. No final de um dia de trabalho, pensava no meu progresso ajustava o meu horário de acordo com as minhas necessidades. Se surgisse uma reunião urgente, eu remarcava as minhas prioridades.
Aqui está uma amostra da minha agenda no presente.
Visto assim, o meu horário parece arrebatador, até para mim. Mas organizar o meu tempo desta forma, tem-me ajudado a otimizar o meu desempenho, todas as semanas.
Mostro-vos como.
Acabou com o paradoxo da escolha. Todos fazemos muitas escolhas diariamente. Um dos benefícios do timeboxing (um dos quais eu não estava à espera) é ajudar nas decisões, o que nos deixa mais tempo para nos focarmos no trabalho. Para mim, o timeboxing reduziu a paralisia para a qual ficamos induzidos quando temos de escolher entre uma multitude de tarefas de uma lista, aparentemente, sem fim.
Agora, eu sei exatamente em que é que tenho de trabalhar, e quando, porque planeei tudo atempadamente. Arranjei tempo, na minha agenda, para todo o tipo de atividades, sejam atividades mais repetitivas ou demoradas, como responder a emails (que faço sempre pelo meio-dia e por volta das três), ou pedidos mais urgentes e emergências (para as quais tenho alguns horários, algumas vezes por semana). Isto permite-me utilizar o resto do meu dia de forma mais eficiente.
Ajudou-me a definir prioridades. Com uma lista de afazeres bastante longa, é natural optar por tarefas que são mais fáceis ou mais urgentes em detrimento daquelas que são mais importantes. (Para não falar da dopamina que sentimos quando eliminamos essas tarefas da nossa lista).
Com o timeboxing, agora consigo saber o que é mais importante (por oposição ao que é mais urgente). Por exemplo, eu sei que preciso de libertar tempo para aprender e melhorar, por isso, eu arranjo, religiosamente, tempo para isso na minha agenda. Sem o timeboxing, esta tarefa seria relegada para o fim da minha lista, face a outros projetos mais urgentes ou a decorrer.
Encorajou-me a refletir sobre a aceitação de novos projetos. Agora, tenho muita mais consciência quando aceito novos projetos ou rejeito novas oportunidades que me surgem, baseado num ponto de vista realista e holístico dos meus compromissos semanais ou mensais.
Por exemplo, recentemente uma colega pediu-me que a ajudasse numa estratégia de captação de clientes, e eu estava mais bem posicionado, para lhe poder dar uma resposta afirmativa. Eu sabia exatamente quando é que me poderia encontrar com ela (na última semana do mês) pois eu sabia em que ponto estava em todos os outros projetos e tarefas. Sem o timeboxing, eu estaria tentado a aceitar imediatamente, e dedicar-me a este projeto em detrimento de outros projetos também importantes, simplesmente porque a minha agenda estaria livre.
Venceu a “falácia do planeamento.” A falácia do planeamento é basicamente um fenómeno humano que nos mostra que temos tendência a subestimar o tempo que as tarefas nos levam a fazer, enquanto subestimamos a rapidez com que as podemos fazer. Os estudos mostram, que em média, nos demora três vezes mais a terminar uma tarefa do que aquilo que pensamos. Ao refletir no final do dia sobre o progresso que fazia nos meus projetos, eu inadvertidamente tornei-me melhor a prever o tempo que tarefas parecidas me poderiam levar.
Permite-me um registo para referências futuras. Quando planeio uma reunião de desempenho com o meu chefe, já não preciso das notas ou rascunhos. Em vez disso, tenho um registo de todos os meus projetos e conquistas de todas as semanas, na forma de uma agenda. Tudo isto, permite-me refletir sobre a minha prática e articular melhor como é que eu ocupo o meu tempo ao longo da semana ou do mês.
Texto adaptado do artigo da autoria de Neha Kirpalani na edição da revista da HBR da edição de setembro de 2021, disponível em https://bit.ly/3phkFCK.
