Quand Jared est entré dans une réunion pour discuter sur une nouvelle approche de marketing pour un produit, la conversation a mal tourné. Après cinq minutes de conversation, Françoise, la chargée de produit, a commencé à l’interrompre avec des questions qui devaient être abordées et répondues à la fin du pitch. Comme la conversation est allée de travers, Jared a essayé de maintenir une attitude calme, pendant que Françoise faisait plusieurs choses en même temps, notamment envoyer au moins cinq textos pendant la présentation. Jared est sorti de la réunion démoralisé et avec le sentiment d’avoir été méprisé. Françoise est sortie de la réunion contrariée – elle n’avait pas le temps de s’assoir pour écouter une présentation mal préparée. Il y avait beaucoup de travail à faire!
Tout le monde a déjà vécu ce type de “conversation”. Parfois dans le rôle de Jared et parfois dans le rôle de Françoise. Et lorsque la discussion se termine, la tension continue dans l’air. La réunion ne s’était pas déroulée comme nous l’avions espérée. Et le stress se fait sentir, en rajoutant sa dose de problèmes à la charge de travail déjà présente. Pour les personnes comme Jared ou Françoise, il est parfois nécessaire plus de temps pour récupérer après un breakdown communicationnel que de l’éviter en premier lieu.
Soyez (vraiment!) présent
Que vous soyez en chemin pour une réunion, en train de faire une offre importante, ou en réunion avec un collègue, l’attention peut facilement être dissipée, surtout quand on sait que notre cerveau divague près de 50% du temps selon plusieurs investigations. De plus, rester concentré est un vrai défi étant donné les dizaines de mails, textos et appels reçus à chaque instant. Quand nous sommes interrompus, nous avons besoin de beaucoup de temps pour nous concentrer à nouveau. Le multitasking, notamment avec les moyens numériques dont nous disposons actuellement, peut avoir un effet néfaste sur notre capacité mentale et affecter notre productivité.
Etant donné nos plannings chargés et le nombre de messages et mails reçus, il nous arrive parfois d’être ailleurs même lorsque les personnes sont en face de nous. Nous sommes en train de penser à quelque chose qui vient d’arriver, à un article que nous venons de lire, à une conversation téléphonique qu’on vient d’avoir. Nos pensées sont ailleurs. Plus nous réussirons à ramener nos pensées vers le présent plus il sera facile et naturel de se connecter, d’écouter, d’être ouvert et authentique.
Pour vous aider à rester concentré dans une réunion ou dans une conversation, pensez à dévier votre ordinateur et à mettre votre portable en mode avion. Mieux encore, laissez votre portable sur le bureau. Le simple fait de voir un téléphone peut faire en sorte que les personnes se sentent moins connectées, affectant ainsi la capacité à communiquer.
Si vous avez un peu de temps avant la réunion, au lieu d’essayer d’envoyer des mails, essayez de méditer ou de faire quelques exercices de respiration. Videz-vous la tête pour pouvoir être totalement disponible, concentré et au mieux de vos capacités. Même si vous n’avez qu’une minute avant de répondre à un coup de téléphone ou bien avant de rentrer dans une salle de conférences, faites une pause et respirez. Et qui sait, vous pourriez même penser à sourire.
Ecoutez davantage!
Ce ‘dicton’ n’est pas d’aujourd’hui: Si l’homme a deux oreilles et une bouche, c’est pour écouter deux fois plus qu’il ne parle. Soyez curieux et intéressé sur ce qui est en train d’être dit même si vous n’en avez pas envie. Soyez attentif aux conseils suivants : La personne passe beaucoup de temps sur un certain point ? Elle est particulièrement enjouée lorsqu’elle parle sur certains points, plus que sur d’autres? Entendre davantage en étant plus curieux vous aide à mieux vous connecter et à entendre ce qui est en train d’être dit, et vous fournit de plus des indications sur quand vous devez intervenir dans la conversation. Dès lors que vous commencerez à entendre activement, le dialogue se fera de manière plus constructive.
Soyez open-minded!
La discussion implique l’échange de points de vue qui parfois sont opposés. A moins que vous soyez ouvert aux perspectives des autres, le terrain d’entente peut être difficile à trouver. Trouver un terrain d’entente oblige à devoir écouter les autres et à tenir réellement compte de l’opinion des autres.
Etre ouvert d’esprit peut parfois exiger que l’on s’aperçoive qu’on a tort. Le feedback doit être bottom up et top down. Malgré que ce type de culture soit un défi, il peut se révéler extrêmement bénéfique. Chaque collaborateur doit se sentir à l’aise pour créer un plan et donner une suggestion et, en même temps, finir par se sentir plus motivé.
Quand quelqu’un est en train de parler, observez: Vous êtes déjà en train de penser à ce que vous allez répondre? Vous allez répondre avec un “oui”, suivi immédiatement par un “mais”? Ou vous avez déjà interrompu? Soyez réceptif au point de vue des autres personnes. Si vous êtes préoccupé parce que vous n’avez pas la réponse parfaite, vous pouvez toujours dire: “Je n’avais pas pensé à cela de cette manière. Pouvez-vous me donner un jour ou deux pour réfléchir sur cette question?”
Au fil du temps, écouter attentivement et ouvertement l’autre aide à cultiver la confiance. Plus vous êtes connecté avec quelqu’un plus vous avez confiance en cette personne, et plus il vous est facile de parler avec. Ceci contribue à une sensation de sécurité psychologique qui, selon une étude de Google, est la clé pour des équipes de succès. La capacité à assumer des risques et à parler ouvertement peut faire la différence entre se démotiver après une erreur ou apprendre avec elle. Au final, tous en bénéficient.
