Beaucoup d’entre nous ont déjà connu des présentations de groupe plutôt médiocres. Si vous allez en faire une, il y a toujours cette dispute, la veille, sur qui va faire quoi. Si vous ne faites qu’observer, c’est le chaos d’entendre les personnes parler les unes sur les autres, ou alors, d’écouter cet orateur qui se limite à lire ce qu’il y a sur les diapositives, tout en ignorant son auditoire. Pour de nombreuses organisations, les présentations font partie de leur quotidien. Votre équipe peut faire une présentation à un nouveau client, ou encore, votre programme de leadership peut inclure une série de présentations au chef de votre unité d’affaires. Les réunions virtuelles sont venues simplifier ces situations, car les équipes n’ont pas besoin d’être toutes au même endroit.
Pour faire une bonne présentation de groupe il est nécessaire de réaliser un bon travail d’équipe et de coordination, sinon cela ressemblera à un patchwork. Et pourtant, la plupart d’entre nous ne prendrons jamais le temps nécessaire pour se préparer. Qu’est-ce qui est en jeu ? Chaque présentation doit être vue comme une occasion de gagner la confiance du public. La cohésion de la présentation du groupe est l’un des indicateurs les plus importants, pour le client, de ce que sera la relation professionnelle. Si votre présentation est désorganisée ou décousue, le client va se poser des questions sur les résultats du projet. Si l’un des membres de votre équipe n’est pas à la hauteur lors de la présentation, comment votre équipe traitera-t-elle l’équipe du client ? Lors de la présentation, vous êtes en train de lever le voile sur la relation professionnelle de votre équipe et les capacités de votre organisation.
Mes collègues et moi avons formé certains clients à faire des présentations de groupe, et nous le faisons depuis près de 20 ans. De plus, je fais également partie de l’équipe de l’université sur l’éducation à la communication persuasive à la Harvard Kennedy School. Ces cours de trois semaines culminent avec une série de présentations, que j’évalue en même temps qu’une autre matière du programme.
D’après mon expérience, voici quelques-unes des erreurs les plus courantes dans les présentations de groupe, suivies d’un ensemble de bonnes pratiques qui peuvent vous aider.
Trois erreurs courantes
Chacune des diapositives semble avoir été réalisée par différentes personnes
Lorsqu’il n’y a pas une personne responsable de la présentation, ce qui se produit c’est un mélange de styles, de polices différentes, de textes et de styles différents. Ensuite, il y a ceux qui lisent mot pour mot ce qui est écrit sur la diapositive. Tout cela distrait le public et fait perdre l’attention des participants.
Les orateurs parlent les uns sur les autres
Quand on ne définit pas à l’avance qui va dire quoi, et comment les transitions vont se faire, des interruptions vont se produire, ce qui donne une image de manque de professionnalisme. Un de mes clients m’a dit : « Qu’est-ce que nos clients pensent quand nous nous interrompons les unes les autres ? »
Vous oubliez que c’est votre tour
Chaque fois qu’une personne termine sa partie de la présentation, elle est tellement soulagée d’avoir terminé qu’elle en oublie qu’elle est toujours observée. Parfois, elle commence à regarder tout de suite son téléphone portable, en se déconnectant de la présentation au lieu d’écouter la personne qui va parler ensuite.
Heureusement, chacune de ces erreurs peut être évitée avec une bonne préparation.
Trois bonnes pratiques
Créez une stratégie à l’avance
J’invite les gens à répondre à trois questions lorsqu’ils sont en train de se préparer pour une présentation : Qui est le public ? Quel est l’objectif ? Pourquoi MOI ? Dans le cas des présentations de groupe, il est important de répondre à ces questions en groupe. La dernière question « Pourquoi moi ? » signifie, à proprement parler, Pourquoi est-ce que je m’en soucie ? Et c’est ce qui nous motive à partager nos objectifs et à aider notre équipe à être plus soudée.
Lorsque vous avez une présentation de groupe, vous devez réserver du temps dans votre emploi du temps pour préparer la présentation de groupe. Profitez de ce temps pour vérifier le degré de connaissance du public sur le sujet que vous allez aborder, l’objectif spécifique de la présentation, le message principal, la matrice et qui va parler de quoi, avant que chacun ne commence à écrire, individuellement, ce qu’il va dire. Cela évite la confusion de dernière minute pour organiser les différentes diapositives en un tout cohérent. Aussi, il faut décider qui va répondre à certaines questions, ou qui va être responsable de la gestion des questions et à qui il va les diriger.
Pratiquez en groupe
Avant la présentation, faites une répétition générale, avec les diapositives. Il est important notamment de pratiquer les transitions d’une personne à l’autre, comme Stacey l’a fait sur les défis de l’entrée sur un nouveau marché. Maintenant, je vais vous proposer quelques solutions basées sur l’expérience de notre entreprise. Ayez un chronomètre pour vous assurer de respecter le temps, ou fixez une heure réaliste compte tenu du format de votre réunion pour garantir suffisamment de temps pour les questions. Prenez le temps d’évaluer les diapositives, et de présenter un langage, une police et des graphiques uniformes.
Faites une présentation avec confiance et authenticité
Au moment de la présentation de groupe, commencez par le conférencier qui représente le mieux votre organisation, donnez aux conférenciers juniors l’occasion de présenter au milieu de la communication. Vous assurez ainsi une forte première impression et retirez un peu de pression des jeunes orateurs. Lorsque vous serez en train de parler, observez le public et reportez-vous aux diapositives. Donnez de la personnalité à votre présentation, vous pouvez même dire quelque chose comme « Si vous êtes de Californie comme moi, alors vous savez tout aussi bien que comme moi que… ». Un certain sens de l’humour est un excellent moyen d’établir une relation de confiance avec le public et de retenir son attention.
