Tara est une éditrice sénior, connue pour ses idées innovatrices et pour sa qualité professionnelle. Toutefois, elle était devenue dernièrement le grain de sable dans l’engrenage de l’équipe: les projets étaient sur son bureau et n’en sortaient plus.
Après trois avertissements, Tara a été mise en garde. Apparemment, l’éditrice travaillait beaucoup mais quand on la questionnait sur la progression d’un travail, tout ce qu’elle répondait était: “J’y travaille.”
Les retards de Tara ont retardé chaque fois plus le département. La productivité et le moral de l’équipe sont descendus à pic. Ses collègues ne savaient pas s’ils pouvaient compter sur son travail et par conséquent il leur était impossible d’organiser le leur.
Lors de la première session de coaching, Tara a expliqué que le changement de stratégie de l’entreprise lui avait apporté une quantité démesurée de travail et que, comme elle n’avait pas le temps de le faire, elle restait bloquée par le stress. Alors pour se calmer elle travaillait un peu sur chaque projet. Des petits progrès sur chaque projet lui apportaient un sentiment de contrôle. Mais cette stratégie fut évidemment un désastre pour ses collègues…
Ce type de comportement met en risque n’importe quelle carrière et réputation, affectant toutes les personnes au niveau émotionnel.
Ci-dessous quatre causes – et les solutions respectives – à ce problème:
Rotativité
Cette approche superficielle, de gérer plusieurs projets en même temps retarde Tara. Le fait de se sentir submergé par le travail ou, simplement, désorganisé entraine un manque de confiance dans le projet.
Sortir de la Rotativité
Demander de l’aide à son chef afin de définir des priorités. La plupart des chefs préfèrent que les employés demandent de l’aide.
Organisez votre temps et votre travail. Tara a besoin de repartir son temps entre gérer des idées, éditer, développer des relations avec des freelancers, et aider ses collègues. Pour être plus efficace, Tara doit organiser les choses qu’elle a à faire par catégories, de manière à réussir à identifier plus rapidement la tâche la plus urgente. Quand le travail arrivait, elle le catégorisait tout simplement et prévenait les personnes sur la date probable de réponse.
Plaire aux autres
Parfois il est difficile de dire non, car être accessible est directement lié à la valeur attribuée à chaque personne. Mais ce qui devrait être réellement pris en compte c’est la résolution des problèmes et non pas le nombre de fois que l’on dit “oui” aux demandes.
Lutter contre le besoin de plaire aux autres
Avoir notion du travail pour lequel on est payé. Que l’on soit payé pour superviser, partager son savoir ou créer des choses, il existe un travail à faire. La plupart de notre temps devrait être dépensé dans l’essence de ce travail. Tout le reste devrait être éliminé.
Faite la part de ce qui est en trop. Certaines demandes inespérées font partie du travail et sont réellement importantes et urgentes. De plus, il est nécessaire d’être un bon citoyen et de créer de bonnes relations avec ses collègues. Réservez une heure par jour ou par semaine pour répondre à ces demandes de dernière minute. En limitant le temps que vous pouvez dépenser avec ces demandes, cela vous permettra de développer un meilleur critère dans la prise de décision de ce qui doit être fait ou pas.
Développer l’art de dire, de manière élégante, « non ». Si une demande de dernière minute n’est pas la meilleure chose avec laquelle on doit perdre son temps, expliquez ceci de manière objective. Préparez un guide : « Je me sens flatté(e) que tu te sois rappelé de moi pour ce travail. Mais l’entreprise/ mon chef/ le client attend de moi que je me concentre sur le projet Y. Et je ne pourrai certainement pas faire ce que tu me demande maintenant.”
Perfectionnisme
Les perfectionnistes dépensent trop de temps dans leurs projets. Pour eux, le travail est soit brillant soit horrible, et chaque décision a le même degré d’importance, de l’ordre du jour d’une réunion à la décision de licencier quelqu’un.
Pour éviter les pièges du perfectionnisme
Créer des règles simples pour les décisions de routine. Réservez la prise de décision pour les problèmes qui nécessitent plus de travail de réflexion et créer des règles pour le reste.
Déterminez le Maximum – Minimum – Moyen avant de commencer. Définissez trois niveaux concrets d’activité pour les grandes tâches : contribution maximum, minimum et modérée. Il sera plus facile de choisir le niveau approprié de compromis, face aux autres projets que vous avez déjà en main.
Faites des partenariats avec un ‘finaliseur’. Joignez-vous à un collègue avec des caractéristiques différentes des vôtres. Si vous êtes en train d’écrire quelque chose, joignez-vous à un bon éditeur, par exemple.
Traiter de façon intuitive
Il y a des personnes qui travaillent de façon intuitive. Elles savent reconnaitre un bon travail et une bonne idée quand ils la voient, mais après ils ont certaines difficultés à l’expliquer aux autres. Les plus talentueux sont, généralement, promus à des postes de gestion, où ils échouent drastiquement parce qu’ils n’arrivent pas à faire face à la croissance.
Pour sortir du mode ‘intuition’
Identifiez les horaires pour le processus. Déléguer des tâches commence par définir ce qui peut et doit être délégué. Divisez le travail en séquences bien définies. Dédiez le plus de temps aux tâches qui en ont le plus besoin.
Donnez des directives. Utilisez une partie de votre temps à articuler, clairement, ce qui se fait instinctivement et partagez-le avec l’équipe.
Ne faites le travail des autres. Définissez des objectifs pour évaluer leur progrès, en vous assurant qu’ils vont à l’encontre de ce qui ait souhaité – mais laissez les personnes faire leurs propres tâches.
Conclure des tâches et atteindre des objectifs donne de l’énergie à toute l’équipe. Rien ne résout un dilemme de façon plus efficace et conclusive qu’un diagnostic rapide et approfondi, en mettant en pratique ces principes!
