Nous aimons tous détester les réunions. Et à juste titre – les réunions occupent les journées, ce qui rend le travail difficile pendant les pauses, et parfois nous avons l’impression que les réunions sont une perte de temps. Il existe une liste sans fin de conseils sur la façon de ne pas passer autant de temps en réunion ou de mieux utiliser le temps, mais ces conseils fonctionnent-ils vraiment ? Est-il possible de rendre les réunions plus efficaces et de reprendre en main l’ordre du jour ?
La vérité est que la plupart des personnes se sont résignées. Elles ont abandonné. Elles ne croient plus que cette réalité puisse changer. Elles recherchent des tactiques, des conseils et des idées innovantes qui ne fonctionnent pas toujours. Paul Axtell, consultant personnel et Francesca Gino, auteur de Sidetracked : Why Our Decisions Get Derailed, and How We Can Stick to the Plan, révèlent si la sagesse populaire a de véritables fondements.
Faites-en sorte que la réunion soit en petit comité. Pas plus de sept personnes
De toute évidence, il n’y a pas de nombre magique. Rien ne prouve que la tenue de réunions en petites comités soit bénéfique. Dans un groupe de 20 personnes, il est presque impossible de percevoir le langage corporel et les signes subtils de chacun. Si l’objectif est que tout le monde contribue, il est alors nécessaire de limiter l’accès. Limiter la réunion à quatre ou cinq personnes est le seul moyen de s’assurer que tout le monde ait la possibilité de prendre la parole lors d’une réunion de 60 minutes.
Le problème avec les grandes réunions ne se doit pas uniquement au fait que tout le monde ne puisse pas parler ; la vraie difficulté est que beaucoup de participants ne ressentiront pas le besoin de le faire. Des recherches en Psychologie Sociale montrent que lorsque des personnes effectuent des tâches en groupe (comme un brainstorming, par exemple), l’effort individuel diminue considérablement, contrairement à ce qui se produit lorsque la tâche est effectuée par une seule personne. Ceci est connu comme « la paresse sociale » et tend à s’aggraver au fur et à mesure que la taille du groupe augmente.
Cependant, cela ne signifie pas qu’une réunion de 20 personnes est vouée à l’échec. Vous avez juste besoin de la planifier beaucoup plus soigneusement. Il faut bien réfléchir sur comment obtenir la contribution du groupe et savoir déchiffrer les personnes présentes dans la salle.
Interdire les appareils mobiles
Les deux experts s’accordent sur le fait qu’il s’agit là d’une bonne idée pour deux raisons : premièrement, les appareils distraient les gens. Beaucoup de personnes pensent qu’elles peuvent faire plusieurs choses en même temps : finir d’écrire un email, consulter Twitter, écrire un message … Tout cela en train d’écouter quelqu’un en réunion. Mais elles se trompent. Ceci n’est pas possible. Une étude récente en neuroscience explique que le multitasking est simplement une activité mythique. Nous pouvons effectuer simultanément des tâches simples telles que marcher et parler, mais le cerveau ne peut pas effectuer des tâches plus complexes. En effet, des études montrent qu’une personne met 50% plus de temps pour effectuer une tâche si elle essaie de faire plusieurs choses à la fois.
La deuxième raison qui pousse à interdire les appareils est qu’ils distraient les autres. Francesca Gino a mené une enquête simple dans laquelle elle a évalué si les gens estimaient qu’utiliser un téléphone portable, consulter Facebook ou écrire un Tweet pendant une réunion était perturbateur ou socialement inapproprié. La conclusion a été que ces attitudes étaient considérées assez problématiques quand il s’agissait d’un ami ou d’un collègue. Cependant, s’il s’agissait de la personne elle-même, la situation n’était pas si grave. Ces résultats suggèrent que les personnes se sentent mal à l’aise lorsque d’autres personnes utilisent des appareils lors d’une réunion. Cependant, elles ne réalisent pas le malaise des autres lorsque ce sont elles qui les utilisent. En pratique, les gens se sentent blessés ou offensés lorsque quelqu’un utilise son téléphone, surtout s’il s’agit d’un administrateur ou d’un cadre supérieur.
Il existe néanmoins des raisons d’utiliser la technologie lors d’une réunion. La personne peut vouloir prendre des notes, par exemple. Quelque chose d’extrêmement important peut être en train d’arriver dans sa vie. Mais si ce n’est pas le cas, la chose la plus correcte à faire est d’éteindre son téléphone ou sa tablette et d’être attentif à la réunion.
Faites-en sorte que la réunion soit la plus courte possible – pas plus d’une heure
Il y a en effet des avantages à tenir des réunions courtes. D’une part, les personnes sont plus concentrées. Des études montrent que les groupes adaptent leur rythme de travail et les interactions en fonction des délais et des impératifs de temps. Par exemple, les groupes qui sont en train de résoudre des problèmes communiquent plus rapidement et utilisent des processus de décision plus autocratiques lorsqu’ils sont sous pression.
Cela ne signifie pas que les réunions doivent prendre 30 minutes. Certaines conversations nécessitent plus de temps et vous ne devez pas précipiter certains sujets. Si le but de la réunion est d’aborder un sujet en particulier, il faut du temps pour que le monde puisse exprimer son point de vue, se faire une idée et parvenir à une conclusion. La pression du temps rendra cela plus efficace.
Les réunions debout sont plus productives
En effet, il existe des preuves empiriques qui montrent que les réunions debout sont plus productives. Dans une étude (développée en 1999), il a été conclu que ces réunions prenaient 34% moins de temps, et pourtant les résultats en termes de solutions étaient les mêmes.
Le fait que les gens essaient de faire quelque chose de différent pour tirer le plus de profit des réunions est positif. Cependant, nous ne devons pas permettre que ces différents formats éloignent les gens de l’essence même de la réunion.
Assurez-vous que tout le monde participe et encouragez les plus timides à partager leur opinion
Certaines personnes peuvent vouloir parler, mais se sentir inhibées. Cela peut être dû à des raisons culturelles ou à des barrières linguistiques, ou à un certain état d’esprit ou à une personnalité. Les personnes qui sont plus en retrait ont généralement une meilleure perspective de la conversation et doivent absolument être « amenées » dans la réunion.
Faire en sorte que toutes les personnes apportent leur contribution à la réunion, n’est pas qu’un atout pour le résultat final, mais aussi pour les participants eux-mêmes. Les gens aiment être entendues et que leurs opinions soient prises en compte. Demander l’avis des participants augmentera leur engagement par rapport aux questions discutées.
Pour ceux qui sont plus introvertis, vous pouvez essayer de parler avec eux un peu à l’avance et leur dire que vous attendez leur contribution. Ainsi, ils auront le temps de planifier ce qu’ils vont dire.
Ne réalisez jamais une réunion juste pour mettre à jour les personnes
Si vous êtes en train de discuter des dizaines de points dans une réunion, vous pourrez certainement y glisser une mise à jour rapide. À la fin, vous pourrez demander s’il y a quelque chose que le groupe ait besoin de savoir ; ou s’il y a quelque chose au sein de vos services que les autres collaborateurs devraient savoir. Mais si le seul but de la réunion est de transmettre des informations, vous devrez repenser votre approche. Pourquoi occuper le temps précieux des collaborateurs quand tout ce que vous avez à dire peut simplement être envoyé par e-mail ?
Définissez toujours l’ordre du jour et expliquez clairement le but de la réunion
Il faut expliquer ce qui va se passer pour que les participants sachent ce qui doit être fait. L’absence d’un plan d’action clair est souvent la raison pour laquelle les groupes finissent par prendre de mauvaises décisions. Avoir un plan permet de clarifier les intentions et de comprendre comment certains objectifs pourront être atteints.
Il existe plusieurs données qui révèlent le nombre d’heures perdues en réunion. Il n’est pas nécessaire de faire beaucoup de recherches pour le prouver. La prochaine fois que vous aurez besoin de vous joindre à un groupe, mettez quelques conseils en pratique pour tirer le meilleur profit du temps dont vous disposez.
