Texto traduzido e adaptado de Ron Friedman
Quando foi a última vez que saiu de uma reunião de trabalho, cheio de energia, inspirado e motivado? Se for como a generalidade das pessoas, então a resposta é muito raramente.
As reuniões de grupo, em particular, têm uma reputação terrível. São tidas como estéreis, desnecessárias, cansativas, desorganizadas e desgastantes. Pior do que isso, consomem tempo valioso, impedem-nos de andar com projetos para a frente, e deixam-nos a pensar porque é que não conseguimos fazer nada durante o horário de trabalho.
Todos detestamos reuniões. Mas e se não fosse assim? E se as reuniões acelerassem o progresso que abafam?
Nem todas as reuniões são más. Há algumas que são cobiçadas, tal como acontece no mundo das start-ups, onde as reuniões de mentes mestras (mastermind meetings) são um furor. Os empresários assinam cheques de cinco dígitos pelo privilégio de juntar outros fundadores e responder a uma simples questão perante uma audiência cheia de colegas.
A pergunta: Está preso a quê?
Nomear o seu maior obstáculo numa sala cheia de gente estranha pode não lhe parecer uma proposta aliciante. No entanto, muitos criadores não pensam assim. Para eles, os denominados “lugares de destaque” (hot seats) são uma oportunidade de ganhar alguma nitidez em relação à maioria dos obstáculos e identificar soluções que eles nunca considerariam se estivessem a trabalhar sozinhos.
Esta é uma questão que os líderes mais inteligentes fariam bem em considerar integrar nas suas reuniões. Ao fazer isto, criavam um fórum colaborativo para a resolução de problemas e ao mesmo tempo oferecia-se uma riqueza de benefícios atraentes:
Redução da Procrastinação
A consciência de que a pergunta vai ser feita, vai permitir que a sua equipa reflita antes de cada reunião. É um convite a dar um passo atrás e pensar sobre aquilo que estão, na realidade, a tentar alcançar, assim como os obstáculos que vão surgindo no caminho.
Este nível de clareza é raro, principalmente no que toca a obstáculos. Uma das principais razões pelas quais as pessoas procrastinam no trabalho é porque não têm a certeza em como fazer andar um projeto para a frente. A falta de clareza deixa-nos desconfortáveis, e esse desconforto é algo que desejamos evitar, muitas das vezes mergulhando em distrações. Ao convidar os elementos da equipa a identificar e partilhar publicamente os obstáculos, as chefias conseguem mitigar a procrastinação antes que ela aconteça.
Mais Resiliência
Fazer aquela pergunta que está “empancada” mostra que o desafio não é algo que deve ser temido ou escondido. É algo esperado.
Esta perspetiva é útil pois promove a resiliência. É muito mais fácil lidar com a adversidade quando antecipamos que vamos ser testados. O contrário, quando não estamos preparados para lutar, a nossa confiança fica abalada e questionamos as nossas capacidades.
Mais Confiança
Depois de cada colega responder à questão “empacada”, surge uma oportunidade dos colegas oferecerem alguma perspetiva, o que permite que os colegas de equipa se orientem uns aos outros, aproveitem os pontos fortes uns dos outros e encontrem competências escondidas. Esta é uma prática que promove, organicamente, uma maior colaboração.
Ser honesto e inequívoco sobre os desafios também promove um diálogo mais aberto entre os colegas, facilitando a experiência da segurança psicológica. Por outras palavras, não só permite o avanço em projetos chave, como também aproxima os elementos das equipas.
Cabotagem Exposta
O que é que acontece quando um elemento da equipa diz que não está parado? Muitas vezes, a ausência de um relato pode indicar de que algo está mal. Ou o funcionário não se sente sobrecarregado, ou então não está disponível para partilhar. Em todo o caso, vale a pena ter uma conversa de um para um para desenterrar o antivírus. A pergunta “empancada” ajuda as chefias a garantir o crescimento de toda a equipa.
Crescimento Motivado
A fundadora da Spanx, Sara Blakely, partilhou uma questão que o pai lhe fez ao jantar, quando ela ainda era jovem: “Onde é que falhaste hoje?” Se a Blakely ou os seus irmãos não tinham nada para dizer, o pai dela ficava cabisbaixo. Ele queria que eles apreciassem o erro, que embora, a curto prazo, não fosse agradável, é fundamental para alcançar o sucesso a longo prazo.
Enquanto a pergunta de Blakely tem o seu valor, a palavra “falhanço” carrega um estigma que a torna difícil de implementar no local de trabalho. Por outro lado, estar “empancado” permite a mesma vivência, mas é menos vergonhoso. Tudo isto, oferece às chefias uma ferramenta de comunicação que permite assumir que estabelecer limites é aceitável, sem parecer enfadonho ou inalcançável.
As reuniões de grupo não têm de ser cansativas. Em vez de nos roubarem tempo, energia e foco, elas podem fazer o oposto: acelerar o progresso, aproximar as equipas, e permitir-nos ir mais longe. Tal como para qualquer solução, o segredo de cada reunião está em fazer a pergunta certa logo no início.
