Dans le passé, les managers avaient le privilège de gérer des équipes traditionnelles qui partageaient le même espace: des groupes de personnes qui étaient de l’autre côté du couloir et qui pouvaient se réunir en personne pour discuter sur de nouveaux projets et sur la manière de les réaliser. Malheureusement, aujourd’hui, avec la croissance du travail global, ceci n’est pas toujours possible. Plusieurs fois, les managers ont des équipes qui sont éparpillées à travers le Monde.
Gérer une équipe dispersée peut être une lourde tâche et oblige à plusieurs types voyages: géographiques, temporels, culturels et linguistiques. Chacune de ces dimensions affecte la dynamique de l’équipe et, par conséquent, ont un impact dans leur efficacité et performance. Bien que cela puisse paraitre effrayant, il y a également des aspects positifs. Mais, premièrement, il est important de comprendre quels sont les aspects de la dynamique de groupe qui sont affectés et ne le sont pas par la distance.
Les effets de la distance
Il est important de comprendre que l’identité partagée et le contexte partagé influencent les répercussions des différents types de distance. Ainsi, il sera plus facile de développer un plan plus ciblé sur la gestion de la distance.
D’un autre côté, la distance affecte la manière de penser sur les personnes et peut provoquer une espèce de “distance sociale” – un sentiment d’identité non partagée, ou un sentiment de “nous vs eux”. Le manque d’identité partagée a un impact beaucoup plus grand sur la dynamique d’une équipe que tout autre type de distance; augmente les problèmes de coordination et réduit la cognition du groupe sous forme de mémoire transversale. Quand les groupes fonctionnent avec des niveaux élevés de mémoire transversale, les éléments savent où se trouve le savoir.
La distance affecte la connaissance que nous avons sur les personnes, d’un autre côté. Ce concept peur être dénommé de “problème dans la connaissance mutuelle” mais, au fond, cela signifie que les personnes ne partagent pas la même connaissance, et vice-versa. Pourquoi cela a-t-il une importance? Parce qu’un sentiment de contexte et de connaissance partagée est une clé de l’habilitée de coordonner et de collaborer. Les équipes avec un sentiment partagé sont les plus efficaces, en effet elles ne perdent pas de temps avec des malentendus. Un contexte non partagé est un grand moteur de conflits et de désaccords sur le travail accompli.
En résumé, cela signifie que, en analysant les effets de la distance, il est nécessaire de se rappeler ce nous sentons et ce que nous savons sur les collègues les plus éloignés.
Bien que cela paraisse étrange, la distance ne change pas les règles fondamentales d’une équipe. Une équipe globale virtuelle est, par-dessus tout, une équipe – ce n’est pas parce qu’elle est éparpillée qu’elle n’en est pas une.
Gérer les problèmes à distance
Pour commencer: ne pas paniquer! Rappelez-vous que les équipes globales virtuelles sont composées par des personnes, comme tout autre groupe.
Deuxièmement, il est nécessaire de rappeler ce qui est essentiel. Le plus important est d’avoir bien défini l’objectif de l’équipe. Si l’objectif commun est clair et stimulant, les résultats sont positifs. Au final, être attentif à l’équipe est le plus important.
Troisièmement, penser (et parler) sur comment dépasser les effets négatifs que le manque d’identité et de contexte partagés peuvent avoir.
Pour aider l’équipe à combattre le sentiment “nous vs eux”, il est important de renforcer ce qui est partagé: le but. Toutes les équipes sont définies pour atteindre quelque chose et, si l’équipe est bien définie, les membres dépendront les uns des autres pour atteindre l’objectif. Il est important de rappeler que tous travaillent pour le même but et ont besoin les uns des autres, c’est-à-dire, construire un sentiment d’identité partagée.
L’entendement partagé provient de l’information partagée. Les éléments qui sont éloignés ont besoin de faire un effort pour comprendre ce qui est en train de se passer sur chaque lieu de travail. Il est important de reconnaitre, non seulement le travail qui est fait, mais également le contexte dans lequel chaque personne travail. Tous ces aspects influencent la psychologie des collègues et ainsi la manière dont ils réagissent.
Il est nécessaire d’encourager toujours les managers à programmer un horaire pour faire le point sur le progrès de l’équipe par rapport à l’objectif, et aussi afin de discuter le contexte et l’identité de chaque élément.
