En réponse à l’incertitude présentée par le Covid-19, de nombreuses entreprises et universités ont demandé à leurs collaborateurs de travailler à distance. Environ un quart de la population américaine travaille déjà à distance, au moins une partie du temps. Cependant, les nouvelles politiques ont contraint les travailleurs et leurs employeurs à travailler à distance et séparés les uns des autres.
Bien qu’il soit toujours préférable d’établir un contrôle à distance et d’avoir une formation préalable, en temps de crise ou de changements rapides, cette préparation peut ne pas être réalisable. Heureusement, il existe des étapes spécifiques que les managers peuvent utiliser pour améliorer l’engagement et la productivité de leurs collaborateurs à distance, même lorsqu’il y a peu de temps pour se préparer.
Défis les plus courants du télétravail
Pour commencer, les managers doivent comprendre les facteurs qui peuvent rendre le travail à distance particulièrement exigeant. Autrement, les collaborateurs à haut rendement peuvent connaître des moments de déclin de leur travail et de leur engagement lorsqu’ils commencent à travailler à distance, surtout en l’absence de préparation et de formation. Les défis inhérents au travail à distance sont :
Absence de supervision physique
Tant les gestionnaires que les collaborateurs sont préoccupés par l’absence d’interactions en personne. Les superviseurs craignent que les collaborateurs ne travaillent pas aussi durement ou aussi efficacement (cependant, les enquêtes indiquent le contraire, au moins, dans certains emplois). De nombreux collaborateurs, en revanche, ont du mal avec le peu de soutien de la direction et le peu de communication. Dans certains cas, les collaborateurs estiment que les gestionnaires à distance ne sont pas à leur portée et, par conséquent, n’aident pas ou ne soutiennent pas leur travail.
Manque d’informations
Les collaborateurs à distance sont généralement confrontés à devoir consacrer du temps et des efforts supplémentaires pour localiser les informations de leurs collègues. Même le simple fait d’obtenir des réponses à quelque chose qui semble simple peut être un obstacle pour un travailleur à distance.
Ce phénomène va au-delà des tâches liées au travail, il passe par les défis interpersonnels qui peuvent survenir chez les télétravailleurs. Des études soulignent que le manque de connaissance mutuelle entre les collaborateurs se traduit par la réticence à accorder le bénéfice du doute dans des situations de plus grande difficulté. Par exemple, si vous savez que votre collègue de bureau a une journée difficile, lorsque vous recevez un e-mail de sa part qui est plus rude, vous vous rendrez compte que c’est le résultat du stress. Cependant, si vous recevez ce même e-mail d’un collègue qui travaille à distance, sans connaître sa situation, vous pouvez être offensé ou, tout du moins, penser qu’il n’est pas professionnel.
Isolement social
La solitude est l’une des plaintes les plus courantes du télétravail, car les collaborateurs manquent de l’interaction sociale qu’ils vivent au bureau. On pense que les plus extrovertis souffrent davantage d’isolement social à court terme, principalement parce qu’ils n’ont pas la possibilité de se lier aux autres.
Cependant, s’il dure longtemps, l’isolement social peut conduire les salariés à ressentir le manque d’appartenance à l’organisation et peut même conduire à une intention de quitter l’entreprise.
Distractions à la maison
Nous voyons souvent des images de télétravail qui montrent des parents avec leurs enfants sur leurs genoux, écrivant sur l’ordinateur, souvent assis sur le canapé ou sur le sol dans le salon. En fait, c’est une terrible représentation du télétravail. Nous encourageons généralement les employeurs à s’assurer que leurs collaborateurs disposent d’espaces dédiés au télétravail et qu’ils ont quelqu’un pour s’occuper des enfants avant d’autoriser le télétravail. Cependant, dans une situation de transition soudaine vers le télétravail, il y a une forte probabilité que les collaborateurs ne remplissent pas les conditions ci-dessus et (en cas de fermeture d’école) ils auront la charge de leurs enfants. Même dans des situations normales, les exigences familiales et domestiques peuvent interférer avec le télétravail ; il est normal de s’attendre à ce que ces distractions, dans des situations imprévues, se produisent plus facilement.
Comment les managers peuvent-ils soutenir les télétravailleurs
Le télétravail peut être semé d’embûches, cependant, il y a un certain nombre de petites choses simples et peu coûteuses que les managers peuvent faire pour faciliter cette transition. Ce que vous pouvez faire :
Organisez des réunions quotidiennes
De nombreux responsables de travail à distance ont établi un appel quotidien avec leurs collaborateurs. Ceux-ci peuvent prendre la forme d’appels individuels, dans le cas où les collaborateurs travaillent indépendamment des autres, ou d’un appel de groupe, dans le cas où il s’agit d’un travail plus collaboratif. L’important est que les appels soient réguliers et prévisibles et qu’ils prennent la forme d’un forum, dans lequel les collaborateurs savent qu’ils peuvent vous consulter et que les doutes et les questions seront entendus.
Fournissez différents moyens de communication
Le courrier électronique seul ne suffit pas. Les travailleurs à distance tirent plus de bénéfices s’ils ont une plus grande diversité de technologies, comme la vidéoconférence, qui donne aux participants le champ visuel qu’ils auraient s’ils étaient face à face. La vidéoconférence présente de nombreux avantages, notamment en petits groupes : l’aspect visuel permet une meilleure connaissance des collaborateurs et contribue à réduire le sentiment d’isolement entre les équipes. La vidéo est également utile dans le cas de sujets les plus complexes et sensibles, car il y a un caractère plus personnel que la communication écrite.
Il existe d’autres circonstances dans lesquelles une collaboration rapide est plus importante que le contact visuel. Pour ces situations plus simples, des messages instantanés (tels que Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) peuvent être utilisés, car ils sont moins formels et interfèrent également moins dans les moments plus sensibles.
Si votre entreprise ne dispose pas d’outils technologiques, il existe des moyens abordables d’obtenir des versions de ces outils pour votre équipe. Vérifiez auprès du service d’information et de technologie de votre entreprise pour vous assurer qu’il existe un bon niveau de sécurité avant d’utiliser l’un de ces outils.
Créez des règles d’engagement
Le télétravail devient plus efficace et plus gratifiant lorsque les managers établissent des attentes concernant la fréquence, le support et l’horaire de communication entre les équipes. Par exemple, « Nous utilisons la vidéoconférence pour les réunions quotidiennes, mais nous utilisons la messagerie instantanée lorsque quelque chose est plus urgent. » Si possible, informez vos collaborateurs du meilleur moment de la journée pour vous joindre (par exemple, « Je suis plus disponible à la fin de la journée pour tout appel ou appel vidéo, mais si une urgence survient pendant la journée, envoyez-moi un message.”) Enfin, essayez de vérifier la communication entre les membres de l’équipe afin de comprendre s’ils partagent les informations nécessaires.
Nous recommandons aux responsables de définir ces règles d’engagement avec les collaborateurs le plus tôt possible, idéalement lors de la première réunion en ligne. Bien que certains choix concernant les attentes puissent être meilleurs que d’autres, le fait le plus important est que tous les collaborateurs partagent les mêmes attentes en matière de communication.
Encouragez les opportunités d’interaction sociale
L’une des actions fondamentales que les managers peuvent entreprendre est de proposer des formes d’interaction sociale pour leurs collaborateurs, tout en travaillant à distance (c’est-à-dire, avoir des conversations informelles sur des questions qui ne sont pas liées au travail). Cela est vrai pour tous les travailleurs à distance, mais en particulier pour les travailleurs qui sont passés brusquement au télétravail.
La meilleure façon d’établir une interaction sociale est de parler de questions qui ne sont pas directement liées au travail, au début de la réunion, (par exemple, « Passons les cinq prochaines minutes à parler de ce qui se passe dans nos vies. Comment s’est passé votre weekend ? ”). Une autre option par exemple peut être des fêtes de pizza virtuelles (où les pizzas sont livrées aux collaborateurs au moment de la réunion), ou des fêtes de bureau virtuelles (où des colis peuvent être envoyés à l’avance et tout le monde ouvre en même temps). Ces types d’événements peuvent même sembler artificiels ou forcés, cependant, les télétravailleurs expérimentés révèlent que ces événements réduisent le sentiment d’isolement et favorisent le sentiment d’appartenance.
Apportez du courage et un soutien émotionnel
En particulier dans le cas d’un passage brusque au télétravail, il est important que les managers reconnaissent le stress, écoutent les préoccupations et les angoisses des collaborateurs et sympathisent avec leurs difficultés. Si un nouveau télé-collaborateur se sent mal, mais ne communique pas de stress ou d’anxiété, demandez comment il se sent. Une simple question « Comment se passe cette situation de télétravail ?» peut conduire à obtenir des informations que je n’aurais pas obtenues si je n’avais pas posé la question. Si vous posez la question, assurez-vous d’écouter attentivement la réponse et de la retourner rapidement au collaborateur, pour vous assurer de bien comprendre. Cela permet à l’anxiété ou à l’inquiétude du collaborateur d’être au centre de la conversation, plutôt que la vôtre.
La recherche sur l’intelligence émotionnelle et la contagion émotionnelle nous indique que les collaborateurs se tournent vers leurs directeurs pour obtenir des suggestions sur la façon de réagir en cas de crise ou de situation difficile. Si un directeur fait preuve de stress ou d’impuissance, cela provoquera ce que Daniel Goleman appelle « l’effet top-down » sur les collaborateurs. Les managers efficaces adoptent une double approche, reconnaissant le stress et l’anxiété que les collaborateurs peuvent ressentir dans des situations difficiles, mais donnant également confiance à leurs équipes, en utilisant des expressions comme « la situation est sous contrôle » ou « c’est difficile, mais je sais que nous allons réussir à faire face à cela « ou » nous allons chercher des moyens de concentrer ses efforts pendant cette période « . Avec ce soutien, les collaborateurs sont plus à même d’accepter les défis avec un but et une intention.
Nous encourageons tous nos dirigeants qui affrontent le télétravail pour la première fois. Vous allez y arriver!
